Rechnung

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Erklärung zum Begriff Rechnung

Der Begriff Rechnung beschreibt sich gemäß § 14 Abs. 1 S. 1 UStG des Umsatzsteuergesetzes als eine 'gegliederte Aufstellung über die Forderung eines Entgelts für eine Leistung'.

Die Rechnung ermöglicht dem Schuldner die gestellte Forderung nachzuprüfen, deswegen ist die gegliederte Zuordnung von Leistung und Entgelt unabdinglich. Im deutschen Recht ist die Rechnung als Dokument eine Bedingung für den Vorsteuerabzug nach dem § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG.

Form der Rechnung

Eine Rechnung muss zwangsläufig schriftlich sein, mündliche Absprachen werden nicht als Rechnung bezeichnet. Eine Rechnung beinhaltet eine Zahlungsaufforderung. Der Anspruch des Gläubigers auf die Zahlung ergibt sich gemäß des § 194 Absatz 1 BGB, wie sie sich aus dem zuvor abgeschlossenen Vertrag darstellt. In § 241 Absatz 1 Satz 1 BGB ist festgehalten, dass eine Zahlungsforderung nicht zwingend mit einer Rechnung verbunden sein muss. Auf einer Rechnung ist eine Unterschrift gesetzlich nicht vorgeschrieben. Aus einer Rechnung ergeben sich Käuferrechte. Es ist jedoch regelmäßig keine Vorlage der Rechnung notwendig, um Mängelansprüche gemäß dem § 434 ff. BGB geltend zu machen. Die Rechte des Käufers bei einer mangelhaften Kaufsache sind klar definiert, wenn es sich um einen Verbrauchsgüterkauf gemäß dem § 474 Absatz 1 BGB handelt.

Der Unternehmer hat keine Möglichkeit, diese Rechte einzuschränken, wie der § 475 Absatz 1 BGB formuliert. Ein Unternehmer gemäß § 2 UStG als Empfänger einer Leistung hat das Recht, eine Rechnung zu verlangen, jedoch lediglich dann, wenn der Vertragspartner ebenfalls Unternehmer ist und zudem zum Umsatzsteuerausweis berechtigt ist. Hier entsteht ein zivilrechtliches Rechtsverhältnis in Verbindung mit dem § 14 Absatz 2 UStG. Sollte ein Geschäft nach § 14 Absatz 2 Nummer 1 UStG des Umsatzsteuergesetzes vorliegen, muss der Empfänger nicht zwangsläufig auch Unternehmer sein, um einen Anspruch durchsetzen zu können.

Der Anspruch würde zivilgerichtlich eingeklagt, wobei die dreijährige Verjährungsfrist nach dem § 195 BGB zum Tragen kommt. Fristbeginn ist regelmäßig das Ende des Jahres der Anspruchsentstehung. Wenn in der Rechnung ein Zahlungsziel vereinbart ist, hat der Schuldner die Möglichkeit, den Schuldbetrag, seine Leistung erst mit dem als Zahlungsziel angegebenen Zeitpunkt zu bewirken. Niedergeschrieben in § 271 Absatz 2 BGB. Ist kein Zahlungsziel ersichtlich, muss der Schuldner sofort nach Erhalt der Rechnung bezahlen, wie in § 271 Absatz 1 BGB festgehalten ist. Die Fristen bis zu einer Entgeltforderung sind gesetzlich definiert. Regelmäßig kann nach § 271 a Absatz 1 Satz 1 BGB eine Frist von höchstens 60 Tagen angesetzt werden.  

Die Rechnung im deutschen Handelsrecht

Für Geschäftsbriefe und so auch Rechnungen existiert ein Formzwang. Ist eine Person handelsrechtliche/r Kaufmann/frau einer Handelsgesellschaft, muss zwingend nicht nur die Firma mit Rechtsformzusatz, also beispielsweise GmbH, sondern vielmehr auch das Registergericht, die Handelsregisternummer und der Ort der Handelsniederlassung in der Rechnung erscheinen.

Im Fall einer Gesellschaft, die keine natürliche Person als Vollhafter mittelbar oder auch unmittelbar hat, müssen alle Vorstandsmitglieder beziehungsweise Geschäftsführer sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit seinem Familiennamen, in dem zumindest ein Vorname voll ausgeschrieben auftauchen muss, genannt sein. Handelt es sich um Personengesellschaften, sind die Firmen der Gesellschafter zu benennen. Wenn freiwillige Angaben zum Kapital gemacht werden, sollen diese Stamm- und Grundkapital enthalten sowie den Gesamtbetrag aller eventuell noch ausstehender Einlagen. Diese Formvorschriften sind geregelt in den §§ 37a HGB,125a HGB, dem § 80 AktG und dem § 35a GmbHG, jeweils im ersten Absatz des Gesetzes.

Rechnung im deutschen Umsatzsteuerrecht

Eine Rechnung wird hier jedes Dokument sein, auf dem eine Leistung oder Lieferung abgerechnet wird. Der Name spielt dabei keine Rolle.

Eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne muss zwingend, gemäß des § 14 UStG in Verbindung mit den §§ 31 und 34 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung folgende Komponenten enthalten, muss den Vorschriften entsprechen:

  • Anzugeben ist das umsatzsteuerpflichtige Gesamtentgelt.
  • der Steuerbetrag in Zusammenfassung.
  • Alle Rechnungsdokumente müssen eine eindeutige Bezeichnung aufweisen.  
  • In der Dokumentensammlung müssen alle Pflichtinformationen zur Rechnung ohne Widerspruch beinhaltet sein.    
  • Keine Rechnung ist ein Papier, das nur den Zahlungsverkehr betrifft, also zum Beispiel Lieferscheine, Kontoauszüge, Mahnungen.
  • Eine Rechnung ist, wenn die Leistung zwischen zwei Unternehmern vereinbart wurde, sie ist spätestens sechs Monate nach der Leistungsstellung auszustellen.   
  • Handelt es sich um eine umsatzsteuerpflichtige sonstige Leistung oder auch eine Werksleistung, die in Verbindung mit einem Grundstück steht, ist diese, beziehungsweise beweiskräftige, entsprechende Dokumente, zwei Jahre lang aufzubewahren.    

Die Rechnungslegung muss auch hier spätestens 6 Monate nach Erbringung der Leistung erfolgen. Leistet ein Unternehmen an einen Nichtunternehmer, hat es die Berichtigung, eine Rechnung auszustellen.

Zwingende Angaben in einer Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz

§ 14 Abs. 4 UStG des Umsatzsteuergesetzes beschreibt den zwingend vorgeschriebenen Inhalt einer Rechnung:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  •  das Datum der Ausstellung
  • eine eindeutige Nummer, die  sich einfach einem Nummernkreis zuordnen lässt
  • die Menge und die Art, gemeint ist  die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände    
  • den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • den Lieferungszeitpunkt oder den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sollte die Lieferung oder Leistung noch nicht ausgeführt sein, dann, wenn dieser Zeitpunkt klar ist und nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt gemäß des § 10 Absatz 1 S 2 UStG zum Nettoumsatz

Jede vorher abgemachte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits in der Entgeltsumme berücksichtigt ist

  • den Steuersatz
  • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
  • bei einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Hinweis:​ Wenn der Unternehmer eine umsatzsteuerpflichtige sonstige Leistung oder eine Werkleistung in Verbindung mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausführt, muss die Rechnung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers enthalten.

Rechnung und Mahnung

Eine Rechnung kann auch gleichzeitig eine Mahnung sein. Dazu ist es aber notwendig, dass darauf hingewiesen wird, dass bei einer eventuellen Nichtzahlung der in der Rechnung angegebenen Summe, also eine Leistung des Empfängers nicht erfolgt, dieser in Verzug gerät.

Die bloße Anmerkung, der Rechnungsbetrag sei bis zum XX zu bezahlen, ist nicht hinreichend. Der Grund ist der, dass diese Formulierung ein einseitig erklärtes Zahlungsziel ist. Das würde gegen den § 286 Absatz 3 Satz 1 verstoßen. Der Empfang einer Rechnung beim Schuldner ist auch Voraussetzung für den Schuldnerverzug nach dem § 286 Absatz 3 BGB.




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