Fristen - Rechtsanwalt

Kanzleiorganisation

Akten - Wahrung der Fristen

Mit einer grundlegenden Büroorganisation, in der Ihre Akten nach einem bestimmten Schema aufgebaut sind, haben Sie einen wichtigen Grundpfeiler der Aktenführung gemeistert. Nun müssen Sie sich nur noch um die systematische Organisation der Fristen kümmern. Ohne eine vernünftige Aufbereitung der Akten kann es schnell zu Fristversäumnissen kommen und schon sind Sie in der Anwaltshaftung. Deshalb sollte jede Kanzlei über ein Wiedervorlagesystem verfügen. Dabei werden Fristen nach Dringlichkeit markiert und bei Erreichen einer bestimmten Dringlichkeitsstufe zur Bearbeitung vorgelegt. Dazu empfiehlt sich das Erstellen eines Fristenkalenders Moderne Kanzleiprogramme verfügen immer. auch über einen integriertenFristen Fristenkalender. Allerdings ist es nicht ratsam, sich ausschließlich auf die elektronische Verarbeitung der Daten zu verlassen. Was passiert, wenn der Computer abstürzt oder ein Virus die Fristen im Rechner löscht? In dem Fall wären Sie tatsächlich aufgeschmissen. Lassen Sie in jedem Fall wichtige Fristen in die Kanzleisoftware eintragen, aber sorgen Sie auch dafür, dass alle Fristen noch einmal gesondert in einen Fristenkalender aus Papier eingetragen werden. Nur so können Sie wirklich sicherstellen, dass keine wichtigen Fristen versäumt werden. Außerdem kann so im Streitfall nachgewiesen werden, dass die Fristenwahrung ordentlich vermerkt worden ist.

Systematik der Fristenwahrung

Fristen können sich aus unterschiedlichen Umständen ergeben. Im Rahmen des Schriftverkehrs gehen oftmals Fristsetzungen ein. Egal, ob die Frist per E-Mail, Post oder Botendienste eingeht, in jedem Fall sollte diese sofort in den Fristenkalender eingetragen werden. Sorgen Sie dafür, dass diese Systematik zu einer täglichen Routine im Arbeitsablauf wird und Sie können dadurch viel Zeit und Nerven sparen. Natürlich sollten die Fristen immer sowohl im Computer als auch im Papierkalender vermerkt werden. Mitarbeiter sollten zudem angewiesen werden, einen Vermerk über die Erledigung der Fristeintragung zu setzten. Auch Fristen, die sich aus Verhandlungen bei Gericht ergeben, sollten Sie umgehend selbst vermerken oder an die Mitarbeiter delegieren. Falls behördliche Fristen zugestellt werden, sollten die Zustellungsurkunden immer gleich mit einem Stempel versehen werden, damit die Frist nicht übersehen werden kann. Sobald Ihnen ein Mandat übertragen worden ist, müssen Sie unbedingt die Verjährungsfristen in der Akte vermerken, später haben Sie diese sowieso nicht mehr im Kopf. In jedem Fall gilt: Einen Tag vor Fristablauf sollte noch einmal die Akte hervorgeholt werden und dann sorgfältig überprüft werden, ob auch alle Fristen eingehalten worden sind. Akten sind einfacher auffindbar, wenn im Fristenkalender immer der Aktenname, die Registernummer und die Fristart vermerkt werden. Zudem sollte in jeder Akte vermerkt werden, dass eine Frist vorhanden ist und vor allem, wann diese abläuft. Die Fristen sollten sich mithilfe von farbigem Papier vom Rest der Akte abheben.

Fristen mit Prioritäten versehen

Um immer einen guten Überblick über bestehende und ablaufende Fristsetzungen zu erhalten, sollte jede Akte von vornherein so gekennzeichnet sein, dass immer direkt ersichtlich ist, wann die Frist abläuft. Sie könnten Ihre Akten nach folgendem Schema kennzeichnen:

Frist: Hiermit werden nur Fristen gekennzeichnet, die nicht so wichtig sind und deren Überschreitung keine weitreichenden Konsequenzen nach sich zieht.

*-Frist: Damit werden Fristen gekennzeichnet, die sich 9 Tage vor der Notfrist befinden. So wissen Sie, dass Sie sich demnächst um diese Angelegenheit kümmern müssen.

**-Frist: Alle Angelegenheiten, die 6 Tage vor der Notfrist stehen, erhalten diese Aktenkennzeichnung. Es wird zwar noch nicht eng, allerdings sollten Sie nun auf jeden Fall schon in Ihrem Terminkalender Zeit für die Erledigung dieser Sache einplanen.

***-Frist: Diese Akten kennzeichnen den baldigen Ablauf der Frist. Akten, die sich drei Tage vor Ablauf der Notfrist befinden, werden so gekennzeichnet. Diese sollten immer direkt auf Ihrem Schreibtisch landen und direkt bearbeitet werden, um eine Fristverletzung zu vermeiden.

Notfrist: Die Notfrist sollte am besten in Rot markiert werden. Nun sollten Sie auf jeden  Fall Ihre ganze Arbeitskraft in die Fristwahrung setzen und andere Tätigkeiten in den Hintergrund stellen.

Wenn Sie dieses System der Aktenführung stringent durchziehen, dann werden Sie keine Fristprobleme mehr bekommen. Allerdings sollten Sie mit der Kennzeichnung der Akten immer einen vertraulichen und ordentlichen Mitarbeiter zu beauftragen, da Ihnen Fristverletzungen schließlich teuer zu stehen kommen können.

Fristen und Schriftverkehr

Im Briefkasten Ihrer Kanzlei werden verschiedenste Schriftstücke eingehen. Daher sollte im Rahmen der Büroorganisation sichergestellt werden, dass von Anfang an der Schriftverkehr sortiert wird und in unterschiedliche Fächer aufgeteilt wird. Die Aufteilung könnte wie folgendermaßen vorgenommen werden:

  • Finanzen (Kontoauszügeetc.)
  • Rechnungen
  • Fachzeitschriften /Kanzleizeitschriften
  • Kanzleischriftverkehr
  • Privates
  • Werbung
  • Fortbildungsinformationen

Um die Fristen wahren zu können, sollten Sie unbedingt jedes eingehende Schreiben mit einem Eingangsstempel versehen. Es empfiehlt sich, die ausgehende Post jeden Tag zu sammeln und dann zu bestimmten Zeiten, möglichst am Ende des Arbeitstages zur Post zu bringen. Informieren Sie sich am besten vorher, wann der Briefkasten vor der Kanzlei geleert wird, damit die Aufnahme des Postweges für die ausgehende Post noch am gleichen Tag gewährleistet ist. Unter Umständen kann auch die Einrichtung eines Postfachs sinnvoll sein. Dies besitzt den Vorteil, dass die Post unabhängig von den Lieferzeiten des Zustellers im Laufe des Tages abgeholt werden kann. Um während eines Gerichtsprozesses zügig über den prozessualen Schriftverkehr informiert zu werden, sollten Sie sich ein Gerichtsfach beim Amtsgericht anlegen. Das Gerichtsfach können Sie beim Amtsgericht beantragen. Falls Ihre Kanzlei jedoch nicht in der Nähe des Gerichtes liegen sollte, dann ist es ratsam, diesen Schritt nochmals zu überdenken, denn das Gerichtsfach muss täglich geleert werden.


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