Verpflegungsmehraufwand: Höhe & Berechnung bei Reisekostenabrechnung

Autor: , verfasst am 22.06.2016, 13:43| Jetzt kommentieren

Inwieweit erhalten Arbeitnehmer ihre zusätzlichen Kosten für Verpflegung im Rahmen der Reisekostenabrechnung ohne Abzüge für den Fiskus erstattet? Dies erfahren Sie in dem folgenden Ratgeber.

Reisekostenabrechnung und Verpflegungsmehraufwand (© Joachim Wendler / Fotolia.com)
Reisekostenabrechnung und Verpflegungsmehraufwand
(© Joachim Wendler / Fotolia.com)

Arbeitnehmer können von ihrem Arbeitgeber nicht zwangsläufig die Erstattung ihrer Verpflegungsmehraufwendungen als Reisekosten verlangen. Etwas anders kann sich jedoch aus dem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder aus dem Arbeitsvertrag ergeben. In diesem Beitrag geht es vor allem um die Frage, inwieweit der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter steuerfrei Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstatten darf.

Arbeitnehmer muss auf Dienstreise sein

Hierbei ist zu zunächst einmal von Bedeutung, dass sich der Arbeitnehmer auf einer Dienstreise befinden muss. Das bedeutet zunächst einmal, dass der Arbeitnehmer sich in diesem Zeitraum nicht mehr in seiner Wohnung aufhalten darf. Darüber hinaus muss die durchgeführte Reise wie beim Abzug von Werbungskosten beruflich und nicht privat veranlasst sein. Das ist nicht immer einfach voneinander abzugrenzen. Private Erholungsurlaube oder auch Studienreisen zum Zwecke der Allgemeinbildung fallen nicht hierunter. Anders kann es etwa mit einem Sprachkurs auf Wunsch des Arbeitgebers aussehen, wenn dieser über ein hinreichend strukturiertes Programm verfügt.

In diesem Fall ist zu beachten, dass sich die Höhe der Verpflegungsmehraufwendungen - anders als bei Fahrtkosten z.B. für Sprit oder Fahrkarte oder auch für die Übernachtung etwa in einem Hotel - nicht nach den tatsächlich entstandenen Ausgaben richtet. Dies kommt daher, weil Arbeitnehmern auch zu Hause Ausgaben für Essen und Trinken haben. Vielmehr sollen nur die dadurch entstehenden Mehrkosten steuerlich berücksichtigt werden. Da deren Ermittlung sich kompliziert gestaltet, setzt der Fiskus für die Verpflegungsmehraufwendungen lediglich Pauschalen an. Deren Höhe richtet sich danach, ob es sich um eine beruflich veranlasste Reise innerhalb von Deutschland oder ins Ausland handelt.

Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen in Deutschland

Bei einer Dienstreise im Inland kann die Pauschale für die Verpflegungsmehraufwendungen pro Tag angesetzt werden, an dem der Arbeitnehmer nicht zu Hause ist. Sofern er einen Tag unterwegs ist, kann für eine Abwesenheit von mindestens 8 Stunden derzeit eine Pauschale von 12 Euro angesetzt werden. Dauert die Dienstreise mehr als einen Tag, kann für den Tag der Abreise und der Anreise jeweils eine Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand von 12 Euro angesetzt werden. Hinsichtlich der übrigen Tage darf eine Pauschale von 24 Euro pro Tag angesetzt werden. Hinsichtlich dem Anreisetag und dem Abreisetag ist zu beachten, dass hier die Pauschalen bei einer Reise von mehreren Tagen auch dann vollständig abgesetzt werden, wenn der Arbeitnehmer an diesen Tagen jeweils weniger als 8 Stunden von seiner Wohnung abwesend gewesen ist.

Arbeitgeber stellt Verpflegung: Kürzung erforderlich

Dies gilt allerdings so nicht, wenn der Arbeitgeber die Verpflegung während der Dienstreise spendiert. Die Pauschale muss hier bei einem Frühstück normalerweise um 20% gekürzt werden. Für jedes Mittagessen muss die Pauschale generell um 40% gekürzt werden. Das gilt ebenfalls für jedes unentgeltliche Abendessen durch den Arbeitgeber.

Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen ins Ausland

Bei Dienstreisen ins Ausland hängt die Höhe der Pauschale vom Ziel ab. Dabei spielt nicht nur das jeweilige Land eine Rolle, sondern auch, in welchen Ort der Arbeitnehmer fährt. Denn in großen Metropolen muss häufig mehr für Verpflegung ausgegeben werden, als auf dem Land. Die maßgeblichen Zahlen können einer Tabelle entnommen werden, die das Bundesfinanzministerium mit BMF Schreiben vom 9. Dezember 2015 - IV C 5 - S 2353/08/10006, Dok.-Nr.2015/1117215 veröffentlicht hat. Diese gelten wie bei Inlandsreisen auch dann, wenn die tatsächlich entstandenen Kosten für Verpflegung höher gewesen sind. Für den Verpflegungsmehraufwand gelten für 2016 derzeit pro Kalendertag die folgenden Pauschalen:

Staat

Wenigstens 24 Stunden

8 bis 24 Stunden

Afghanistan

30 Euro

20 Euro

Ägypten

40 Euro

27 Euro

Äthiopien

27 Euro

18 Euro

Äquatorialguinea

36 Euro

24 Euro

Albanien

29 Euro

20 Euro

Algerien

39 Euro

26 Euro

Andorra

34 Euro

23 Euro

Angola

77 Euro

52 Euro

Antigua und Barbuda

53 Euro

36 Euro

Argentinien

34 Euro

23 Euro

Armenien

23 Euro

16 Euro

Aserbaidschan

40 Euro

27 Euro

Australien (Canberra)

58 Euro

39 Euro

Australien (Sydney)

59 Euro

40 Euro

Übriges Australien

56 Euro

37 Euro

Bahrain

45 Euro

30 Euro

Bangladesch

30 Euro

20 Euro

Barbados

58 Euro

39 Euro

Belgien

41 Euro

28 Euro

Benin

40 Euro

27 Euro

Bolivien

24 Euro

16 Euro

Bosnien + Herzegowina

18 Euro

12 Euro

Botsuana

40 Euro

27 Euro

Brasilien (Brasilia)

53 Euro

36 Euro

Brasilien (Rio de Janeiro)

47 Euro

32 Euro

Brasilien (Sao Paulo)

53 Euro

36 Euro

Übriges Brasilien

54 Euro

36 Euro

Brunei

48 Euro

32 Euro

Bulgarien

22 Euro

15 Euro

Burkina Faso

44 Euro

29 Euro

Burundi

47 Euro

32 Euro

Chile

40 Euro

27 Euro

China (Chengdu)

35 Euro

24 Euro

China (Hongkong)

74 Euro

49 Euro

China (Peking)

46 Euro

31 Euro

China (Shanghai)

50 Euro

33 Euro

Übriges China

40 Euro

27 Euro

Costa Rica

36 Euro

24 Euro

Côte d’Ivoire

51 Euro

34 Euro

Dänemark

60 Euro

40 Euro

Dominica

40 Euro

27 Euro

Dominikanische Republik

40 Euro

27 Euro

Dschibuti

48 Euro

32 Euro

Ecuador

39 Euro

26 Euro

El Salvador

44 Euro

29 Euro

Eritrea

46 Euro

31 Euro

Estland

27 Euro

18 Euro

Fidschi

32 Euro

21 Euro

Finnland

39 Euro

26 Euro

Frankreich (Lyon)

53 Euro

36 Euro

Frankreich (Marseille)

51 Euro

34 Euro

Frankreich (Paris)

58 Euro

39 Euro

Frankreich (Departements 92-94: Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis, Val-de-Marne)

58 Euro

39 Euro

Frankreich (Straßburg)

48 Euro

32 Euro

Übriges Frankreich

44 Euro

29 Euro

Gabun

62 Euro

41 Euro

Gambia

30 Euro

20 Euro

Georgien

30 Euro

20 Euro

Ghana

46 Euro

31 Euro

Grenada

51 Euro

34 Euro

Griechenland (Athen)

57 Euro

38 Euro

Griechenland (Rest)

42 Euro

28 Euro

Großbritannien (London)

62 Euro

41 Euro

Übriges Großbritannien + Nordirland

45 Euro

30 Euro

Guatemala

28 Euro

19 Euro

Guinea

38 Euro

25 Euro

Guinea-Bissau

24 Euro

16 Euro

Guyana

41 Euro

28 Euro

Haiti

50 Euro

33 Euro

Honduras

44 Euro

29 Euro

Indien (Chennai)

34 Euro

23 Euro

Indien (Kalkutta)

41 Euro

28 Euro

Indien (Mumbai)

32 Euro

21 Euro

Indien (Neu-Delhi)

50 Euro

33 Euro

Übriges Indien

36 Euro

24 Euro

Indonesien

38 Euro

25 Euro

Iran

28 Euro

19 Euro

Irland

44 Euro

29 Euro

Island

47 Euro

32 Euro

Israel

56 Euro

37 Euro

Italien (Mailand)

39 Euro

26 Euro

Italien (Rom)

52 Euro

35 Euro

Italien (Rest)

34 Euro

23 Euro

Jamaika

54 Euro

36 Euro

Japan (Tokio)

53 Euro

36 Euro

Übriges Japan

51 Euro

34 Euro

Jemen

24 Euro

16 Euro

Jordanien

36 Euro

24 Euro

Kambodscha

36 Euro

24 Euro

Kamerun

40 Euro

27 Euro

Kanada (Ottawa)

35 Euro

24 Euro

Kanada (Toronto)

52 Euro

35 Euro

Kanada (Vancouver)

48 Euro

32 Euro

Übriges Kanada

44 Euro

29 Euro

Kap Verde

30 Euro

20 Euro

Kasachstan

39 Euro

26 Euro

Katar

56 Euro

37 Euro

Kenia

42 Euro

28 Euro

Kirgisistan

29 Euro

20 Euro

Kolumbien

41 Euro

28 Euro

Kongo (Republik)

50 Euro

33 Euro

Kongo (Demokratische Republik)

68 Euro

45 Euro

Korea (Demokratische Volksrepublik)

39 Euro

26 Euro

Korea (Republik)

58 Euro

39 Euro

Kosovo

26 Euro

17 Euro

Kroatien

28 Euro

19 Euro

Kuba

50 Euro

33 Euro

Kuwait

42 Euro

28 Euro

Laos

33 Euro

22 Euro

Lesotho

24 Euro

16 Euro

Lettland

30 Euro

20 Euro

Libanon

44 Euro

29 Euro

Libyen

45 Euro

30 Euro

Liechtenstein

53 Euro

36 Euro

Litauen

24 Euro

16 Euro

Luxemburg

47 Euro

32 Euro

Madagaskar

38 Euro

25 Euro

Malawi

47 Euro

32 Euro

Malaysia

36 Euro

24 Euro

Malediven

38 Euro

25 Euro

Mali

41 Euro

28 Euro

Malta

45 Euro

30 Euro

Marokko

42 Euro

28 Euro

Marshall Inseln

63 Euro

42 Euro

Mauretanien

39 Euro

26 Euro

Mauritius

48 Euro

32 Euro

Mazedonien

24 Euro

16 Euro

Mexiko

41 Euro

28 Euro

Mikronesien

56 Euro

37 Euro

Moldau (Republik)

18 Euro

12 Euro

Monaco

41 Euro

28 Euro

Mongolei

29 Euro

20 Euro

Montenegro

29 Euro

20 Euro

Mosambik

42 Euro

28 Euro

Myanmar

46 Euro

31 Euro

Namibia

23 Euro

16 Euro

Nepal

28 Euro

19 Euro

Neuseeland

47 Euro

32 Euro

Nicaragua

36 Euro

24 Euro

Niederlande

46 Euro

31 Euro

Niger

36 Euro

24 Euro

Nigeria

63 Euro

42 Euro

Norwegen

64 Euro

43 Euro

Österreich

36 Euro

24 Euro

Oman

48 Euro

32 Euro

Pakistan (Islamabad)

30 Euro

20 Euro

Übriges Pakistan

27 Euro

18 Euro

Palau

51 Euro

34 Euro

Panama

34 Euro

23 Euro

Papua-Neuguinea

36 Euro

24 Euro

Paraguay

36 Euro

24 Euro

Peru

30 Euro

20 Euro

Philippinen

30 Euro

20 Euro

Polen (Breslau)

33 Euro

22 Euro

Polen (Danzig)

29 Euro

20 Euro

Polen (Krakau)

28 Euro

19 Euro

Polen (Warschau)

30 Euro

20 Euro

Übriges Polen

27 Euro

18 Euro

Portugal

36 Euro

24 Euro

Ruanda

46 Euro

31 Euro

Rumänien (Bukarest)

26 Euro

17 Euro

Übriges Rumänien

27 Euro

18 Euro

Russische Föderation (Moskau)

30 Euro

20 Euro

Russische Föderation (St. Petersburg)

24 Euro

16 Euro

Übrige Russische Föderation

21 Euro

14 Euro

Sambia

36 Euro

24 Euro

Samoa

29 Euro

20 Euro

São Tomé (Príncipe)

42 Euro

28 Euro

San Marino

41 Euro

28 Euro

Saudi-Arabien (Djiddah)

38 Euro

25 Euro

Saudi-Arabien (Riad)

48 Euro

32 Euro

Übriges Saudi-Arabien

48 Euro

32 Euro

Schweden

50 Euro

33 Euro

Schweiz (Genf)

64 Euro

43 Euro

Übrige Schweiz

62 Euro

41 Euro

Senegal

45 Euro

30 Euro

Serbien

30 Euro

20 Euro

Sierra Leone

39 Euro

26 Euro

Simbabwe

45 Euro

30 Euro

Singapur

53 Euro

36 Euro

Slowakische Republik

24 Euro

16 Euro

Slowenien

30 Euro

20 Euro

Spanien (Barcelona)

32 Euro

21 Euro

Spanien (Kanarische Inseln)

32 Euro

21 Euro

Spanien (Madrid)

41 Euro

28 Euro

Spanien (Palma de Mallorca)

32 Euro

21 Euro

Übriges Spanien

29 Euro

20 Euro

Sri Lanka

40 Euro

27 Euro

St. Kitts + Nevis

45 Euro

30 Euro

St. Lucia

54 Euro

36 Euro

St. Vincent + Grenadinen

52 Euro

35 Euro

Sudan

35 Euro

24 Euro

Südafrika (Kapstadt)

27 Euro

18 Euro

Südafrika (Johannisburg)

29 Euro

20 Euro

Übriges Südafrika

22 Euro

15 Euro

Südsudan

53 Euro

36 Euro

Suriname

41 Euro

28 Euro

Syrien

38 Euro

25 Euro

Tadschikistan

26 Euro

17 Euro

Taiwan

39 Euro

26 Euro

Tansania

47 Euro

32 Euro

Thailand

32 Euro

21 Euro

Togo

35 Euro

24 Euro

Tonga

32 Euro

21 Euro

Trinidad + Tobago

54 Euro

36 Euro

Tschad

47 Euro

32 Euro

Tschechische Republik

24 Euro

16 Euro

Türkei (Istanbul)

35 Euro

24 Euro

Türkei (Izmir)

42 Euro

28 Euro

Übrige Türkei

40 Euro

27 Euro

Tunesien

33 Euro

22 Euro

Turkmenistan

33 Euro

22 Euro

Uganda

35 Euro

24 Euro

Ukraine

36 Euro

24 Euro

Ungarn

30 Euro

20 Euro

Uruguay

44 Euro

29 Euro

USA (Atlanta)

57 Euro

38 Euro

USA (Boston)

48 Euro

32 Euro

USA (Chicago)

48 Euro

32 Euro

USA (Houston)

57 Euro

38 Euro

USA (Los Angeles)

48 Euro

32 Euro

USA (Miami)

57 Euro

38 Euro

USA (New York City)

48 Euro

32 Euro

USA (San Francisco)

48 Euro

32 Euro

USA (Washington D.C.)

57 Euro

38 Euro

Übrige USA

48 Euro

32 Euro

Usbekistan

34 Euro

23 Euro

Vatikanstaat

52 Euro

35 Euro

Venezuela

48 Euro

32 Euro

Vereinigte Arabische Emirate

45 Euro

30 Euro

Vietnam

38 Euro

25 Euro

Weißrussland

27 Euro

18 Euro

Zentralafrikanische Republik

29 Euro

20 Euro

Zypern

39 Euro

26 Euro

Die Pauschalen für das Jahr 2015 können dem BMF Schreiben vom 19. Dezember 2014 - IV C 5 - S 2353/08/10006, Dok.-Nr.2014/1119560 entnommen werden. Die Sätze weichen teilweise erheblich von den für 2016 anzusetzenden Pauschalen für Auslandsreisen ab.

Tipp:

Soweit der Arbeitgeber nicht die jeweilige Pauschale mit dem jeweiligen Höchstsatz steuerfrei in der Reisekostenabrechnung ansetzt, kann der Arbeitnehmer diese normalerweise als Verpflegungsmehraufwand im Rahmen der Werbungskosten in seiner Steuererklärung geltend machen. Hierbei sollte der Arbeitnehmer genau achten, weil viele Arbeitgeber ihrem Arbeitnehmer wenigstens einen Teil der Kosten ersetzten.

Autor: Harald Büring (Juraforum.de)


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