Gesetzliche Aufbewahrungsfristen mit Rechtsgrundlagen von A bis Z (Tabelle)

Autor: , verfasst am 15.03.2018, 13:28| Jetzt kommentieren

Die Vorschriften der DSGVO sehen für Unternehmer verschärfte Informationspflichten vor. Diese erstrecken sich auch auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Näheres erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (© ma.kro - Fotolia.com)
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
(© ma.kro - Fotolia.com)

Ab dem 25.05.2018 müssen Unternehmen die Regelungen in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umgesetzt haben. Hierzu gehören auch die Angaben, die Sie in Ihrer Datenschutzerklärung machen müssen, die sich auf Ihrer Homepage befindet. In dieser Erklärung müssen auch die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten über die jeweils erhobenen sowie verarbeiteten Daten der Nutzer nebst Rechtsgrundlage angegeben werden. Dies ergibt sich aus Art. 13 DSVGO, § 14 DSGVO.

Unternehmen, die dieser Verpflichtung nicht hinreichend nachkommen, müssen gem. Art. 83 Abs. 5 DSGVO mit der Verhängung eines Bußgeldes bis zu 20.000.000 Euro, bzw. bis maximal 4 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs betragen rechnen, je nachdem, welcher der Beträge höher ist. Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass Sie eine kostspielige Abmahnung erhalten.

Steuerliche Aufbewahrungsfristen

Diese Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Steuerrecht. Sie erstreckt sich gem. § 147 AO auf die folgenden Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz
  • die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Zu den Büchern und Aufzeichnungen gehören vor allem das Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher.

Unter Inventaren muss man sich Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden vorstellen.

Zu den Geschäftsbriefen gehören ebenfalls Unterlagen wie Lieferscheine, Quittungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen sowie Empfangsbestätigungen.

Normalerweise gilt bei diesen Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Anders sieht es in den folgenden Fällen aus. Hier besteht eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:

  • Bücher und Aufzeichnungen,
  • Jahresabschlüsse,
  • Inventare,
  • Lageberichte,
  • Eröffnungsbilanz
  • die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • Buchungsbelege,
  • Rechnungen,
  • Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.

Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten

Darüber hinaus gibt es Aufbewahrungsfristen für Kaufleute, die sich nach § 257 HGB richten.

Diese beziehen sich auf die folgenden Unterlagen:

  • Handelsbücher,
  • Inventare,
  • Eröffnungsbilanzen,
  • Jahresabschlüsse,
  • Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB
  • Lageberichte,
  • Konzernabschlüsse,
  • die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen Handelsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  • Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Für die folgenden Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:

  • Handelsbücher
  • Inventare
  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse
  • Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB
  • Lageberichte
  • Konzernabschlüsse
  • Konzernlageberichte
  • die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen

Für die übrigen Unterlagen gilt hingegen eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Weitere Aufbewahrungsfristen

Darüber hinaus ergeben sich auch aus einigen weiteren Gesetzen Aufbewahrungsfristen, über die in der folgenden Tabelle informiert wird.

Auflistung der wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von A bis Z

Unterlagen

Aufbewahrungsfrist

Rechtsgrundlage

Abrechnungsunterlagen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Abtretungserklärungen, soweit erledigt

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Änderungsnachweise der EDV-Buchführung

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Akkreditive

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Aktenvermerke

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Angebote mit Auftragsfolge

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Anlagenvermögensbücher- und Karteien

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Anträge auf Arbeitnehmersparzulage

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Aufzeichnungspflicht Arbeitgeber bezüglich der Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden werktägig

2 Jahre

§ 16 Abs. 2 ArbZG

Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Aufzeichnungen über ärztliche Behandlungen (Z.B. Patientendaten, Anamnese, Befund, Diagnose)

10 Jahre

§ 630f Abs. 3 BGB

Ausgangsrechnungen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Außendienstabrechnungen (wenn Buchungsbeleg)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Außendienstabrechnungen (wenn sonstiger Beleg)

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Bankbelege

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Bankbürgschaften nach Vertragsende

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Belegformate

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Sonstige Beitragsabrechnungen des Arbeitgebers mit Sozialversicherungsträgern

Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres

§ 28f Abs. 1 SGB IV

Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Betriebskostenrechnungen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Online-Bewerbungen auf Anzeige

Normalerweise 2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden)

§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO

Bewertungsunterlagen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Buchungsbelege

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Darlehensunterlagen (nach Vertragsende)

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Darlehensunterlagen als Buchungsbeleg

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Dateien, Beschreibungen der

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Dateiverzeichnisse

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Datensätze, Beschreibung und Aufbau der

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Datensicherungsregeln

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Depotauszüge (soweit nicht Inventare)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen,

Lizenzen, Zollunterlagen etc.)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Eingabedatenformate

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Einheitswertunterlagen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

E-Mails (Geschäftsbriefe)

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

E-Mails (Buchungsbelege wie Rechnungen)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

E-Mails (Mahnungen)

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Essensmarkenabrechnungen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Exportunterlagen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Fahrtkostenerstattungsunterlagen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Faxe (Geschäftsbriefe)

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Faxe (Buchungsbelege)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung

bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Frachtbriefe

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Geschäftsberichte

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter),

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Geschäftsbriefe als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Geschenknachweise

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Gutschriften im Sinne von "umgekehrten Rechnungen"

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Handelsbücher

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Handelsregisterauszüge,

beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Hauptabschlussübersicht

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Initiativbewerbungen per Post

2 Monate nach Absage zulässig ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung

§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO

Initiative Online-Bewerbungen

Normalerweise 2 Monate nach Absage ohne Einwilligung (Bewerber müssen gem. Art 13 DSGVO bei Eingang über Dauer informiert werden), ab Eingang etwa maximal drei Monate ohne Einwilligung

§ 26 BDSG, § 15 Abs. 4 AGG, Art. 13 DSGVO

Inventare (§ 240 HGB)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Investitionszulage (Unterlagen)

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Jahresabschluss mit Erläuterungen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Kassenberichte

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Kassenbücher/-blätter

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Kassenzettel, (nicht erforderlich, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Kontenpläne und Kontenplanänderungen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Kontenregister

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Kontoauszüge

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Konzernabschluss (§ 290 HGB)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz,

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Kreditunterlagen, wenn Buchungsbeleg

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Lagerbuchführungen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Lieferscheine

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Lieferscheine, sofern als Belegnachweis vor allem im Zusammenhang mit einer Rechnung

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Lohnbelege als Buchungsbelege

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Mahnbescheide und Mahnungen

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Nachnahmebelege

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Nebenbücher

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Online-Rechnungen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Preislisten

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Programmablaufbeschreibungen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Programmverzeichnisse

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Protokolle, als Handelsbrief

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Prozessakten

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Prüfungsberichte des Abschlussprüfers

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Quittungen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Rechnungen an Unternehmer

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Reisekostenabrechnung

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen

30 Jahre nach der letzten Behandlung

§ 28 Abs. 3 RöV

Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen und Röntgenbilder

10 Jahre

§ 28 Abs. 3 RöV

Sachkonten

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Saldenbilanzen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Scheck- und Wechselunterlagen,

 

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

als Buchungsbeleg

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Schriftwechsel

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Spendenbescheinigungen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Steuererklärungen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Steuerbescheide

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Überstundenlisten, wenn Lohnbelege

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Verkaufsbücher

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Vermögensverzeichnis

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Versicherungspolicen,

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

nach Ablauf der Versicherung

6 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Visitenkarten (z.B. auf Messen bekommen)

Keine

 

Wareneingangs- und Warenausgangsbücher

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Wechsel

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Zahlungsanweisungen

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Zollbelege

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)

10 Jahre

§ 147 AO, § 257 HGB

Download-Link: Auflistung der wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von A bis Z

Fazit:
In diesem Ratgeber kann nur ein Überblick über die Informationspflichten aus der DSVGO sowie die wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gegeben werden. Unternehmer sollten sich am besten an die zuständige IHK sowie den Datenschutzaufsichtsbehörden Ihres Bundeslandes wenden und dort umfassend auf ihre Situation bezogen informieren. Arbeitgeber, die etwa Initiativbewerbungen länger als drei Monate an Eingang der Bewerbung aufbewahren möchten, sollten hierzu die ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers z. B. per E-Mail einholen.

Autor: Harald Büring, Ass. jur. (Juraforum-Redaktion)

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