Aktenvernichter im Büro - Welche Sicherheitsstufen braucht man zum Datenschutz bei der Aktenvernichtung?

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Erklärung zum Begriff Aktenvernichter

Aktenvernichter mit Sicherheitsstufe 5 (© Juraforum)
Aktenvernichter mit Sicherheitsstufe 5 (© Juraforum)

Am 25. Mai 2018 tritt in allen EU-Staaten die neue, einheitliche Datenschutz-Grundverordnung in Kraft. Diese beinhaltet zum Teil deutlich strengere Regelungen als ihre Vorgängerin. Deutsche Unternehmen müssen sich also auf einige Änderungen einstellen.

Dabei kann es auch erforderlich werden, neue Aktenvernichter zu besorgen und die Vorgehensweisen bei der Vernichtung von Akten und Dokumenten zu überarbeiten. Worauf Sie achten müssen und welche Änderungen auf Sie zukommen, erfahren Sie im folgenden Artikel.

Wer benötigt einen Aktenvernichter?

Das Recht auf Datenschutz ist bereits im Grundgesetz verankert. Zum Schutz des Rechts eines jeden Bürgers zur selbstständigen Bestimmung über die eigenen Daten wurde im Jahr 1983 das "Recht auf informationelle Selbstbestimmung" geschaffen.

Das Buch, in dem die grundlegenden Regelungen zum Datenschutz in Deutschland festgelegt sind, nennt sich Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Dabei handelt es sich um ein bundesweites Gesetz. Im Umkehrschluss lässt sich also feststellen, dass jeder, der aus persönlichen oder beruflichen Gründen mit fremden Daten zu tun hat, zu deren Schutz im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes verpflichtet ist.

Betroffen sind davon nahezu alle deutschen Unternehmen und auch zahlreiche Privatpersonen. Der sachgemäße Umgang mit zu vernichtenden Akten ist dagegen in der sogenannten Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) festgelegt. Wer aufgrund seiner Tätigkeit Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes zu befolgen hat, muss auch die ordnungsgemäße Entsorgung von entsprechenden Datensätzen im Sinne der Datenschutzgrundverordnung gewährleisten. Entsprechende Unternehmen und Personen benötigen also einen Aktenvernichter, die die gesetzlichen Ansprüche erfüllen.

Für wen ist ein Aktenvernichter wichtig?

Auch unabhängig von den gesetzlichen Regelungen sollte es für ein professionelles Unternehmen selbstverständlich sein, persönliche Daten vertraulich zu behandeln. Die Datenschutzauflagen müssen von jedem deutschen Unternehmen berücksichtigt werden. Auf einen entsprechenden Aktenvernichter für das Büro kann insofern nicht verzichtet werden. Die Mitarbeiter müssen also dafür sorgen, dass Dritte nicht in den Besitz von personenbezogenen Daten gelangen können.

Geschäftliche Dokumente und geheime Schriftstücke sollten aber auch im Interesse des Unternehmens nicht im Papierkorb entsorgt werden. Es wäre schließlich ungünstig, wenn ein konkurrierendes Unternehmen aufgrund einer solch fahrlässigen Handlungsweise Kenntnis von betriebsinternen Geheimnissen erlangen würde.


Auch für private Haushalte kann ein Aktenvernichter von Vorteil sein. Er dient dabei selbstverständlich dem Schutz von privaten Daten und persönlichen Geschäftsbeziehungen. Zu vernichtende Dokumente können beispielsweise Bescheide von der Krankenversicherung oder Schriftstücke von der Bank sein. Solch sensible Informationen möchte niemand in fremden Händen wissen. Statt vertrauliche Unterlagen in den Papierkorb zu werfen, empfiehlt es sich also, sie in einem Shredder zu zerkleinern. Auf diese Weise werden sie unkenntlich gemacht und fremde Personen können nicht ohne weiteres Kenntnis von vertraulichen Informationen erlangen.

Anwaltstipp:
Private Haushalte sind nur eingeschränkt zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen verpflichtet. Daher müssen deren Anforderungen an entsprechende Shredder nicht allzu hoch sein. Eine günstige und durchaus ausreichende Variante für den Heimbedarf sind Aktenvernichter-Aufsätze für den Mülleimer.

Welche Hersteller gibt es?

Es gibt zahlreiche Unternehmen, die sich der Entwicklung und Produktion von Aktenvernichtern verschrieben haben. Aufgrund der strengen Bestimmungen sollten deutsche Unternehmen auf Produkte von ausgewählten Herstellern zurückgreifen. Einige Unternehmen bieten auch schon die ersten Shredder an, die den Regelungen der am 25. Mai 2018 in Kraft tretenden EU-Datenschutzgrundverordnung gerecht werden. Hier stellen wir vier der wichtigsten Hersteller von Aktenvernichtern vor und beleuchten dabei ihre Geschichte, ihre Herkunft und ihre wichtigsten Produkte.

Rexel

Die Rexel S.A. (steht für Société Anonyme: Eine Form der Aktiengesellschaft nach französischem Recht) ist ein französischer Hersteller von diversen, elektronischen Geräten. Vertrieben werden außerdem Elektroinstallationsmaterial und elektrische Komponenten. Die Aktien des umsatzstarken Unternehmens sind an der Euronext, einer Mehrländerbörse mit Sitz in Amsterdam, notiert. Rexel beschäftigte im Jahr 2016 über 27.000 Mitarbeiter an 2.100 Standorten in 37 Ländern. Zur selben Zeit konnte ein Umsatz von 13,2 Mrd. Euro erwirtschaftet werden.


Gegründet wurde Rexel im Jahr 1967. Damals beschränkte das Unternehmen unter dem Namen Compagnie de Distribution de Matériel Electrique seinen Tätigkeitsbereich noch auf Frankreich. Die Expansion ins Ausland begann Anfang der 80er Jahre. Der große Umschwung folgte im Jahr 1990. Damals übernahm Kering, das damals unter Pinault und zwischenzeitlich als PPR S.A. bekannt war, die CDME und benannte das Unternehmen drei Jahre später in seinen heutigen Namen Rexel um. Als der Elektronikhersteller an Bedeutung gewann, schickte sich im Jahr 2005 ein Private-Equity-Investorenkonsortium, das aus Clayton, Dubilier & Rice, Eurazeo und Merrill Lynch Global Private Equity bestand, an, das Unternehmen aufzukaufen. Drei Jahre später folgte die nächste Übernahme durch die Hagemeyer Gruppe aus Holland, die bis heute die Mehrheit der Aktien hält.


Die von Rexel angebotenen Aktenvernichter zeichnen sich durch ihr kompaktes und schlichtes Design aus. Zum Sortiment des Unternehmens gehören Schredder aus den verschiedensten Preisklassen. Es werden zudem Geräte für alle gängigen Sicherheitsstufen angeboten. Die Produktreihe "SOHO" ist dank seiner speziellen Bauweise für kleine Büros und für den Heimbedarf geeignet. Die "Mercury"-Reihe zeichnet sich dagegen durch seine Anti-Papierstautechnologie aus und sorgt damit für einen reibungslosen und schnellen Ablauf. Moderne Geräte der "Auto+"-Generation unterstützen außerdem die sogenannte Auto+ SmarTech, die es dem Benutzer ermöglicht, die Vorgänge bei der Vernichtung von Akten über eine Smartphone-App zu automatisieren.

Unser Kauf-Tipp: Rexel REM820 Aktenvernichter Mikroschnitt (Sicherheitsstufe, P-5)

Ideal

Bei Ideal handelt es sich um einen rein deutschen Hersteller von Aktenvernichtern. Das Unternehmen zählt über 350 Mitarbeiter und gehört damit zu den größten Branchenvertretern aus Deutschland. Neben Schreddern vertreibt Ideal noch Papierschneidemaschinen für die verschiedensten Anwendungsbereiche. Andere Geräte werden nicht hergestellt. Nach eigenen Angaben gehört das Unternehmen im Vertrieb von Stapelschneidern und Aktenvernichtern zum Kreis der weltweiten Marktführer. Ideal erreicht bei der Herstellung seiner Produkte außerdem eine Fertigungstiefe von etwa 90 Prozent, was ein Merkmal für hohe Qualität darstellt. Der Firmensitz befindet sich am Rande der Schwäbischen Alb in der Stadt Balingen. Dort findet zudem der komplette Produktionsbetrieb statt.


Gegründet wurde Ideal am 01. Juli 1951 von Wilhelm Krug und Ludwig Priester. Die beiden Mechaniker verschrieben sich damals zunächst der Reparatur und der Herstellung von Büromaschinen. Schon früh legte man den Grundstein für spätere Exportgeschäfte und präsentierte die eigenen Produkte beispielsweise auf der Hannover Messe. Zwei Jahre nach der Firmengründung zog das Unternehmen bereits in das erste eigene Gebäude, wo man auch schon mit der Fertigung der ersten Papierschneidemaschinen begann. Die ersten Stapelschneider stellte Ideal im Jahr 1958 her, nachdem das Firmengebäude zwei Jahre zuvor merklich vergrößert wurde.

Während der weltweite Vertrieb von Schneidemaschinen bereits boomte, konnte Ideal im Jahr 1959 einen weiteren Erfolg verbuchen: Die Herstellung der ersten Aktenvernichter für den amerikanischen Markt. Der wachsende Umsatz und die steigende Auftragsdichte machten sich bemerkbar, sodass man im Jahr 1966 2.000 Quadratmeter zusätzlicher Produktionsfläche in Form eines Neubaus schuf. Bereits 1998 konnte sich Ideal aufgrund eines Umsatzes von über 100 Millionen D-Mark als weltweiten Marktführer für die Herstellung von Aktenvernichtern bezeichnen.
Das Unternehmen stellt verschiedenste Aktenvernichter in unterschiedlichen Größen her.

So sind einige Produkte für den Betrieb direkt am Schreibtisch entwickelt worden. Durch ihre kompakten Maße können diese Schredder platzsparend verstaut werden. Trotz ihrer geringen Größe ist ihre Leistungsfähigkeit groß genug, um schnell und effizient Unterlagen mehrerer Mitarbeiter eines kleinen Gemeinschaftsbüros zu vernichten. Doch auch größere Aktenvernichter gehören zum Sortiment von Ideal. Einige Produkte sind sogar auf den Gebrauch in Großraumbüros oder ganzen Büroetagen ausgelegt. Diese Modelle haben zwar grundsätzlich einen großen Umfang, sind dafür aber in der Lage, schnell und effektiv zahlreiche Akten zu vernichten - auch wenn mehrere Personen das Gerät bedienen.

Pelikan

Auch die Pelikan Holding AG gehört zu den Vertreibern von Aktenvernichtern. Das Unternehmen - weltweit für seine Füllfederhalter bekannt - wurde bereits im Jahr 1838 als Fabrik für Schreibtinte und Künstlerfarben gegründet. Auch wenn die Gründung auf eine deutsche Stadt zurückgeht, befindet sich der Firmensitz zum aktuellen Zeitpunkt in Schindellegi. Mittlerweile gehört Pelikan zu den größten Firmen der Schweiz. So verzeichnete man im Jahr 2014 beispielsweise einen Umsatz in Höhe von 285,8 Schweizer Franken.
Für die Produktion von Aktenvernichtern sind allerdings die Geha-Werke in Hannover zuständig. Diese wurden im Jahr 1990 als Mitbewerber von Pelikan übernommen und sind seither mit der Fertigung verschiedener Büroartikel und weiterer Produkte beschäftigt. Geha wurde im Jahr 1918 von den Brüdern Heinrich und Conrad Hartmann gegründet. Zu Beginn beschäftigte sich das Unternehmen mit dem Handel und Versand von Büroartikeln.

Die eigenständige Produktion von Waren wurde erst später Bestandteil von Geha. Als dies jedoch geschah, erlebte man einen rasanten Aufschwung. Die Firmenentwicklung ging rasch voran und die Mitarbeiterzahl stieg stetig. So beschäftigte das Unternehmen im Jahr 1925 bereits 200 Mitarbeiter. Nur elf Jahre später verdoppelte sich diese Zahl beinahe. Noch vor Beginn des Zweiten Weltkriegs galt Geha als einer der namhaftesten Hersteller von Büroartikeln in Deutschland. Dementsprechend nutzte man die Werke des Unternehmens ab 1943 für Rüstungszulieferungen als Folge der Kriegsökonomie. Nach dem Krieg wurde die Produktion einige Jahre eingestellt, da das Firmengelände von den britischen Besatzern anderweitig genutzt wurde. So wurde der ursprüngliche Betrieb erst im Jahr 1949 wieder gestartet.

Anfang der 1970er Jahre erlebte Geha seinen Höhepunkt, als ein drittes Werk eröffnet wurde. Damals beschäftigte man über einen kurzen Zeitraum sogar 2.500 Mitarbeiter. Die Produktion von Aktenvernichtern startete im Jahr 1982. Damit ist Geha bis heute - seit 1990 im Namen von Pelikan - beschäftigt.
Auch Geha hat sich auf die Produktion verschiedener Aktenvernichter für die unterschiedlichsten Einsatzbereiche spezialisiert. Grundsätzlich teilt man die Produkte des Unternehmens in zwei Serien ein: "Home & Office" und "Office". Erstere beinhaltet Modelle, die vorwiegend für den Heimgebrauch und für Privatpersonen konzipiert sind. Entsprechende Schredder zeichnen sich durch platzsparende Größen und geringe Preise aus.

Die Qualitäts- und Sicherheitsansprüche sind dabei allerdings nicht so hoch, wie es bei professionellen Aktenvernichtern der Fall ist. Letztere Serie fasst Produkte zusammen, die für professionelle Einsatzzwecke gedacht sind. Entsprechende Schredder kommen also in großen Büros und Büroetagen zum Einsatz. Sie erfüllen höchste Sicherheitsansprüche und glänzen mit hoher Leistungsfähigkeit.

Fellowes

Das amerikanische Unternehmen Fellowes ist der letzte der hier vorgestellten Hersteller von Aktenvernichtern. Der Firmensitz befindet sich in Itasca im US-amerikanischen Bundesstaat Illinois. Neben Aktenvernichtern stellt das Unternehmen Dokumentenaufbewahrungssysteme, Laminiergeräte und andere Büromaschinen her. Fellowes beschäftigt mittlerweile 2.700 Mitarbeiter und ist in vierzehn Ländern vertreten. Auch in Deutschland befindet sich eine Niederlassung. Deren Sitz befindet sich in Garbsen, einer selbstständigen Gemeinde in Niedersachsen.


Das Unternehmen wurde im Jahr 1917 von Harry L. Fellowes unter dem Namen Bankers Box Company gegründet. Namensgebend war damals die sogenannte Bankers Box. Dabei handelt es sich um das erste Dokumentenaufbewahrungsprodukt. Grund dafür war, dass sich die Firma zunächst auf die Produktion solcher Artikel beschränkte. Firmenintern hält sich die Legende, Fellowes hätte das Unternehmen für nur 50 US-Dollar von einem Bekannten gekauft. Die ersten großen Fortschritte konnte das Unternehmen verzeichnen, als in den USA eine einheitliche Einkommenssteuer eingeführt wurde. Diese Änderung führte dazu, dass immer mehr Kunden nach einer Möglichkeit zur sicheren Aufbewahrung von Dokumenten suchten.


Im Jahr 1983, als James Fellowes, der Enkel des Gründers, die Firmenleitung übernahm, wurde das Unternehmen in Fellowes Manufacturing umbenannt. Dies war eine Reaktion auf das breitere Produktangebot, das sich im Lauf der Jahre entwickelt hatte. Im weiteren Verlauf der 1980er Jahre verschrieb sich Fellowes der Vereinfachung des Büroalltags im Sinne des Informationszeitalters. Innovative Produkte halfen bei der vereinfachten Gestaltung von Büroarbeitsplätzen.


Bei der Entwicklung von Aktenvernichtern achtet man bei Fellowes auf große Vielfalt und ein breitgefächertes Angebot. So werden die angebotenen Artikel in zahlreiche Kategorien unterteilt. Unter dem Namen "persönliche Aktenvernichter" werden Schredder für Einzelpersonen im Privatbereich vertrieben. Entsprechende Produkte sind meist preisgünstig und platzsparend. Für den Home-Office-Bereich und für kleine Büros sind die Aktenvernichter der gleichnamigen Kategorie gedacht. Im Vergleich zu den persönlichen Aktenvernichtern sind diese Schredder meist etwas teurer und im Gegenzug dafür leistungsfähiger.

Auch große Geräte für viele Mitarbeiter sind im Sortiment von Fellowes vorhanden. Diese sind in der Lage innerhalb kürzester Zeit eine Vielzahl vertraulicher Dokumente zu vernichten und können von mehreren Personen gleichzeitig betrieben werden. Als Spezial-Produkt gelten die High-Security Aktenvernichter. Diese sind mit modernen Technologien ausgestattet und werden selbst den höchsten Sicherheitsansprüchen gerecht.

Rexel-Aktenvernichter mit Sicherheitstufe 5 für hoch zu schützende Daten als Video

Das Video zeigt unseren Rexel REM820 Aktenvernichter Mikroschnitt (Sicherheitsstufe, P-5).

JuraForum-Tipp:
Die verschiedenen Hersteller zeichnen sich durch individuelle Vorzüge aus. Allerdings bietet jedes der genannten Unternehmen verschiedene Produkte für unterschiedliche Verwendungszwecke an. Wenn Sie auf der Suche nach einem Aktenvernichter für den Heimbedarf sind, sollten Sie die einzelnen Schredder miteinander vergleichen und abwägen, welche Lösung für Ihre Ansprüche die preiswerteste ist.

Sind Sie dagegen auf der Suche nach mehreren Geräten für große Büros, empfiehlt es sich, wenn Sie sich von den verschiedenen Anbietern beraten und ein Angebot machen lassen. Unter Umständen erfüllt ein bestimmtes Unternehmen Ihre Bedürfnisse am besten. Zudem ist es gut möglich, dass Sie aufgrund einer großen Bestellmenge von einem Rabatt profitieren können.

Die Funktionsweise eines Aktenvernichters

Aktenvernichter werden bereits seit vielen Jahrzehnten produziert. Im Lauf der Zeit wurde die Technik, die dahintersteckt, immer ausgereifter. Mittlerweile gibt es verschiedene Funktionsweisen, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Doch wie genau funktioniert ein Aktenvernichter und welche Funktionsweise ist für welchen Einsatzzweck am besten geeignet?

Grundsätzliche Funktionsweise

Moderne Aktenvernichter werden üblicherweise durch einen starken Elektromotor angetrieben. Um Papier schreddern zu können, benötigen die meisten Modelle also eine Stromverbindung. Der Verbrauch variiert dabei stark zwischen den einzelnen Aktenvernichtern und hängt in erster Linie von der Leistungsfähigkeit ab. Aus mechanischer Sicht kommen bei günstigen Geräten in der Regel Antriebe mit Zahnrädern zum Einsatz. Die einzelnen Bestandteile bestehen dabei zumeist aus Plastik, um Produktionskosten einzusparen. Bei teuren Varianten setzt man dagegen meist auf einen Kettenantrieb, da dadurch ein reibungsloserer Ablauf gewährleistet wird.

Aktenvernichter haben die Aufgabe, das Papier für die endgültige Entsorgung vorzubereiten. Um dies bewältigen zu können, sind sie grundsätzlich mit einem individuellen Schneidewerk ausgestattet. Diese Mechanik wird aktiviert, sobald ein Papier bzw. eine Akte in den dafür vorgesehenen Schlitz eingeführt wird. Je nach Modell muss der Aktenvernichter dafür im Voraus eingeschaltet werden. Es gibt jedoch auch Geräte, die automatisch in den Standby-Modus schalten und somit jederzeit bereit sind. Sobald sich keine zu vernichtenden Materialien mehr im Schneidewerk befinden, hört die Mechanik selbstständig auf zu arbeiten. Auf diese Weise findet kein unnötiger Stromverbrauch statt.

Verschiedene Schnitttypen und Sicherheitsansprüche

Während sich hochwertige und günstige Aktenvernichter grundsätzlich durch die mechanische Bau- und Funktionsweise unterscheiden, gibt es noch ein weiteres Merkmal, das für die Qualität maßgeblich ist: Der Schnitttyp. Standardmäßig kommt bei jedem Gerät der sogenannte Streifenschnitt zum Einsatz. Bei dieser Technologie werden die einzelnen Dokumente in gleichmäßige Streifen geschnitten. Je nach Sicherheitsstandard des Geräts kann es sich dabei um breitere oder eher dünne Streifen handeln. Anspruchsvolle Geräte verfügen zusätzlich über eine weitere Schneidetechnik, die eine deutlich sicherere Vernichtung gewährleistet. Dabei handelt es sich um den sogenannten Partikel- oder Kreuzschnitt.

Bei dieser Verfahrensweise zerschneidet der Schredder das Papier nicht nur in der Horizontale, sondern auch in der Vertikale. Das Ergebnis sind winzige Papierschnipsel, die kaum mehr zusammengesetzt werden können. Der Vorteil der Streifenschnitttechnik ist, dass bei der Produktion des entsprechenden Aktenvernichters viel Geld gespart wird. Somit sind solche Geräte meist zu einem geringen Preis erhältlich. Problematisch ist dabei jedoch, dass der Sicherheitsstandard oft nicht genügt, um hochsensible Dokumente zu schreddern. Diesen Nachteil gleicht der Partikel- bzw. Kreuzschnitt jedoch aus. Bei dieser Technik wird also ein deutlich höherer Sicherheitsstandard gewährleistet. Im Gegenzug dafür steigen bei entsprechenden Modellen die Produktions- und Betriebskosten.

JuraForum-Tipp:
Die hochwertigsten und sichersten Aktenvernichter arbeiten mit einem von Ketten betriebenen Antrieb und zerlegen das Papier durch einen Partikelschnitt. Wenn Sie also in einem großen Büro mit hohen Datenschutzansprüchen arbeiten, sollten Sie auf ein Gerät mit diesen Charakteristika zurückgreifen.

Wie hoch ist die Leistungsfähigkeit eines Aktenvernichters?

Die Leistungsfähigkeit der einzelnen Aktenvernichter kann stark variieren. Während einige Modelle in der Lage sind, ganze Akten innerhalb von Sekunden zu vernichten, benötigen andere Geräte für wenige Dokumente verhältnismäßig lange. Auch hinsichtlich der Materialien, die verarbeitet werden können, gibt es deutliche Unterschiede. Doch wie leistungsfähig sind moderne Geräte im Durchschnitt und was kann alles geschreddert werden?
Aktenvernichter der unteren bis mittleren Preisklasse sind grundsätzlich darauf ausgelegt, Papierstapel mit einem Gewicht von etwa 60 bis 70 Gramm zu vernichten. Wird mehr Papier eingeführt, kann dies zu Papierstau führen.

Allerdings sind auch schon Geräte der unteren Klasse in der Lage, dickere Materialien, wie Pappe oder Plastik zu schreddern. Die meisten gängigen Aktenvernichter können mit Formaten bis DIN A4 arbeiten. Hochwertige Modelle sind dagegen in der Lage CDs, DVDs und sogar Kreditkarten oder EC-Karten zu vernichten, was auch in vielen Arbeitsbereichen notwendig ist. Entsprechend große Geräte können dabei auch Formate, die über DIN A4 hinausgehen, verarbeiten, ohne dass das zu vernichtende Material im Voraus gefaltet oder zerkleinert werden muss.


Die Geschwindigkeit, mit der die verschiedenen Dokumente geschreddert werden, hängt grundsätzlich von der Größe und dem Einsatzzweck des Geräts ab. Kleine Aufsätze für den Papierkorb schaffen beispielsweise bis zu 50 Seiten pro Arbeitstag. Bei dieser Menge an geschredderten Dokumenten, muss der Auffangbehälter aber meist schon vorher geleert werden. Die Durchschnittsmodelle für einen normalgroßen Büroraum, in dem bis zu vier Personen arbeiten, vernichten pro Arbeitstag etwa 500 Blatt Papier. Bis zu 1.000 Seiten können dagegen von Aktenvernichtern für den Großraumbürobetrieb verarbeitet werden. Auch dabei müssen allerdings die Füllmengen der Auffangbehälter berücksichtigt werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

JuraForum-Tipp:
Klären Sie vor dem Kauf eines Aktenvernichters, welche Leistungsfähigkeit in Ihrem Arbeitsbereich benötigt wird. Überlegen Sie sich dazu, welche Formate die von Ihnen zu vernichtenden Dokumente grundsätzlich haben, welche Materialien verarbeitet werden sollen und von wie vielen Personen der Schredder genutzt werden soll. Lassen Sie sich anschließend von den verschiedenen Anbietern beraten, um herauszufinden, welches Gerät Ihre Ansprüche optimal erfüllt.

Verschiedene Sicherheitsstufen für Aktenvernichter

Die einzelnen Aktenvernichter unterscheiden sich nicht nur hinsichtlich der verbauten Mechanik und der Schnitttechnik, sondern bieten auch unterschiedliche Sicherheitsstandards. Um diese klassifizieren und in Kategorien einteilen zu können, wurde die sogenannte Datenträgervernichter-Norm DIN 66399 geschaffen.

Diese teilt die einzelnen Sicherheitsklassen in sieben vordefinierte Kategorien ein. Unterschiede zwischen den einzelnen Klassifizierungen zeigen sich dabei im Grad der Zerkleinerung. Jeder einzelne Aktenvernichter wird im Sinne der DIN 66399 eingestuft und muss beim Verkauf in Deutschland entsprechend gekennzeichnet werden. In der folgenden Aufzählung werden die sieben verschiedenen Sicherheitsklassen nach DIN 66399 genauer beleuchtet:

  • Sicherheitsstufe P-1: Die erste Sicherheitsklasse ist auch gleichzeitig die niedrigste. Der empfohlene Anwendungsbereich ist grundsätzlich das Home Office, da Privatpersonen meist nicht an strenge Regelungen und Datenschutzrichtlinien gebunden sind. Kommt ein Streifenschnitt zum Einsatz, dürfen die einzelnen Streifen eine maximale Breite von zwölf Millimetern nicht überschreiten. Beim Partikelschnitt muss die Teilchenfläche kleiner als 2.000 Quadratmillimeter sein.

    Beispiel: private Unterlagen
     
  • Sicherheitsstufe P-2: Auch die zweite Sicherheitsstufe bedient einen relativ geringen Sicherheitsstandard. Geräte mit dieser Klassifizierung sind ebenfalls hauptsächlich für private Haushalte geeignet, um vertrauliche Dokumente und Datenträger unkenntlich zu machen. Die Streifenbreite darf hier maximal bei sechs Millimetern, die Teilchenfläche durch Partikelschnitt bei maximal 800 Quadratmillimetern liegen.

    Beispiel: ausgedruckte E-Mails 
     
  • Sicherheitsstufe P-3: Die Aktenvernichter der dritten Sicherheitsstufe sorgen für eine verlässliche Vernichtung vertraulicher Dokumente und können in vielen Büros eingesetzt werden. Die Breite der Streifen darf hier maximal drei Millimeter betragen. Kommt der Partikelschnitt zum Einsatz ist eine maximale Teilchenfläche von 320 Millimetern erlaubt.
     
  • Beispiel: Steuerunterlagen und Umsatzdokumente
     
  • Sicherheitsstufe P-4: Ab Sicherheitsstufe Nummer vier steigen die Ansprüche und Standards rasant an. Zum Einsatz kommen entsprechende Aktenvernichter in Büros, die mit sensiblen, persönlichen Daten arbeiten. Die maximale Streifenbreite beträgt hier sechs Millimeter, während die größte Teilchenfläche beim Partikelschnitt bis zu 160 Quadratmillimeter betragen darf.

    Beispiel: personenbezogen Dokumente wie Personalakten
     
  • Sicherheitsstufe P-5: Die fünfte Sicherheitsklassifizierung beschäftigt sich mit Daten, die nach den offiziellen Vorschriften geheim zu halten sind. Daher sind die entsprechenden Standards bei der Aktenvernichtung dieser Stufe hoch angesetzt. So darf die Streifenbreite beim Streifenschnitt maximal bei zwei Millimetern liegen. Beim Einsatz der Partikelschnitttechnik liegt die höchstens erlaubte Teilchenfläche bei nur noch 30 Quadratmillimetern. Daher eigentlich diese Klasse ideal sogar für die Vernichtung von Patientenakten, personenbezogenen Daten und auch Prozessakten.

    Beispiel: Prozess- oder Patientenakten 

    Unser Kauf-Tipp bei P-5: Rexel REM820 Aktenvernichter Mikroschnitt (Sicherheitsstufe, P-5)
     
  • Sicherheitsstufe P-6: Auch die sechste Sicherheitsstufe ist auf Daten, die zwingend geheim gehalten werden müssen, ausgelegt. Zusätzlich genügt diese Klassifizierung auch den Ansprüchen der Vernichtung von Daten mit hoher Sicherheitsanforderung. Aktenvernichter, die diese Einstufung erhalten, müssen in der Lage sein, die Datenträger akribisch genau zu zerlegen. So darf die Streifenbreite maximal einen Millimeter betragen. Die größte erlaubte Teilchenfläche beim Partikelschnitt beträgt auf Sicherheitsstufe 6 zehn Quadratmillimeter.

    Beispiel: Baupläne und Zeichungen, Alarmpläne
  • Sicherheitsstufe P-7: Die höchste Sicherheitsstufe ist für die Vernichtung von streng geheimen Dokumenten und Datenträgern geeignet. Genau wie bei der nächstniedrigeren Stufe beträgt die maximale Streifenbreite beim Streifenschnitt einen Millimeter. Die maximale Teilchenfläche fällt dagegen geringer aus und beträgt fünf Quadratmillimeter.

    Beispiel: Unterlagen des Geheimdienstes oder Militärs
Anwaltstipp:
Die Datenschutzgrundverordnung schreibt in Verbindung mit der Datenträgervernichter-Norm DIN 66399 detailliert vor, welche Sicherheitsstufe für die Vernichtung bestimmter Datenträger erforderlich ist. Da am 25. Mai 2018 die einheitliche EU-DSGVO in Kraft tritt und sich jedes Unternehmen auf diese Änderung einstellen sollte, empfiehlt es sich, die entsprechenden Vorgaben schon beim Kauf eines Aktenvernichters zu beachten. Auf diese Weise sind Sie rechtzeitig ausreichend gerüstet und können Ihre Akten ohne Bedenken vernichten. Die jeweilige Sicherheitseinstufung der Aktenvernichter können Sie vor dem Kauf einsehen. Bei Unklarheiten sollten Sie sich mit dem Verkäufer in Verbindung setzen.

Die besten Aktenvernichter auf einen Blick

Zwar hat Stiftung Warentest noch keinen Bericht zu Aktenvernichtern veröffentlicht, dennoch finden sich im Internet die verschiedensten Testberichte zu den modernsten Geräten. Die aussagekräftigsten Ergebnisse können Sie in der nachfolgenden Auflistung einsehen. Zu den Kriterien, die bei den einzelnen Tests maßgeblich waren, gehören unter anderem:

  • die Schreddergeschwindigkeit
  • die maximale Blattanzahl
  • das Schnittsystem des Aktenvernichters
  • die Sicherheitsstufe nach DIN 66399
  • die Materialien, die geschreddert werden können
  • das Preis-/Leistungsverhältnis

Aus unserer Erfahrung ist aber der Rexel REM820 Aktenvernichter Mikroschnitt (Sicherheitsstufe, P-5)​ wegen seiner hohen Sicherheitsstufe P-5 ideal um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Es können damit vor allem bedenkenlos personenbezogene Daten auf Papier wie Personalakten, Prozessakten oder Patientendaten datenschutzkonform geshreddert werden.  Das Modell aus dem Hause Rexel verfügt zudem über einen großen Auffangbehälter mit einem Volumen von 21 Litern. Gleichzeitig können hier maximal 8-16 Blätter geschreddert werden. Zur Vernichtung von CDs und ähnlichen Datenträgern ist dieser Aktenvernichter auch geeignet. 

 

JuraForum-Tipp:
Wenn Sie vor dem Kauf eines Aktenvernichters stehen, sollten Sie die oben genannten Testkriterien zu Rate ziehen. Überlegen Sie, welche Anforderungen in diesen Kategorien erfüllt werden müssen und suchen Sie nach dem günstigsten Gerät, auf das dies zutrifft. Achten Sie außerdem darauf, dass das Objekt der Begierde die gesetzlichen Sicherheitsstandards, zu deren Einhaltung Sie aufgrund Ihrer Tätigkeit verpflichtet sind, aufweist.

 

Die Wartung eines Aktenvernichters

Damit Ihr Aktenvernichter auch auf lange Sicht reibungslos funktioniert, sollten Sie ihn regelmäßig warten. Eine Wartung wird spätestens dann fällig, wenn der Aktenvernichter bereits nach geringer Betriebsdauer überhitzt. Sollte dies der Fall sein, können Sie dem mit dem Ölen des Schneidwerks entgegenwirken. Sie erkennen den Verschleiß dieses wichtigen, mechanischen Bauteils auch daran, dass ein deutliches Knirschen während des Betriebs auftritt.


Zum Schmieren des Schneidwerks können Sie verschiedene Varianten von Öl verwenden. Denken Sie allerdings daran, das Gerät vor der Wartung vom Strom zu trennen, um Beschädigungen und Verletzungen zu vermeiden! Bei schwer zugänglichen Aktenvernichtern, empfiehlt es sich, ein Sprühöl zu verwenden. Dieses wird direkt auf die Schneidewalzen gesprüht. Dank eines speziellen Sprühkopfes verteilt sich das Öl gleichmäßig im Schneidwerk.

Eine weitere, gängige Variante ist das Öl in der Flasche. Dabei müssen Sie allerdings bei der Dosierung des Schmiermittels aufpassen. Halten Sie sich unbedingt an die in der Betriebsanleitung vorgegebene Menge. Damit die Reinigung mit flüssigem Öl leichter von der Hand geht, können Sie etwas Öl auf ein Blatt Papier geben und warten, bis es eingezogen ist. Als Alternative hierzu gibt es außerdem das sogenannte Öl-Papier. Dieses besondere Papier wird maschinell mit der richtigen Dosis Öl beschichtet und kann zur einfachen Reinigung genutzt werden. Hierzu müssen Sie die Schneidwalzen lediglich mit dem Öl-Papier abreiben.


Bedauerlicherweise kann es trotz ausreichender Wartung ab und an zu Papierstaus kommen. Um diese zu beheben, sollten Sie die Vor- und Rücklauffunktion nutzen. Die meisten modernen Geräte sind mit dieser Technologie ausgestattet. Der Vorlauf sorgt dafür, dass das Papier überhaupt eingezogen wird. Ist dies bereits geschehen, können die einzelnen Blätter dank des Rücklaufs wieder ausgeworfen werden.

Kann man vernichtete Akten wiederherstellen?

Allein die Tatsache, dass es unterschiedlich hohe Sicherheitsstufen gibt, lässt vermuten, dass sich vernichtete Akten wiederherstellen lassen. Warum sonst sollte man bei Datenträgern mit hoher Sicherheitsanforderung einen größeren Aufwand betreiben als bei gewöhnlichen Unterlagen? Die Wiederherstellung von vernichteten Dokumenten erlangte in der Vergangenheit bereits des Öfteren mediale Aufmerksamkeit. Doch ist es tatsächlich möglich, geschredderte Papiere wieder zusammenzusetzen?

Der Fall der Stasi-Akten

Anfang des dritten Jahrtausends sorgte vor allem ein Fall für Aufsehen: Die zerrissenen Stasi-Akten. Als die Wiedervereinigung Deutschlands absehbar war, begann der Geheimdienst der DDR damit, diverse Unterlagen zu vernichten. Auch damals kamen bereits Schredder zum Einsatz. Allerdings waren diese Geräte mit den Unmengen an Papier überfordert, sodass ein Großteil der Unterlagen per Hand zerrissen werden musste. Bereits seit 1995 sind mehrere Unternehmen damit beschäftigt, die vernichteten Dokumente wiederherzustellen. Zwar ging dieses Unterfangen in den ersten Jahren sehr schleppend voran, dennoch zeigt dieser Fall, dass eine Rekonstruktion vernichteter Akten durchaus möglich ist.

Digitale Rekonstruktion

Anfangs setzte man die einzelnen Bestandteile per Hand zusammen. Da sich dies jedoch als höchst ineffizient erwies, versuchte man bereits im Jahr 2003 eine Möglichkeit zu schaffen, die Papiere auf digitalem Wege zu rekonstruieren. Entsprechende Mittel zur Erforschung dieser Methode wurden sogar vom Bundestag genehmigt. Bereits im Jahr 2007 wurde erste Erfolge gefeiert, nachdem Machbarkeitsstudien zur Überprüfung der Durchführbarkeit einer virtuellen Rekonstruktion positive Ergebnisse lieferten. Vier Jahre später wurden weitere Mittel zur Umsetzung dieses Projekts bewilligt.

Fazit zur Rekonstruktion

Abschließend lässt sich feststellen, dass die Rekonstruktion von geschredderten Unterlagen sowohl manuell als auch digital machbar ist. Die Zusammensetzung per Hand ist zwar aufwändig, kann sich aber je nach Interessen des Rekonstrukteurs lohnen. Die virtuelle Rekonstruktion ist auch heute noch nicht vollends ausgereift, stellt aber eine wertvolle Hilfestellung bei staatlich organisierten Wiederherstellungsverfahren dar. Man sollte sich vor Augen halten, dass Aktenvernichter lediglich dazu dienen, die betroffenen Datenträger auf die endgültige Vernichtung vorzubereiten.

Anwaltstipp:
Achten Sie - insbesondere bei Dokumenten mit hochsensiblen Informationen - unbedingt darauf, dass Unterlagen durch einen Schredder mit ausreichender Sicherheitsstufe vernichtet werden. Sorgen Sie außerdem dafür, dass die übergebliebenen Bestandteile für Dritte unzugänglich aufbewahrt werden. Die gesammelten Überbleibsel sollten in regelmäßigen Abständen (z. B. durch Verbrennung) gesondert entsorgt werden. Für den Fall, dass Sie solche Arbeiten nicht selbstständig ausführen können, besteht die Möglichkeit, externe Unternehmen damit zu beauftragen.

 


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    Hallo zusammen, ich wohne seit einiger Zeit in einem Mehrparteienhaus. In dieser Zeit habe ich gelegendlich mal einen bestimmten Nachbarn dabei gesehen, wie er kopfüber in der gemeinsahmen Mülltonne des Hauses hing. nun, erstmal hab ich mir dabei nichts großartiges gedacht, aber in den letzten Tagen habe ich ihn mehrfach gesehen wie... » weiter lesen


Aktenvernichter Urteile und Entscheidungen

  • BildBGB § 823 Aa, Dc, M Zur Instruktionspflichtverletzung des Herstellers eines Papierreißwolfs bezüglich der von außen nicht erkennbaren Gefahr einer Verletzung der Finger des Benutzers. BGH, Urteil vom 18. Mai 1999 - VI ZR 192/98 - OLG Frankfurt am Main LG Frankfurt am Main

    » BGH, 18.05.1999, VI ZR 192/98
  • BildFür die in § 45 Abs. 3 Satz 1, § 47 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 JGG vorgesehene Erteilung einer Ermahnung ist die Schuldspruchreife des Verfahrens auch dann erforderlich, wenn es anschließend eingestellt wird.

    » VERFGH-DES-LANDES-BERLIN, 14.11.2003, 88/02
  • Bild1. Aus Gründen der Vertraulichkeit der zu verarbeitenden Daten kann der Arbeitgeber den Betriebsrat in aller Regel nicht darauf verweisen, für die Erledigung des Schriftverkehrs und der weiteren Betriebsratsarbeit einen im Betrieb befindlichen Drucker mitzubenutzen, bei dem der Inhalt der Kommunikation aufgezeichnet und gespeichert...

    » LAG-HAMM, 18.06.2010, 10 TaBV 11/10

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Bisherige Kommentare zum Begriff (1)

Jörg Müller  (10.05.2018 13:34 Uhr):
Nur eine kleine Ergänzung, es gibt auch Aktenvernichter, wo kein Öl eingesetzt werden darf. Ein Einsatz von Öl würde das Gerät sogar beschädigen lt. Nachfrage beim Hersteller (in meinem Fall Geräte der Firma Dahle).






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