Gesellschafterbeschluss einer GmbH zur Umsetzung von Datenschutz im Unternehmen

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Beschreibung

Die Gesellschafter einer GmbH beraten über wichtige Entscheidungen im Zuge einer Gesellschafterversammlung und beschließen dort wichtige Änderungen.

Das Gesetz schreibt vor, dass mindestens einmal im Jahr eine ordentliche Gesellschafterversammlung abgehalten werden muss. Sie sollte in aller Regel innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres stattfinden, muss aber spätestens innerhalb von 11 Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres stattfinden.

Bei Bedarf können zusätzlich außerordentliche Gesellschafterversammlungen angesetzt werden.

Damit die Beschlüsse, die auf den Gesellschafterversammlungen gefasst werden, rechtskräftig und wirksam sind, müssen bei diesem Prozedere einige wichtige Regeln eingehalten werden. So muss beispielsweise die Einladung zur Gesellschafterversammlung fristgerecht mit einer Frist von mindestens einer Woche bis zum Versammlungstermin erfolgen. Auch die Form der Einladung ist wichtig und es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass sie per Einschreiben erfolgen muss. Ob ein Einwurf- oder Übergabeeinschreiben gewählt wird, ist nicht vorgeschrieben, ein Übergabeeinschreiben ist jedoch immer zu empfehlen.

Die Einladung muss an alle Gesellschafter herausgeschickt werden und sie muss folgende Informationen enthalten:

  • Absender
  • Ort der Versammlung, üblicherweise am Ort des Sitzes der Gesellschaft
  • Datum und Uhrzeit der Versammlung
  • Tagesordnungspunkte

Wurden die Einladungen fristgerecht und in korrekter Form verschickt, muss am Beginn der Gesellschafterversammlung die Beschlussfähigkeit festgestellt werden. Dazu muss festgestellt werden

  • ob alle Einladungen ordnungsgemäß erfolgt sind
  • ob alle geladenen Gesellschafter anwesend sind

Die Gesellschafter können sich von einem Dritten durch eine schriftliche Vollmacht vertreten lassen und wenn im Gesellschaftervertrag keine Regelung zur Beschlussfähigkeit enthalten ist, ist die Versammlung immer beschlussfähig, vorausgesetzt es wurde ordnungsgemäß geladen. In den meisten Fällen sieht der Gesellschaftsvertrag jedoch eine Mindestbesetzung vor, ohne die die Versammlung nicht beschlussfähig ist.

Wurde die Beschlussfähigkeit festgestellt, kann folgender Gesellschafterbeschluss gefasst werden:

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Vorschau

Gesellschafterbeschluss der Mustermann GmbH
(Adresse)
(Amtsgericht)
1. Die Mustermann GmbH hält eine Gesellschafterversammlung ab und beschließt das Folgende:
a. Ab dem
TT.MM.JJJJ
ist die Unternehmensrichtlinie Datenschutz der Mustermann GmbH, die diesem Beschluss als Anhang beigefügt ist, verbindlich gültig
b. An den Geschäftsführer der Mustermann GmbH ergehen folgende verbindliche Anweisungen:

Die Unternehmensrichtlinie Datenschutz der Mustermann GmbH muss beachtet und umgesetzt werden
Alle organisatorischen, technischen und sonstigen Maßnahmen, die zur angemessenen und wirksamen Umsetzung der Datenschutzrichtlinie in der Mustermann GmbH notwendig sind, sind bis zum TT.MM.JJJJ zu treffen
Den Gesellschaftern ist bis zum TT.MM.JJJJ Bericht zu erstatten über die ergriffenen Maßnahmen, ihre Umsetzung und eventuelle Risiken oder Defizite bei der Umsetzung. Diese Berichterstattung ist jährlich zu wiederholen.

2. Auf der Gesellschafterversammlung wurden keine weiteren Beschlüsse gefasst und die Versammlung ist damit beendet.
Anhang 1: Unternehmensrichtlinie Datenschutz Mustermann GmbH
[Datum, Unterschrift]

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