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JuraForum.deFür AnwälteKanzleiorganisationZeitmanagement - Rechtsanwalt 

Zeitmanagement - Rechtsanwalt

Kanzleiorganisation

Zeitmanagement ist im Beruf des Rechtsanwalts ein entscheidender Faktor, denn schließlich ist Zeit das einzige Gut, welches Sie nicht vermehren können. Allerdings können Sie sich Zeit schaffen, indem Sie strukturiert und planmäßig agieren. Vielleicht sagen Sie sich jetzt: „Ich habe schon während meines Studiums das kreative Chaos gemeistert und auch als Rechtsanwalt habe ich damit kein Problem.“ Auch wenn Sie vielleicht als beruflicher Neueinsteiger noch mit geringem organisatorischen Aufwand Ihre Mandate bearbeiten können, im Laufe der Zeit wird es immer wichtiger, dass alte Akten schnell aufgefunden werden. Ansonsten vergeuden Sie Unmengen an Zeit damit, bestimmte Dokumente zu suchen. Deshalb ist Zeitmanagement eine grundlegende Schlüsselqualifikation für Führungskräfte. Schließlich wird durch konsequentes Zeitmanagement Arbeitskraft freigesetzt und Sie können mehr Aufgaben in weniger Zeit bearbeiten.

Zeitmanagement - Ordnung ist das halbe Leben

Schauen Sie sich zuerst einmal in Ruhe in Ihrem Büro um. Liegt der Schönfelder unter einem Stapel von Fachliteratur begraben? Oder sind Sie eher ein Sammlertyp, der noch die alten Notizzettel von Anno dazumal im Büro hortet? Wenn Sie Ihren inneren Schweinehund überwinden und endlich das Büro entrümpeln, werden Sie sich über die eingesparte freuen können. Rechnen wir doch einmal aus. Stellen wir vor, Sie suchen an 30 Tagen im Monat jeden Tag ungefähr 5 Minuten nach einer Akte oder anderen Unterlagen. Hochgerechnet auf einen Monat sind Sie also 2,5 Stunden nur mit dem Suchen beschäftigt! Diese Zeit hätten Sie auch für Mandate aufwenden können, die Ihnen Geld einbringen. Also krempeln Sie jetzt die ärmel hoch und folgen Sie meinen Angaben zum Zeitmanagement.

Zeitmanagement Schritt 1: Büroentrümplung

Nehmen Sie sich ein paar Stunden Zeit und räumen Sie Ihr Büro auf. Entfernen Sie alle überflüssigen sichtbaren Gegenstände wie alte Notizzettel und entsorgen Sie diese sofort. Auch alle herumliegenden Bücher sollten weggeräumt werden. Alte Ausdrucke vom Fax- oder Kopiergerät müssen ebenso entsorgt werden. Nun können Sie sich der näheren Umgebung Ihres Schreibtisches widmen. Sind die Fensterbänke frei? Liegen Akten auf den Mandanten-Stühlen herum? Entfernen Sie alles Unnötige. Danach können Sie sich dem Innenleben Ihrer Schreibtischschubladen widmen. Der ganze überflüssige Kleinkram (alte Bonbons, einzelne Büroklammern etc.) landet natürlich gleich im Müll. Sobald der erste Schritt getan ist, können Sie sich über die neugewonnene Freiheit freuen. 

Zeitmanagement Schritt 2: Sortieren der Unterlagen

ZeitmanagementNach der Entrümplungsaktion geht es um das Sortieren der Unterlagen. Räumen Sie alle Bücher und Akten in die angestammten Regale ein. Auf dem aufgeräumten Schreibtisch sollten sich nun lediglich die wichtigsten Dinge für den täglichen Gebrauch in Griffbereitschaft befinden. Dazu gehören beispielsweise Termin- und Fristenkalender, Büromaterial und Stifte. Nun ist es an der Zeit, ein effektives Ablagesystem im Büro zu installieren. Entscheiden Sie, nach welchen Kriterien Ihr Ablagesystem aufgebaut sein sollte und setzen Sie dieses System in der gesamten Kanzlei durch. Dann nehmen Sie die Akten nochmals zur Hand und entscheiden ob diese ins Archiv wandert oder vernichtet werden soll. Gehen Sie noch einmal die gefundenen Papiere durch und entscheiden Sie, was davon entsorgt werden kann. Unterlagen die von Ihren Mitarbeitern noch benötigt werden, sollten Sie diesen zukommen lassen. Hauptsache in Ihrem Büro herrscht Ordnung.

Zeitmanagement Schritt 3: Zentrales Ablagesystem einrichten

Entscheiden Sie sich für ein einheitliches Ablagesystem in der gesamten Kanzlei. Wichtig ist hierbei, dass Sie selbst damit gut umgehen können und das System auch für Ihre Mitarbeiter gut zu merken ist. Alle Ordner müssen nach einer einheitlichen Methode beschriftet sein. Ablaufende Fristen sollten gekennzeichnet werden. Ein Vorschlag für ein zentrales Ablagesystem in Ihrer Kanzlei finden Sie unter „Ordungssystem Akten“.

Zeitmanagement Schritt 4: Systematisieren der Arbeitsabläufe

Beginnen Sie damit, oft benötigte Akten im Umfeld Ihres Schreibtisches aufzubewahren. Alle Akten, die nur ab und an (einmal im Monat) benötigt werden, sollten in den Aktenschrank gestellt werden. Akten, die nur sporadisch genutzt werden (alle paar Monate oder einmal im Jahr) müssen ins Archiv verbracht werden. Alle alten Unterlagen, die aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden müssen, sollten am besten ausgelagert werden (Kellerraum, Speicher etc.). Kleine Tipps zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements:

  • Bearbeiten Sie Aufgaben nach Ihrer Priorität
  • Erledigen Sie Telefonate, E-Mails und Diktate an einem Stück (falls möglich)
  • Delegieren Sie unwichtige Aufgaben
  • Schalten Sie Zeitfresser (z.B. dauerndes checken der E-Mails) aus

Zeitmanagement Schritt 5: Täglich für Ordnung sorgen

Endlich haben Sie Ihr persönliches Zeitmanagement-System eingerichtet. Nun gilt es nur noch, die Ordnung auch im Alltag beizubehalten und Sie werden enorm viel Zeit einsparen. Machen Sie die folgenden Schritte zu Ihrer persönlichen Routine. Wenn Sie sich an diese Ratschläge halten, dann können Sie sich Ihr gesamtes Berufsleben an einem ordentlichen Büro und effektivem Arbeiten erfreuen.

  1. Kleinere Aufgaben, die in weniger als fünf Minuten geschafft werden können, sollten sofort bearbeitet werden.
  2. Arbeiten, die mehr Zeit in Anspruch nehmen oder noch nicht direkt abgearbeitet werden können, sollten in die Wiedervorlage gelegt werden.
  3. Genutzte Akten werden nach Ihrer Bearbeitung sofort richtig abgelegt (Aktenablage, Archiv oder Entsorgung)
  4. Jeglicher überflüssiger Kram wird dauerhaft vom Schreibtisch verbannt.
  5. Der Schreibtisch wird jeden Tag nach der Arbeit in einem aufgeräumten Zustand wieder verlassen.
  6. Schmierblätter und Notizzettel werden direkt entsorgt und nicht tagelang auf dem Schreibtisch gelagert.


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