Die Buchführung (Finanz- oder Geschäftsbuchhaltung) ist Teilgebiet und gleichzeitig Grundlage des Rechnungswesens. Sie zeichnet fortlaufend die Änderungen der Vermögenswerte und Schulden auf und gibt so jederzeit Auskunft über Erfolg oder Misserfolg der betrieblichen Tätigkeit. Dazu erfasst sie alle Geschäftsvorfälle, ordnet sie nach zeitlichen und sachlichen Gesichtspunkten auf Bestands- und Erfolgskonten und erstellt auf Grund dieser Aufzeichnungen periodisch eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresabschluss). Die Ergebnisse der Buchführung beziehen sich auf einen Zeitraum (Zeitrechnung), und zwar stets auf eine abgelaufene Abrechnungsperiode (Monat, Quartal, Jahr).
Wichtige Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind u.a.
Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein, damit sich ein sachverständiger Dritter ohne fremde Hilfe zurechtfinden und die erforderlichen Informationen verschaffen kann.
Die Geschäftsvorfälle müssen sich in Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen, um der Beweissicherungs- und Kontrollfunktion der Buchführung gerecht zu werden. Dazu müssen alle Geschäftsvorfälle fortlaufend, vollständig, richtig, zeitgerecht und sachlich geordnet aufgezeichnet werden. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu verbuchen.
Keine Buchung ohne Beleg.
Buchungen und Aufzeichnungen werden in einer lebenden Sprache vorgenommen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Kontonummern, Buchstaben u.Ä. verwendet, muss deren Bedeutung eindeutig nachvollziehbar sein.
Eine Eintragung darf nicht durch Überschreiben oder Radieren korrigiert werden, sondern ist durch belegmäßig nachgewiesene Stornobuchungen zu berichtigen. Bleistifteintragungen sind unzulässig; Leerräume müssen durch Winkelstriche oder sogenannte "Buchhalternasen" gefüllt werden.
Handelsbücher und Aufzeichnungen können auch als geordnete Ablage von Belegen (Offene-Posten-Buchführung) geführt werden. Bücher, Inventar, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre, Geschäftsbriefe und Belege sechs Jahre lang aufzubewahren. Diese Unterlagen (mit Ausnahme der Bilanz) können auch auf elektronischen Datenträgern gespeichert werden.
