Betriebskostenabrechnung: Welche Frist gilt für Einwendungen?

Autor: , verfasst am 16.01.2017, 09:11| Jetzt kommentieren

Mieter müssen bei der Geltendmachung von Einwendungen gegen ihre Nebenkostenabrechnung normalerweise eine Frist einhalten. Das gilt aber nicht immer. Näheres erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Nebenkostenabrechnung (© M. Schuppich / fotolia.com)
Nebenkostenabrechnung
(© M. Schuppich / fotolia.com)

Mieter sollten bei ihrer Betriebskostenabrechnung aufpassen. Denn es kommt schnell vor, dass ihrem Vermieter beim Erstellen der Nebenkostenabrechnung ein Fehler passiert. Beispielsweise setzt er die Heizkosten oder den Wasserverbrauch zu hoch an. Oder er stellt seinem Mieter Kosten in Rechnung, die Sache des Vermieters sind. Hierzu gehören etwa Verwaltungskosten.

Wie lang ist die Einwendungsfrist bei einer Betriebskostenabrechnung?

In diesem Fall können Mieter Einwendungen gegen ihre Betriebskostenabrechnung erheben. Hierzu müssen sie ein Schreiben an ihren Vermieter verfassen. Dabei müssen sie allerdings beachten, dass sie gewöhnlich eine Frist beachten müssen. Diese Einwendungsfrist beträgt § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB 12 Monate. Sie fängt normalerweise zu dem Zeitpunkt an zu laufen an, an dem der Mieter die Betriebskostenabrechnung erhalten hat. Wenn der Mieter diese Frist nicht einhält, braucht der Vermieter sie gewöhnlich nicht zu berücksichtigen. Dies ergibt sich aus der Regelung von § 556 Abs. 3 Satz 6 BGB.

Anders ist das, wenn der Mieter die verspätete Geltendmachung seiner Einwendungen bezüglich der Betriebskostenabrechnung nicht zu vertreten hat. Das ist vor allem dann der Fall, wenn er aufgrund einer plötzlich aufgetretenen Krankheit die Frist nicht einhalten kann. Darüber hinaus kann der Mieter nicht zur Last gelegt werden, wenn der Vermieter ihm einfach die Einsicht in seine Abrechnungsunterlagen verweigert. Hierzu ist der Vermieter nach § 259 Abs. 1 BGB verpflichtet. Hierbei sollten Mieter allerdings bedenken, dass sie normalerweise ihren Vermieter aufsuchen müssen. Denn dieser braucht dem Mieter die Unterlagen im Regelfall nicht zuzuschicken.

Mieter muss formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung erhalten haben

Diese Einwendungsfrist fängt nur dann an zu laufen an, wenn der Mieter eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung erhalten hat. Wann diese Voraussetzung vorliegt, richtet sich nach § 259 BGB. Hiernach muss die Betriebskostenabrechnung eine geordnete Zusammenstellung aller Einnahmen und Ausgaben enthalten.

Mindestangaben in der Betriebskostenabrechnung

Hierzu bedarf es einiger Mindestangaben. Die Nebenkostenabrechnung muss zunächst einmal eine Zusammenstellung der Gesamtkosten enthalten. Darüber hinaus muss der zu Grunde gelegte Verteilungsschlüssel angegeben werden. Sofern dies für die Verständlichkeit erforderlich ist, muss der Vermieter den Verteilungsschlüssel näher erläutern. Schließlich muss die Nebenkostenabrechnung eine Berechnung des Mieteranteils sowie eine Angabe über den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen enthalten.

Weitere Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung

Über diese Mindestangaben hinaus muss der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen, die verständlich und übersichtlich ist. Ein durchschnittlicher Laie muss mit ihr klarkommen. Ebenso wenig sollte der Vermieter die Angabe des Verteilungsschlüssels vergessen. Schließlich darf der Vermieter keinen unzutreffenden Abrechnungszeitraum angeben.

Angabe der Gesamtkosten für Abrechnungseinheit reicht

Wichtig ist, dass es sich auch dann um eine formell ordnungsgemäß erstellte Betriebskostenabrechnung handelt, wenn der Vermieter bei der jeweiligen Betriebskostenart nur die Gesamtkosten für die Abrechnungseinheit angibt.

Was dies bedeutet, wird an einer Gerichtsentscheidung des Bundesgerichtshofes deutlich. In diesem Fall ging es um einen Mieter, der in einer Wohnanlage lebte. Diese bestand aus mehreren Häusern. Diese waren mit zwei Heizstationen und einem Müllplatz ausgestattet, den alle Mieter gemeinsam nutzten. Im Rahmen der Betriebskostenabrechnung gab der Vermieter bei den Gesamtkosten die Betriebskosten an, die für das Miethaus anfielen, in denen der jeweilige Mieter lebte. Er nannte jedoch nicht die Betriebskosten für den Betrieb der gesamten Anlage. Dies führte bei einem Mieter zu Irritationen. Dieser kritisierte, dass die in der Betriebskostenabrechnung aufgeführten Gesamtkosten nicht den Angaben in den Gebührenbescheiden der Gemeinde entsprachen. Das kam dadurch, dass der Gebührenbescheid sich auf die gesamte Anlage bezog.

Der Bundesgerichtshof entschied hierzu mit Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 93/15, dass es sich gleichwohl um eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung handelt. Denn der Vermieter brauchte hier nicht näher zu erläutern, dass die von ihm angegebenen Gesamtkosten nur auf das jeweilige Miethaus als Abrechnungseinheit bezogen haben. Der Bundesgerichtshof begründet das damit, dass eine Betriebskostenabrechnung nicht zu viele Angaben enthalten darf. Ansonsten wäre sie nicht transparent und verständlich genug.

Wie ist die Situation bei nicht umlagefähigen Betriebskosten?

Ferner sollten Mieter beachten, dass eine Betriebskostenabrechnung auch dann formell ordnungsgemäß erstellt ist, wenn sie nicht umlagefähige Betriebskosten ausweist. Im vorliegenden Sachverhalt hatte ein Vermieter in der Betriebskostenabrechnung auch Aufwendungen für Instandhaltung und Verwaltung aufgeführt und diese ausdrücklich als nicht umlagefähige Gemeinschaftskosten bezeichnet. Gleichwohl stellte er diese seinem Mieter in Rechnung. Nachdem der Mieter dies gerügt und vom Vermieter die Rückzahlung verlangt hatte, weigerte sich dieser. Der Vermieter berief sich darauf, dass der Mieter seine Einwendungen zu spät geltend gemacht hatte.

Der Bundesgerichtshof stellte mit Urteil vom 11.05.2016 – VIII ZR 209/15 klar, dass der Mieter seine Einwendungen wegen Ablaufes der Einwendungsfrist von einem Jahr nicht mehr geltend machen konnte. Denn die Betriebskostenabrechnung war formell ordnungsgemäß. Der Mieter hatte nur materiell rechtliche Einwendungen geltend gemacht. Hierzu gehört auch die Frage, ob es sich um umlagefähige Betriebskosten handelt.

Fazit:

Aus diesen Entscheidungen ergibt sich, dass die Rechtsprechung den Begriff der formell ordnungsgemäßen Abrechnung eng auslegt. Mieter sollten daher Ihre Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung frühzeitig genug geltend machen.

(Harald Büring)


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