Mandantengespräch - Rechtsanwalt

Kanzleiorganisation

Der Ablauf des Mandantengesprächs lässt sich in verschiede Phasen einteilen. Das Gespräch beginnt mit einer Begrüßungsphase. Darauf folgt die Informationsphase, in welcher der Mandant seinen speziellen Fall schildert. Nachdem alle Informationen zum Fall vortragen wurden, schließt sich die juristische Klärungsphase an. Diese Phase dient dem Rechtsanwalt zur Klärung des rechtlichen Sachverhalts. Anschließend erfolgt die Interessenerkundung. Hier muss im Mandantengespräch geklärt werden, welche Interessen der Mandant mit seinem Mandat verfolgen möchte. In der darauffolgenden Konfliktlösungsphase wird gemeinsam mit dem Mandanten ein Weg zur Lösung des Problems erarbeitet. Ist die Konfliktlösung abgeschlossen, folgt die Vergütungsinformation, in der die Kosteneinschätzung  des Falles vorgenommen wird. Letztlich schließt das Gespräch mit der Schlussphase ab, in der alle wichtige Quintessenzen des Mandantengesprächs nochmals zusammengefasst werden sollten.

Mandantengespräch: Begrüßungsphase

Die Begrüßungsphase beginnt mit einer freundlichen Begrüßung. Gehen Sie freundlich auf Ihren Mandanten zu, begrüßen Sie ihn und reichen Sie die Hand. Weisen Sie dem Mandanten dann einen Stuhl zu und setzen Sie sich hin. Der Schreibtisch sollte aufgeräumt sein. Stellen Sie die Besprechungsstühle so auf, dass Sie sich mit Ihrem Mandanten nicht direkt gegenüber sitzen. Frontales Gegenübersitzen schafft meist eine unangenehme Gesprächsatmosphäre. Besser ist es, im Mandantengespräch die Stühle leicht versetzt zu platzieren, so dass keine Frontalsituation mehr gegeben ist. Am entspanntesten wäre natürlich die Einrichtung einer Sitzecke, falls der Platz dafür vorhanden ist. 

Mandantengespräch: Orientierungsphase

MandatengesprächNachdem eine entspannte Gesprächsatmosphäre geschaffen wurde, können Sie in das Gespräch einsteigen. Starten Sie einfach mit der Einstiegsfrage: „Was führt Sie zu mir und womit kann ich Ihnen dienen?“ Diese Frage reicht meist als Gesprächsanstoß. Nun wird der Mandant Ihnen seinen Fall offenbaren. Meist werden dann sowohl Fakten als auch Emotionen vorgetragen. Auch wenn Sie es als Jurist gewohnt sind, Fälle eher nüchtern und mit wenig Emotion zu behandeln, sollten Sie den Mandanten nicht in seinem Redefluss unterbrechen. Schließlich sind diese Personen persönlich von dem Fall betroffen und erwarten auch in dieser Hinsicht Zuspruch von Ihrem Rechtsanwalt. Lassen Sie den Mandanten am besten ausreden und versuchen Sie zwischendurch das Gespräch mit Worten wie „Sie möchten mir damit also sagen, dass...“ zu reflektieren. Greifen Sie die Gedanken des Mandanten nochmals auf und geben Sie diese mit eigenen Worten wieder. So können Sie Vertrauen aufbauen und Ihr Mandant wird sich verstanden fühlen. Zücken Sie am besten schon während des Gesprächs den Kugelschreiber und fassen Sie die entscheidenden Fakten des Falls zusammen. Mit der Führung eines reflektierten Mandantengesprächs können Sie schnell Vertrauen aufbauen und sich gleichzeitig die Einzelheiten des Falls besser merken. Am Ende des Gesprächs sollten Sie die Gesprächsfakten zusammenfassen. Dadurch sichern Sie sich ab, den Sachverhalt auch richtig erfasst zu haben. Falls in Ihrer Zusammenfassung Fehler auftreten sollten, wird Ihr Mandant das Missverständnis sofort klären und Sie sind abgesichert. Die nächste Phase des Mandantengesprächs ist dann die rechtliche Klärung. Sollten Sie während der Orientierungsphase Zweifel hegen, den Fall ad hoc juristisch darlegen zu können, dann sollten Sie an dieser Stelle das Gespräch zunächst beenden und an einem anderen Termin fortführen.

Mandantengespräch: Rechtliche Klärungsphase

Nachdem die Faktensammlung abgeschlossen ist, sollten Sie mit der Erörterung des Falles aus juristischer Sicht fortfahren. Hierbei ist es wichtig, nicht zu fachspezifisch zu werden, sondern den Fall auch für einen juristischen Laien verständlich darlegen. Zögern Sie auch nicht damit, mögliche Probleme bei der Durchsetzung der Ansprüche zu erwähnen.

Mandantengespräch: Interessenerkundung

Nachdem die rechtliche Klärungsphase abgeschlossen ist, sollten Sie im Mandantengespräch den wahren Grund für die Beauftragung eines Rechtsanwaltes in diesem speziellen Fall herausfinden. Wenn Sie in den ersten Phasen aufmerksam den Fall Ihres Mandanten verfolgt haben und sich Notizen gemacht haben, dann wird Ihnen vielleicht zwischen den Zeilen aufgefallen sein, dass eine gütliche Einigung der Parteien möglich sein könnte. Nur durch aufmerksames Zuhören im Mandantengespräch können Sie herausfinden, welche wahren Ziele Ihr Mandant verfolgt. Vielleicht handelt es sich um einen Nachbarschaftsstreit, der sich im Laufe der Jahre immer stärker intensiviert hat. Trotz des ganzen Streits hören Sie im Gespräch heraus, dass zwischen den Nachbarn früher ein freundschaftliches Nachbarschaftsverhältnis bestand und Ihr Mandant wahrscheinlich gerne wieder  mit seinem Nachbarn in Frieden leben möchte. Vielleicht finden Sie in einem solchen Fall einen Anknüpfungspunkt, um den Fall im Sinnes Ihres Mandanten für beide Parteien gütlich beizulegen, ohne direkt mit Kanonen auf Spatzen zu schießen.

Mandantengespräch: Konfliktlösungsphase

Sobald die wahren Interessen Ihres Mandanten auf dem Tisch liegen, sollte gemeinsam an einer Beilegung des Konfliktes gearbeitet werden. Vielleicht kommen Sie mit Ihrem Mandanten zu dem Schluss, dass im Falle des Nachbarschaftsstreits zunächst auf eine Klärung des Falls vor Gericht verzichtet werden sollte und sich die Streitparteien erst gemeinsam an einen Tisch setzen sollten, um den Streit beizulegen. Sie könnten nun eine Liste mit den Wünschen Ihres Mandanten erstellen, wie der Fall gelöst werden könnte. Stellen Sie diesen Wünschen die widerstrebenden Interessen des Streitgegners entgegen. Vor diesem Hintergrund könnten Sie Ihren Mandanten dann vorsichtig fragen, ob der Streit vielleicht durch Kooperation zwischen den beiden Parteien gelöst werden könnte.

Mandantengespräch: Kosteneinschätzung

Sobald eine Lösung des Konfliktes im Mandantengespräch erarbeitet worden ist, sollte der Mandant über mögliche Kosten des Rechtsstreites informiert werden. Nehmen Sie das RVG zur Hand und erläutern Sie, wie hoch sich die Kosten belaufen können. Handelt es sich bei dem Mandantengespräch um eine Erstberatung, so sollten Sie auch darauf hinweisen, das im Rahmen der Erstberatung eine Kostenobergrenze gesetzt ist.

Mandantengespräch: Schlussphase

Sind alle Einzelheiten des Mandats geklärt, können Sie die Schlussphase einleiten. In dieser Phase sollten alle grundlegenden Inhalte des vorangegangenen Gespräches nochmals festgehalten werden. Ein Diktiergerät ist hierbei empfehlenswert. Diktieren Sie den Sachverhalt in Gegenwart des Mandanten in das Diktiergerät. Diese Vorgehensweise bringt entscheidende Vorteile mit sich. Falls der Sachverhalt von Ihnen falsch verstanden wurde, wird der Mandant einschreiten und das Missverständnis aufklären. Zudem können Sie direkt nach dem Gespräch Ihrem Mandanten die Sachverhaltsdarstellung zukommen lassen. Dadurch minimiert sich die Gefahr von Haftungsansprüchen gegen Ihre Person. Bitten Sie Ihren Mandanten am besten schon während des Diktats Fehler in der Sachverhaltsdarstellung zu korrigieren. Nachdem die Sachverhaltsdarstellung im Mandantengespräch beendet ist, sollten Sie sich freundlich von Ihrem Mandanten verabschieden und ihm nach Möglichkeit auch ein wenig Hoffnung in seinem Fall machen. Stehen Sie dann auf begleiten Sie Ihren Mandanten zur Tür.


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