Notarielle & amtliche Beglaubigung / Legislation: Definition, Erklärung und Bedeutung

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Erklärung zum Begriff Beglaubigung

Die Beglaubigung spielt insbesondere im Zivilrecht und im (besonderen) Verwaltungsrecht eine große Rolle. Sie bezeugt die Echtheit einer Unterschrift oder eines Handzeichens. Im internationalen Rechtsverkehr wird eine solche Beglaubigung auch Legalisation genannt.

I. Die öffentliche Beglaubigung, § 129 BGB

Das Bürgerliche Gesetzbuch regelt die öffentliche Beglaubigung in § 129 BGB:

(1) Ist durch Gesetz für eine Erklärung öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben, so muss die Erklärung schriftlich abgefasst und die Unterschrift des Erklärenden von einem Notar beglaubigt werden. Wird die Erklärung von dem Aussteller mittels Handzeichens unterzeichnet, so ist die im § 126 Abs. 1 vorgeschriebene Beglaubigung des Handzeichens erforderlich und genügend.

(2) Die öffentliche Beglaubigung wird durch die notarielle Beurkundung der Erklärung ersetzt.

Mit einer öffentlichen Beglaubigung wird demnach also nur die Unterschrift beziehungsweise das Handzeichen beglaubigt, nicht aber die Urkunde (vgl. auch BGH 37, 86), denn für diese genügt § 126 BGB.

Die Form der öffentlichen Beglaubigung richtet sich nach den §§ 39, 40 BeurkG [Beurkundungsgesetz]. Danach ergibt sich auch, dass bei einer Unterschrift eines Vertreters, der im Namen des Vertretenen gehandelt hat, der Beglaubigungsvermerk auch die Person des Vertreters bezeichnen muss.

Zuständig für die öffentliche Beglaubigung ist in der Regel der Notar gem. § 56 Abs. 4 BeurkG. Etwas anderes kann sich jedoch ausnahmsweise aus Landesrecht ergeben. So sind zum Beispiel in Hessen auch die Ortsgerichtsvorsteher, in Baden-Württemberg die Ratsschreiber sowie in Rheinland-Pfalz die Ortsbürgermeister und Gemeindeverwaltungen für Unterschriftsbeglaubigungen bestellt. In Betreuungssachen ist gem. § 6 BtBG [Betreuungsbehördengesetz] hingegen die Betreuungsbehörde für Beglaubigungen von Unterschriften oder Handzeichen unter Vorsorgevollmachten und Betreuungsverfügungen zuständig.

Die öffentliche Beglaubigung kann jedoch auch ersetzt werden. Nach § 129 Abs. 2 BGB etwa durch die notarielle Beurkundung der Erklärung. Daneben ist ein Ersatz der öffentlichen Beglaubigung auch möglich durch protokollierten Prozessvergleich gem. § 127a BGB, gerichtlichem Vergleich gem. § 127a BGB oder durch Schiedsspruch mit vereinbartem Inhalt gem. § 1053 Abs. 3 ZPO [Zivilprozessordnung], nicht aber bei einem Anwaltsvergleich gem. §§ 796a-c ZPO und auch nicht durch Schriftform oder elektronischer Form gem. § 126, da „weniger“.

Gebraucht wird die öffentliche Beglaubigung beispielsweise gem. § 1945 Abs. 1 BGB bei der Ausschlagung einer Erbschaft.

 

II. Die amtliche Beglaubigung, §§ 33 und 34 VwVfG

Das Verwaltungsverfahrensgesetz regelt die amtliche Beglaubigung in §§ 33 und 34 VwVfG:

§ 33 VwVfG: Beglaubigung von Dokumenten
(1) Jede Behörde ist befugt, Abschriften von Urkunden, die sie selbst ausgestellt hat, zu beglaubigen. Darüber hinaus sind die von der Bundesregierung durch Rechtsverordnung bestimmten Behörden im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 und die nach Landesrecht zuständigen Behörden befugt, Abschriften zu beglaubigen, wenn die Urschrift von einer Behörde ausgestellt ist oder die Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird, sofern nicht durch Rechtsvorschrift die Erteilung beglaubigter Abschriften aus amtlichen Registern und Archiven anderen Behörden ausschließlich vorbehalten ist; die Rechtsverordnung bedarf nicht der Zustimmung des Bundesrates.

(2) Abschriften dürfen nicht beglaubigt werden, wenn Umstände zu der Annahme berechtigen, dass der ursprüngliche Inhalt des Schriftstücks, dessen Abschrift beglaubigt werden soll, geändert worden ist, insbesondere wenn dieses Schriftstück Lücken, Durchstreichungen, Einschaltungen, Änderungen, unleserliche Wörter, Zahlen oder Zeichen, Spuren der Beseitigung von Wörtern, Zahlen und Zeichen enthält oder wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstücks aufgehoben ist.

(3) Eine Abschrift wird beglaubigt durch einen Beglaubigungsvermerk, der unter die Abschrift zu setzen ist. Der Vermerk muss enthalten
1.   die genaue Bezeichnung des Schriftstücks, dessen Abschrift beglaubigt wird,
2.   die Feststellung, dass die beglaubigte Abschrift mit dem vorgelegten Schriftstück übereinstimmt,
3.   den Hinweis, dass die beglaubigte Abschrift nur zur Vorlage bei der angegebenen Behörde erteilt wird, wenn die Urschrift nicht von einer Behörde ausgestellt worden ist,
4.   den Ort und den Tag der Beglaubigung, die Unterschrift des für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten und das Dienstsiegel.

(4) Die Absätze 1 bis 3 gelten entsprechend für die Beglaubigung von
1.   Ablichtungen, Lichtdrucken und ähnlichen in technischen Verfahren hergestellten Vervielfältigungen,
2.   auf fototechnischem Wege von Schriftstücken hergestellten Negativen, die bei einer Behörde aufbewahrt werden,
3.   Ausdrucken elektronischer Dokumente,
4.   elektronischen Dokumenten,
          a)   die zur Abbildung eines Schriftstücks hergestellt wurden,
          b)   die ein anderes technisches Format als das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbundene Ausgangsdokument erhalten haben.

(5) Der Beglaubigungsvermerk muss zusätzlich zu den Angaben nach Absatz 3 Satz 2 bei der Beglaubigung
1.   des Ausdrucks eines elektronischen Dokuments, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbunden ist, die Feststellungen enthalten,
          a)   wen die Signaturprüfung als Inhaber der Signatur ausweist,
          b)   welchen Zeitpunkt die Signaturprüfung für die Anbringung der Signatur ausweist und
          c)   welche Zertifikate mit welchen Daten dieser Signatur zugrunde lagen;
2.   eines elektronischen Dokuments den Namen des für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten und die Bezeichnung der Behörde, die die Beglaubigung vornimmt, enthalten; die Unterschrift des für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten und das Dienstsiegel nach Absatz 3 Satz 2
Nr. 4 werden durch eine dauerhaft überprüfbare qualifizierte elektronische Signatur ersetzt.
Wird ein elektronisches Dokument, das ein anderes technisches Format als das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbundene Ausgangsdokument erhalten hat, nach Satz 1 Nr. 2 beglaubigt, muss der Beglaubigungsvermerk zusätzlich die Feststellungen nach Satz 1 Nr. 1 für das Ausgangsdokument enthalten.

(6) Die nach Absatz 4 hergestellten Dokumente stehen, sofern sie beglaubigt sind, beglaubigten Abschriften gleich.

(7) Jede Behörde soll von Urkunden, die sie selbst ausgestellt hat, auf Verlangen ein elektronisches Dokument nach Absatz 4 Nummer 4 Buchstabe a oder eine elektronische Abschrift fertigen und beglaubigen.

 

§ 34 VwVfG: Beglaubigung von Unterschriften
(1) Die von der Bundesregierung durch Rechtsverordnung bestimmten Behörden im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 und die nach Landesrecht zuständigen Behörden sind befugt, Unterschriften zu beglaubigen, wenn das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei einer Behörde oder bei einer sonstigen Stelle, der auf Grund einer Rechtsvorschrift das unterzeichnete Schriftstück vorzulegen ist, benötigt wird. Dies gilt nicht für
1.   Unterschriften ohne zugehörigen Text,
2.   Unterschriften, die der öffentlichen Beglaubigung (§ 129 des Bürgerlichen Gesetzbuchs) bedürfen.

(2) Eine Unterschrift soll nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart des beglaubigenden Bediensteten vollzogen oder anerkannt wird.

(3) Der Beglaubigungsvermerk ist unmittelbar bei der Unterschrift, die beglaubigt werden soll, anzubringen. Er muss enthalten
1.   die Bestätigung, dass die Unterschrift echt ist,
2.   die genaue Bezeichnung desjenigen, dessen Unterschrift beglaubigt wird, sowie die Angabe, ob sich der für die Beglaubigung zuständige Bedienstete Gewissheit über diese Person verschafft hat und ob die Unterschrift in seiner Gegenwart vollzogen oder anerkannt worden ist,
3.   den Hinweis, dass die Beglaubigung nur zur Vorlage bei der angegebenen Behörde oder Stelle bestimmt ist,
4.   den Ort und den Tag der Beglaubigung, die Unterschrift des für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten und das Dienstsiegel.

(4) Die Absätze 1 bis 3 gelten für die Beglaubigung von Handzeichen entsprechend.

(5) Die Rechtsverordnungen nach Absatz 1 und 4 bedürfen nicht der Zustimmung des Bundesrates.

Die §§ 33, 34 VwVfG dienen der Sicherheit im Rechtsverkehr und sind deshalb nicht nur innerhalb eines Verwaltungsverfahrens anwendbar, sondern gelten überall dort, wo eine amtliche Beglaubigung verlangt wird. Sie bieten allerdings eine Regelungen über das genuine Verwaltungsverfahren, das heißt über die konkrete Durchführung des Verfahrens. Hierzu sind die entsprechenden Landesgesetze heranzuziehen, die auch [im Wesentlichen gleich formulierte] Parallelbestimmungen zu den §§ 33, 34 VwVfG kennen. Im Sozialrecht finden sich Parallelbestimmungen hingegen in den §§ 29, 30 SGB X [Zehntes Sozialgesetzbuch].


In der Regel sind die folgenden Personen zur Beglaubigung berechtigt (sog. Urkundspersonen):
     -   Amtspersonen, die das Dokument ausgestellt haben bzw. bei denen es verwahrt wird
     -   Notare
     -   sonstige Urkundspersonen (z.B. Urkundsperson des Jugendamtes, vgl. § 59 SGB VIII)
     -   Gemeindesekretäre oder vom Bürgermeister beauftragte Beamte oder Angestellte
     -   Gemeindebüros staatlaatlich anerkannter Kirchen


Zum groben Ablauf:

1.   Der Bürger, der beispielsweise einer öffentlichen Verwaltung oder einem Anbieter von öffentlichen Diensten eine beglaubigte Kopie eines Dokumentes vorlegen muss, muss mit dem Original zu einer der zuständigen Behörden.

2.  Dort kann jeder öffentlich Bedienstete, der dazu ermächtigt ist, die Dokumente entgegen zu nehmen, die Beglaubigung der Kopie vornehmen. Dies erfolgt i.S.d. § 33 Abs. 3 VwVfG indem er einen Beglaubigungsvermerk unter die Abschrift setzt (vgl. dazu und zum Inhalt auch oben im Gesetzestext).

3. Bei mehrseitigen Dokumenten genügt es grundsätzlich, wenn nur eine Seite mit dem Beglaubigungsvermerk und der Unterschrift versehen ist. In diesen Fällen müssen jedoch alle Blätter des Dokuments aufgefächert übereinandergelegt, geheftet und so gesiegelt werden, damit auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegelabdrucks erscheint.


Aber Achtung:

Es handelt sich um einen weit verbreiteten Irrtum, dass geglaubt wird, eine Beglaubigung einer Kopie bescheinige zugleich die Echtheit oder Gültigkeit der Vorlage. Dem ist nämlich gerade nicht so. Mit der Beglaubigung wird lediglich öffentlich bestätigt, dass eine Abschrift inhaltlich mit der Vorlage (Urschrift) identisch ist.



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Häufige Rechtsfragen zum Thema

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    Hallo,angenommen in einer Teilungserklärung stünde, dass der Verwalter einer Veräußerung des Wohneigentums (dem Verkauf einer Wohnung) zustimmen muss, muss eine solche Zustimmung des Verwalters notariell beglaubigt werden.Wie ist dazu die aktuelle Rechtslage? » weiter lesen
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    Hallo,ich würde mich sehr freuen, wenn mir jemand die Fragen (vor allem im 2. Absatz) beantworten kann.Wenn man einen Erbvertrag einen Tag nach Vertragsabschluss unterzeichnet, ist- dann eine Beglaubigung der Unterschrift nötig?- dies gleichbedeutend mit der Nachgenehmigung einer Urkunde?- gilt für die Berechnung der Gebühren 50% des... » weiter lesen
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    Hey Leute. Ich hab mich hier angemeldet weil ich mal ne Frage hätte, zu der ich leider im Internet noch keine Antwort gefunden hab und dachte, dieses Forum wäre dafür passend. ^^ Hoffe ich habs in die richtige Rubrik geschrieben, ansonsten einfach verschieben.Für eine Ausbildung braucht Person A eine beglaubigte Kopie seines... » weiter lesen
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    Hallo Leute, ich sitze ein einer Aufgabe und bin mir nicht ganz sicher... 1. Welches Rechtsgeschäft bedarf zu seiner Wirksamkeit der öffentlichen Beglaubigung ? a) Die Abgabe einer Bürgschaftserklärung durch einen Nichtkaufmann b) Die Abgabe einer Bürgschaftserklärung durch einen Kaufmann c) Die schriftliche Anmeldung zum... » weiter lesen
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