Aktenführung - Rechtsanwalt

Kanzleiorganisation

Aktenführung - Anlage der Akten

Auch wenn heutzutage viele Akten schon elektronisch geführt werden, möchte ein Großteil der Rechtsanwälte noch nicht auf Akten in Papierform verzichten. Zumal wichtige Dokumente wie Vollstreckungstitel zur Durchsetzung von Ansprüchen sowieso im Original vorliegen müssen. Generell sollte die Aktenführung in zwei Arten von Akten aufgeteilt werden. Einerseits müssen fachspezifische Akten über Mandate geführt werden und andererseits ist auch die Führung von Verwaltungsakten der Kanzlei notwendig.Aktenführung In den Verwaltungsakten sollten nur Dokumente gesichert werden, welche der internen Kanzleiverwaltung dienen. Dazu gehören beispielsweise Nebenkostenabrechnungen oder Personaldokumente der Mitarbeiter. Dieses Ordnungssystem ermöglicht die bessere Auffindbarkeit der Akten. Für die Führung der Mandantenakten ist die Verwendung von Hängeordnern mit alphabetischer Sortierung empfehlenswert. Sie können natürlich auch alle Akten nach Aktenzeichen ordnen, allerdings ist dann die Akte wahrscheinlich nicht so schnell auffindbar. In einigen Fällen werden Sie zudem wiederkehrende Mandate von denselben Mandanten erhalten und dann ist natürlich eine alphabetische Aktensortierung vorteilhaft. Allerdings sollte bei Mehrfachmandaten derselben Person immer für jedes Mandat ein neuer Hefter in der Akte angelegt werden. Dadurch verhindern Sie, dass die Aktenzeichen des Falls vermischt werden. Dies erleichtert die Abrechnung und minimiert die Möglichkeit fehlerhafter Gebührenerhebungen. In jedem Fall sollten parallel geführte Akten immer markiert und auch im Handaktenbogen mit dem Vermerk „Parallelakte“ eingefügt werden. 

Aktenführung - Prozessregisternummer

Jeder bestehenden Akte sollte von Anfang an eine Prozessregisternummer zugewiesen werden. Dazu sind Sie als Rechtsanwalt verpflichtet. Moderne Kanzleisoftware erledigt diese Aufgabe meist automatisiert. Behalten Sie allerdings immer im Hinterkopf, dass die elektronische Datenverarbeitung auch anfällig für Fehlerquellen ist. Stellen Sie sich vor, dass nach einem Virusbefall oder Programmabsturz die elektronische Aktenführung gelöscht wird. In diesem Fall würden Sie vor der Mammutaufgabe stehen, die ganzen Daten wieder zu rekonstruieren. Dies ist eine sehr teure und zeitintensive Arbeit. Deshalb sollten Sie sich bei der Aktenführung nicht allein auf die EDV verlassen. Dies wäre vor dem Hintergrund der rechtlichen Bestimmungen fahrlässig, da das Prozessregister ohne Lücken geführt werden muss und zudem eine rein elektronische Verwaltung der Prozessregisternummer den rechtlichen Standards zuwiderläuft. Welche Prozessregisternummer dem jeweiligen Mandat zugeordnet wird, ist letztlich eine interne Kanzleientscheidung. Sie können die Nummer nach Ihrem eigenen Geschmack vergeben. Allerdings sollte die laufende Prozessregisternummer so aufgebaut sein, dass alle Mitarbeiter möglichst viele Informationen aus der Nummer ableiten können. Die 48. Akte des Jahres 2009 aus einem Strafverfahren des Mandanten „Müller“, die von Rechtsanwalt „Gruber“ betreut wird, könnte folgende Prozessregisternummer erhalten: M/Gr/S/0048-09
So ist die Akte unter der laufenden Prozessregisternummer leicht auffindbar. Natürlich können Sie die Nummer auch Ihren eigenen Vorstellungen anpassen. Achten Sie aber immer darauf, dass eine leichte Auffindbarkeit der Akten mit dem gewählten System möglich ist. Eine noch bessere Auffindbarkeit der Akten kann z.B. durch zusätzliche farbliche Kennzeichnung der Akten (Rot für Strafrecht, Grün für Zivilrecht) erreicht werden.

Aktenführung - Kollisionsprüfung

Beim Anlegen einer neuen Akte sollte immer auch eine Kollisionsprüfung durchgeführt werden. Mit einer solchen Prüfung soll sichergestellt werden, dass keine Mandate angenommen werden, deren Interessen miteinander kollidieren. Es wäre zum Beispiel nicht angebracht, die Interessen der Gegenseite Ihres Stamm-Mandanten zu vertreten. Dieser würde in der Folge mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit sein treues Mandatsverhältnis zu Ihrer Kanzlei lösen und sich hintergangen fühlen. Gute Anwaltssoftware ist heutzutage in der Lage, automatisch Interessenkollisionsprüfungen vorzunehmen.

Aktenführung - Aktendeckblatt (Handaktenbogen)

Jeder Akte sollte immer auch ein Deckblatt, der sogenannte Handaktenbogen, vorangestellt werden. Der Handaktenbogen enthält in einer Übersicht die wichtigsten Informationen zum jeweiligen Mandat und natürlich auch die Prozessregisternummer. Standardmäßig sind dort die Adress- und Telefondaten der beteiligten Parteien, Rechtsanwälte und Institutionen vermerkt. Ebenso müssen die Schadensnummer des Falls und die Bankverbindung Ihres Mandanten vermerkt sein. Sorgen Sie dafür, dass eine Spalte für die Eintragung der Zahlungsein- und –ausgänge eingerichtet wird. Nur so ist es möglich, die Übersicht zu behalten. Falls der Handaktenbogen zu unübersichtlich werden sollte, können Sie auch ein gesondertes Blatt für die Zahlungsverläufe erstellen. Auch die Prozessregisternummer muss unbedingt im Handaktenbogen auftauchen. Sichern Sie diese grundlegenden Informationen sowohl elektronisch als auch schriftlich in der zugehörigen Akte. Ebenso sollten die Kontaktdaten des entsprechenden Gerichts inklusive Fax und Telefonverbindung unbedingt vermerkt sein. Aktenzeichen des Falls zu vermerken. Besonders wichtig sind natürlich der Vermerk von Fristen und das Aktenzeichen des Falls. Es ist empfehlenswert, die Fristen in einer gesonderten Spalte auszuweisen, damit diese auf den ersten Blick ersichtlich sind.

Aktenführung - wichtige Dokumente

Nicht alle Dokumente sollten im Rahmen der normalen Aktenführung archiviert werden. Ganz besondere Vorsicht sollten Sie bei der Archivierung von Originaldokumenten wie Testamenten, Urkunden oder Anerkenntnissen walten lassen. Diese sollten auf keinen Fall für jeden zugänglich in den normalen Akten aufbewahrt werden. Solche wichtigen Schriftstücke sollten immer im Kanzleitresor aufbewahrt werden. Auch Schriftstücke, welcher der Durchsetzung von Ansprüchen Ihres Mandanten dienlich sind (z.B. Urteile) sollten nicht direkt in den Handakten aufbewahrt werden, da diese im Verlauf mehrmals benötigt werden oder für weitere Tätigkeiten notwendig sind. Richten Sie für diese speziellen Fälle am besten eine Handaktentasche ein.

Aktenführung - Was tun bei vollen Akten?

Manchmal kann es vorkommen, dass ein Mandat besonders viel Dokumentationsaufwand nach sich zieht und eine Akte dann nicht mehr ausreicht, um die Schriftstücke zu archivieren. In diesem Fall muss eine neue Akte (auch Folgeband genannt) angelegt werden. Die neue Akte muss sofort auf den ersten Blick als Folgeakte ersichtlich sein. Deshalb sollten diese Archivakten auch mit römischen Ziffern (I,II, III, IV etc.) versehen werden, damit sofort ersichtlich ist, dass es sich um einen Folgeband handelt. Auf dem Deckblatt der vollen Akten sollte dann routinemäßig ein Vermerk auf die Folgeakte verweisen. So kann verhindert werden, dass im Rahmen der Aktenführung doch noch Schriftstücke in den alten Akten archiviert werden. Instruieren Sie Ihre Mitarbeiter, dass noch nicht abgerechnete Gebühren in die neue Akte übertragen werden, damit diese nicht auf Nimmerwiedersehen in den alten Akten verschwinden.

Aktenführung - Parallelakten

In einigen Fällen ist es notwendig,  parallel zum laufenden Verfahren eine weitere Akte, die sogenannte Parallelakte anzulegen. Vor allem bei Verfahren die nebeneinanderlaufen oder bei denen unterschiedliche Gerichte zuständig sind, müssen auf jeden Fall Parallelakten geführt werden. Ansonsten ist keine Übersichtlichkeit mehr gewährt. Ebenso ist die Einrichtung einer Parallelakte bei Zwangsvollstreckungsverfahren notwendig, um die einzelnen Verfahren sauber voneinander trennen zu können. Ansonsten wäre es unter Umständen möglich, dass bestimmte Verfahrenspunkte in den Akten untergehen.

Aktenführung - Die Aktenablage

Bevor eine Akte endgültig der Ablage zugeordnet wird, sollte immer erst geprüft werden, ob das Verfahren auch schon komplett abgeschlossen ist. In vielen Kanzleien werden Akten vorschnell geschlossen, obwohl die Verfahren noch nicht ganz abgeschlossen sind. In einem solchen Fall müssen dann noch Rechnungen nachgesandt werden, weil beispielsweise die Gerichtskosten noch nicht in der alten Rechnung aufgetaucht sind. Dies ist natürlich aus zweierlei Sicht unvorteilhaft. Einerseits wird Ihr Mandant sich über die zweite Rechnung ärgern, schließlich wurde doch schon eine Rechnung bezahlt. Andererseits bedeutet die erneute Rechnungsstellung auch, dass Ihre Mitarbeiter nochmals Zeit für einen eigentlich abgeschlossenen Vorgang aufwenden müssen. Dies ist nicht nur mit einem Zeitverlust verbunden, sondern bedeutet für Sie auch einen Geldverlust. Schließlich müssen die Mitarbeiter für die Arbeitszeit entlohnt werden. Um dies zukünftig zu vermeiden, sollte der jeweilige Sachbearbeiter bei der Abschlussprüfung kontrollieren, ob alle Gebühren schon abgerechnet worden sind und auch keine sonstigen Kosten (z.B. für Fotokopien) vergessen bei der Abrechnung vergessen wurden. Kommt Ihr Mitarbeiter zu dem Schluss, dass die Akte nun abgelegt werden kann, sollte dieser vermerken, dass die Akte verfahrensmäßig und kostenmäßig erledigt ist. Der entsprechende Vermerk ist dann mit einer Unterschrift des Mitarbeiters und dem Tagesdatum zu versehen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Sachbearbeiter genau arbeitet. Vor der Ablage der Akte muss dann für den Mandanten ein abschließendes Schreiben verfasst werden, damit dieser auch mitbekommt, dass die seine Akte nun abgelegt wird.

Aktenführung - Endkontrolle vor Aktenablage

Bevor die Akte im Rahmen der Aktenführung endgültig abgelegt wird, sollten folgende Punkte überprüft werden:

  • Ist das Verfahren komplett abgeschlossen?
  • Sind alle Gebühren- und Kostenrechnungen versandt?
  • Müssen noch Gelder erstattet werden?
  • Stimmt der Streitwert?
  • Sind alle Rechnungen beglichen worden?
  • Ist ein abschließendes Schriftstück dem Mandanten zugesandt worden?
  • Ist ein Überprüfungsvermerk des Sachbearbeiters beigefügt (Datum und Unterschrift)

Diese Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und soll lediglich als Exempel dienen. Letztlich sollte die Liste ergänzt und an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Aktenführung - Akten-Archivierung

Sind die Akten endgültig abgeschlossen, müssen diese der Archivierung zugeführt werden. Normalerweise werden die aktiven Akten vor der Archivierung in Hängeordnern aufbewahrt, um einen schnellen Zugriff zu gewährleisten. Bei der Archivierung ist es jedoch vorteilhaft, Standordner zu verwenden, da Zugriffe auf das Archiv nur ab und zu erfolgen. Auch wenn nicht tagtäglich mit den Archiv-Akten gearbeitet wird, sollte immer eine leichte Auffindbarkeit gewährleistet sein. Hierzu bietet sich eine Orientierung an der Prozessregisternummer der Akte an, da diese ohnehin schon vermerkt ist. Am besten ist es, die Prozessregisternummer mit der Archivnummer gleichzusetzen. Da die Prozessregisternummer in der Kanzleisoftware vermerkt ist, kann die Akte nach der Archivierung leicht wiedergefunden werden.


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