Personalakte

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Erklärung zum Begriff Personalakte

Jeder Betrieb, ob öffentlicher Dienst oder private Unternehmen, führt über seine Beschäftigten Akten, in denen relevante Daten über diese festgehalten werden; sogenannte „Personalakten“. Deren Form ist nicht gesetzlich geregelt; dies bedeutet, dass eine Personalakte sowohl als Papiersammlung in einem Ordner, als auch elektronisch angelegt werden kann. Auch die Inhalte einer Personalakte unterliegen keiner gesetzlichen Regelung und dürfen somit vom jeweiligen Arbeitgeber individuell erfasst werden. Zu beachten ist allerdings, dass im Beamtenrecht gesetzliche Regelungen bezüglich der Personalakte bestehen.

Grundsätze bezüglich Personalakten 

  • Personalakten müssen vollständig sein
  • Der Beschäftigte hat einen Anspruch auf Einsicht in seine Personalakte
  • Der Beschäftigte darf Kopien seiner Personalakte anfertigen
  • Der Zugang zu Personalakten ist nur jenen Mitarbeitern gestattet, welche in der Personalverwaltung die Personalangelegenheiten bearbeiten [LArbG Berlin-Brandenburg, 12.11.2012, TaBV 1318/12].
  • Daten aus den Personalakten dürfen ausschließlich zu Personalverwaltungs- oder personalwirtschaftlichen Zwecken verwendet werden
  • Die Personalakten sind so aufzubewahren, dass ausschließlich die Berechtigten Zugang zu ihnen haben
  • Personalakten dürfen grundsätzlich nur an andere Behörden übersandt werden, wenn der betreffende Beschäftigte dazu ausdrücklich seine Zustimmung gibt
  • Werden Personalakten von mindestens 10 Beschäftigten automatisiert beziehungsweise von mindestens 20 Mitarbeitern in sonstiger Form erfasst, muss gemäß § 4f BDSG seitens des Betriebes ein Datenschutzbeauftragter ernannt werden 

Was gehört in eine Personalakte?

Eine rechtliche Anweisung, was genau in einer Personalakte zu stehen hat, oder wie diese geführt werden soll, gibt es nicht. Dies bleibt jedem Arbeitgeber selbst überlassen [BArbG, 16.10.2007, 9 AZR 110/07]. Zu beachten ist jedoch, dass in eine Personalakte nur Fakten aufgenommen werden dürfen, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Informationen über private Gepflogenheiten der Arbeitnehmer, Krankheitsgründe etc. gehören dementsprechend nicht in die Personalakte. Auch Notizen seitens des Vorgesetzten bezüglich der Arbeitsweise des Mitarbeiters haben in einer Personalakte nichts zu suchen. Ausnahmen bestehen allerdings in jenen Fällen, in denen eine private Tätigkeit in unmittelbarem Zusammenhang mit Fehlzeiten am Arbeitsplatz steht. Ist Mitarbeiter A beispielsweise häufiger in der Woche krankgeschrieben, aber nie übers Wochenende, sondern erst am drauffolgenden Montag wieder, wäre dies in der Regel keinen Eintrag in die Personalakte wert. Ist aber in der Zeitung zu lesen, dass A an besagtem Wochenende zwischen seinen „Krankheiten“ Schützenkönig geworden ist, so ist dies auch arbeitsrechtlich von Bedeutung und darf somit in die Personalakte ausgenommen werden.

Zu den für den Arbeitgeber relevanten Informationen über seine Beschäftigten zählen:

  • Amtliche Urkunden in Kopie
  • Personalbezogene Unterlagen
  • Sonstige Unterlagen
  • Sozialversicherungsunterlagen
  • Steuerunterlagen
  • Unterlagen, welche für die Höhe des Gehalts von Bedeutung sind
  • Vertragsbezogene Unterlagen

Amtliche Urkunden in Kopie sind beispielsweise

  • Erlaubnis zum Führen von Flurförderfahrzeugen
  • Führerschein
  • Pfändungs- und Überweisungsbeschluss
  • Scheidungsurteil
  • Schwerbehindertenausweis
  • Wehrdienstbescheinigung
  • Zivildienstbescheinigung

Zu den personalbezogenen Unterlagen können beispielsweise zählen:

  • Amtliches Führungszeugnis
  • Arbeitszeugnisse des Arbeitnehmers in Kopie
  • Aufenthaltserlaubnis/Arbeitserlaubnis
  • Berufsabschlusszeugnis
  • Bewerbungsschreiben
  • Lebenslauf
  • Passfoto
  • Schulabschlusszeugnis
  • Studienabschlusszeugnis

Als sonstige Unterlagen sind all jene Unterlagen anzusehen, die in keine den anderen Kategorien passen:

  • Abmahnungen
  • Allgemeiner Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter
  • Atteste der ärztlichen Untersuchungen im Rahmen der Arbeitssicherheit
  • Ermahnungen (Missbilligungen)
  • Fehlzeiten
  • Gesundheitszeugnis (bei bestimmten Tätigkeiten, wie beispielsweise beim Umgang mit Lebensmitteln oder im medizinischen Bereich)
  • Personalbogen
  • Personalentwicklungsplan
  • Urlaubszeiten
  • Weiterbildungsnachweise

Zu den Sozialversicherungsunterlagen zählen

  • Anmeldung zur Krankenkasse
  • Nachweis zur Pflegeversicherung
  • Nachweise der Krankenkassenbeiträge
  • Sozialversicherungsausweis
  • Unterlagen zur Zusatzversorgung

Als Steuerunterlagen werden angesehen:

  • Gehaltsbescheinigungen
  • Lohnbescheinigungen
  • Nachweis über vermögenswirksame Leistungen
  • Unterlagen zur Lohnsteuer

Unterlagen, welche für die Höhe des Gehaltes relevant sind, können sein:

  • Antrag auf Kindergeld
  • Antrag auf Sozialzuschlag
  • Geburtsurkunden der Kinder
  • Heiratsurkunde
  • Sterbeurkunde des Ehepartners

Vertragsbezogene Unterlagen können sein:

Abmahnungen

Wird ein Arbeitnehmer seitens des Arbeitgebers schriftlich abgemahnt, so wird diese Abmahnung seiner Personalakte beigefügt. Doch dies bedeutet nicht, dass sie dort für immer und ewig verbleiben muss, sofern es sich nicht um schwere arbeitsrechtliche Verstöße handelt: zwar gibt es keine gesetzliche Regelung bezüglich der Aufbewahrungsfrist der Abmahnungen, aber in der Regel werden diese nach zwei Jahren wieder entfernt.

Sollte ein Arbeitnehmer der Auffassung sein, dass die gegen ihn ausgesprochene Abmahnung ungerechtfertigt ist, so kann er von seinem Arbeitgeber gemäß § 83 Abs. 2 BetrVG verlangen, eine Gegendarstellung zu der Abmahnung zu erstellen und diese zusammen mit der Abmahnung in der Personalakte aufzubewahren.

Des Weiteren hat der Arbeitnehmer das Recht, zu kontrollieren, ob dies auch tatsächlich geschehen ist. Ist dies nicht der Fall, kann er rechtliche Schritte gegen seinen Arbeitgeber einleiten – allerdings sollte ein solcher Schritt sehr gut durchdacht sein, denn in der Praxis ist ein Rechtsstreit gegen einen Arbeitgeber nicht besonders förderlich für ein gutes Arbeitsverhältnis. Davon abgesehen, wird die Abmahnung – gerechtfertigt oder nicht – ja sowieso nach einiger Zeit aus der Personalakte entfernt.

Einsicht in die Personalakte 

Gemäß § 83 Abs. 1 BetrVG hat jeder Arbeitnehmer jederzeit das Recht, Einsicht in seine Personalakte zu erhalten. Sollte er dies wünschen, darf dabei auch ein Mitglied des Betriebsrates anwesend sein, das über den Inhalt der Akte Stillschweigen zu bewahren hat. Auch hat der Arbeitnehmer gemäß § 83 Abs. 2 das Recht, eigene Erklärungen bezüglich seiner Personalakte dieser hinzuzufügen.

Bei dem Recht auf Einsicht ist es vollkommen unerheblich, ob die Personalakten in elektronischer oder Papierform geführt werden. Bei Akten in elektronischer Form müssen die dortigen Angaben entschlüsselt und für den Arbeitnehmer klar verständlich einzusehen sein.

Des Weiteren darf jeder Arbeitnehmer Auszüge und Fotokopien seiner Personalakte anfertigen.

Das Recht eines Arbeitnehmers auf Einsicht in seine Personalakte endet im Übrigen nicht mit der Beendigung seines Arbeitsverhältnisses; dieser Anspruch besteht weiterhin [BArbG, 16.11.2010, 9 AZR 573/09]. Mit diesem Urteil hob das Bundesarbeitsgericht das Urteil der Vorinstanz auf, nach welchem ein Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Einsicht in seine Personalakte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat [LArbG München, 14.01.2009, 11 Sa 460/08].




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Nachrichten zu Personalakte

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Entscheidungen zum Begriff Personalakte

  • BildOLG-HAMM, 01.06.2005, 1 Vollz (Ws 75/05)
    Zum (verneinten) Einsichtsrecht des Strafgefangenen in seine Personalakte.
  • BildHAMBURGISCHES-OVG, 08.03.2007, 1 Bs 26/07
    Personalärztliche Gutachten, die eine Entscheidung über die Versetzung in den Ruhestand vorbereiten, sind Bestandteil der Personalakte.
  • BildVG-HANNOVER, 12.02.2010, 2 A 5587/08
    Ein Beamter, der auf der Grundlage des Transsexuellengesetzes seinen Vornamen geändert hat, kann nicht verlangen, dass die Personalakte umgeschrieben wird und die in der Personalakte enthaltenen Urkunden an die Namensänderung angepasst werden.
  • BildBAG, 18.11.2008, 9 AZR 865/07
    Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Entfernung einer dienstlichen Beurteilung aus seiner Personalakte, wenn sich ein Fehler im Beurteilungsverfahren auf das Beurteilungsergebnis auswirken kann.
  • BildLAG-MUENCHEN, 08.11.2006, 11 Ta 340/06
    Der Streitwert einer auf Widerruf und Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte gerichteten Klage ist mit einem Gesamtbetrag von einem Monatsbezug zutreffend bewertet.
  • BildLAG-KOELN, 20.02.2006, 14 (5) Sa 1401/05
    Es besteht kein Anspruch darauf, den Tatsachen entsprechende Besprechungsniederschriften, die keine Rügen von Fehlverhalten des Arbeitnehmers enthalten, aus der Personalakte entfernen zu lassen.
  • BildLAG-MUENCHEN, 28.01.2009, 11 Sa 539/08
    Die Entscheidung befasst sich mit einem behaupteten Anspruch eines Arbeitnehmers auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte sowie auf Widerruf derselben.
  • BildHESSISCHES-LAG, 09.07.2009, 9/10 Ta 25/09
    Erfolglose Beschwerde bezüglich der Verfahrensart (Beschlussverfahren) wegen des Antrages eines Mitglieds der Gruppenvertretung auf Entfernung einer (in der Sache personalvertretungsrechtlichen) Abmahnung aus der Personalakte.
  • BildLAG-HAMM, 18.02.2009, 2 Sa 1083/08
    Für die Klage des Arbeitgebers auf Feststellung, nicht zur Entfernung einer vom Arbeitnehmer beanstandeten Abmahnung aus der Personalakte verpflichtet zu sein, besteht kein Rechtsschutzbedürfnis.
  • BildLAG-HAMM, 22.10.2009, 14 Ta 85/09
    Führt der Arbeitnehmer gegen seinen Arbeitgeber einen Kündigungsschutzprozess, ist es grundsätzlich mutwillig im Sinne des § 114 ZPO, wenn er daneben die Entfernung einer oder mehrerer Abmahnungen aus der Personalakte begehrt.

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Bisherige Kommentare zum Begriff (1)

ariena  (08.09.2016 17:41 Uhr):
Wenn man gekündigt (Bundesbehörde) wurde vor über 13 Jahren, welche Daten sind noch in der Personalakte vorhanden.



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