Selbstmanagement - Rechtsanwalt

Kanzleiorganisation

Mit Selbstmanagement gegen Zeitfresser

Im Rahmen des Selbstmanagements sollten Sie sich bewusst werden, wodurch tagtäglich ein großer Teil Ihrer Arbeitskraft vergeudet wird. Um effektiver arbeiten zu können, müssen Sie sich daher den schlimmsten Zeitfressern bewusst sein. Nur so sind Sie auch in der Lage, diese Zeitdiebe aus Ihrem Arbeitsalltag zu verbannen. Wie sagt man doch so schön: Selbsterkenntnis ist der erste Schritt zur Besserung.

Selbstmanagement - Zeitfresser Telefon

SelbstmanagementDas Telefon ist einer der größten Zeitfresser im Büro. Für jedes kleinere Telefonat muss der normale Arbeitsfluss unterbrochen werden und jedes Mal müssen Sie sich wieder neu in die vorherige Materie einarbeiten. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Standardaufgaben an Ihre Mitarbeiter delegiert werden. Diese können dann für Sie am Telefon Termine vereinbaren oder unwichtige Anrufe entgegennehmen. Lassen Sie nur wichtige Telefonate durchstellen und Sie werden viel Zeit gewinnen. Damit Sie trotzdem immer erreichbar sind, sollten Sie eine Liste von Personen erstellen, die immer durchgestellt werden sollten. Beenden Sie Ihre Telefongespräche, sobald das Thema des Gesprächs abgehandelt ist. Dauerhaftes Geplauder am Telefon kostet viel Zeit.

Selbstmanagement - Ablenkung durch Mitarbeiter

Achten Sie auch in Ihrem kollegialen Umfeld auf Störungen, die Sie von Ihrer normalen Arbeit abhalten. Oftmals sind es auch die kleinen Kaffee- oder Raucherpausen zwischendurch, die sich schnell zu einem enormen Zeitverlust aufaddieren können. Das heißt natürlich nicht, dass Sie jetzt jeglichen Mitarbeiterkontakt meiden sollten. Aber Sie sollten bewusst mit Ihrer Zeit umgehen und möglichst feste Pausenzeiten einplanen. Sie könnten auch feste Zeiten für schwierige Aufgaben einplanen, an denen Sie nicht gestört werden möchten. Klären Sie zwischenmenschliche Konflikte unter Kollegen sofort, damit reibungslose Arbeitsabläufe gewährleistet sind. Auch Besprechungen können unter Umständen zu langatmigen, sich wiederholenden Vorstellungen mutieren. Falls Ihnen die Unterredung zu zeitintensiv wird, versuchen sie eine möglichst schnelle Entscheidung herbeizuführen. Wenn Sie konsequent auf diese Weise Ihr Selbstmanagement optimieren, dann werden Sie schon nach kurzer Zeit die ersten Erfolge verspüren.

Selbstmanagement - EDV

Computer sind heutzutage aus dem Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Die EDV-Software bietet normalerweise auch einen enormen Geschwindigkeitsvorteil gegenüber den früher verbreiteten Schreibmaschinen. Doch auch moderne Textverarbeitungen können erst zu Zeitersparnis führen, wenn der Anwender richtig damit umgehen kann. Wenn Sie erst eine halbe Stunde suchen müssen, um eine Tabelle mit Ihrem Office-Programm zu erstellen, dann vergeuden Sie Zeit. Falls Sie nicht sicher mit Ihrer Standardsoftware umgehen können, dann belegen Sie am besten in der Volkshochschule einen entsprechenden Kurs oder kaufen Sie sich eine Lernsoftware dazu. Sie können nämlich enorm Zeit sparen, wenn Sie z.B. Briefe schon mit Ihrer Adresse vorformatiert haben und nur noch den Inhalt schreiben müssen. Seien Sie sich außerdem bewusst, dass eine Online-Recherche im Internet auch manchmal viel Zeit in Anspruch nimmt. Da wird meist ein Begriff gesucht, dann findet man sich schon auf weiteren Seiten, sucht ein weiteres interessantes Thema und schon hat man sich verzettelt. Einfacher ist es, wenn Sie sich von vornherein auf einige Internetseiten beschränken und beispielsweise primär Wikipedia als Informationsquelle nutzen zum Nachschlagen nutzen. 

Selbstmanagement - Computer-Dateien ordnen

Genau wie auf Ihrem Schreibtisch sollte auch das Datei-System auf Ihrem Rechner geordnet sein. Selbstmanagement ist also auch in der elektronischen Datenverarbeitung eine wichtige Kompetenz. Unordnung in der Dateistruktur auf dem Rechner führt genauso zu Zeitverlust wie ein unaufgeräumtes Büro. Richten Sie sich am besten von Anfang an die Dateien so ein, dass jedem Fach eine unterschiedliche Priorität zugewiesen wird. Die wichtigsten Dokumente werden dem Ordner mit der Priorität A zugewiesen, weniger wichtige erhalten dann die Priorität B usw.

Der Dateiordner könnte dann folgendermaßen aussehen:

C:\Mandate\Prio-A
C:\Mandate\Prio-B
C:\Mandate\Prio-C

Ein weiterer Ordner sollte dann für wichtige Daten ausgerichtet sein. Dieser könnte dann beispielsweise so aussehen:

C:\Daten\Intern\Notizen
C:\Daten\Intern\Protokolle
C:\Daten\Intern\Schriftverkehr
C:\Daten\Intern\Mandanten
C:\Daten\Intern\Downloads

Grafikdateien könnten Sie wie folgt abspeichern:

C:\Bilder\PowerPoint
C:\Bilder\Mindmaps
C:\Bilder\Tabellen
C:\Bilder\Pics
C:\Bilder\Logos
C:\Bilder\Entwürfe

Selbstmanagement - E-Mails

Selbstmanagement spielt auch in der Verarbeitung Ihrer täglichen E-Mails eine wichtige Rolle. Nicht nur die reguläre Post sollte vorsortiert werden. Auch elektronische Post (E-Mail) sollte wegen der besseren Übersichtlichkeit geordnet werden. Schließlich landen alle Mails normalerweise nur chronologisch in Ihrem Postfach. Mit Microsoft Outlook können Sie Ihren E-Mailverteiler so einstellen, dass Mails von bestimmten Personen gesonderten Ordnern zugewiesen werden. So können beispielsweise kanzleiinterne Mails dem Ordner „Kanzlei“ zugeordnet werden. Falls Sie lieber das chronologische Modell präferieren, sollten Sie zumindest folgende Ordner in Ihrem E-Mailprogramm anlegen: Eingang, Eingangsablage, Eingang (Tagesdatum), Ausgang, Ausgangsablage und Ausgang (Tagesdatum).


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