Impressum | Registrierung | Foren-Login
 
Disclaimer | Datenschutz | RSS-Feeds

JuraForum.deFür AnwälteKanzleiorganisationBüroorganisation - Kommunikationsmittel - Rechtsanwalt 

Büroorganisation - Kommunikationsmittel - Rechtsanwalt

Kanzleiorganisation

Büroorganisation - Telefon

Büroorganisation, KommunikationsmittelDas Telefon ist in jeder Rechtsanwaltskanzlei das wichtigste Kommunikationsmittel. Zudem steht es zusammen mit dem Schriftverkehr im Mittelpunkt der Büroorganisation. Schließlich werden potentielle Mandanten nicht sofort in die Kanzlei gehen und dort einen Termin vereinbaren, sondern zunächst telefonisch Rücksprache halten. Doch nicht nur Terminvereinbarungen werden über das Telefon getroffen. Oft wollen Mandanten mithilfe  des Telefons Rücksprache über Ihren Fall oder Informationen aus der Akte erhalten. Auch fachfremde Anfragen sind möglich. Im Rahmen der Büroorganisation ist es empfehlenswert, eine Bürokraft einzustellen, die Sie entlastet. Zum Einen kann es auf Mandanten unprofessionell wirken, wenn der Rechtsanwalt persönlich ans Telefon geht und nicht über eine Sekretärin verfügt, zum Anderen werden Sie durch dauernde Telefongespräche von Ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten. Als Berufseinsteiger mit wenigen Mandanten können Sie für die Anfangsphase eine Halbtagskraft einstellen, um die Kosten gering zu halten. Es existieren mittlerweile sogar virtuelle Büros, die Anrufe entgegennehmen. Diese Lösungen sollten allerdings nur als Notlösung für die Anfangsphase verwendet werden. Schließlich ist die telefonische Gesprächsannahme das Aushängeschild Ihrer Kanzlei, denn hier findet der erste Kontakt mit den Mandanten statt. Die Büroorganisation am Telefon sollte immer von einer freundlichen Empfangsperson durchgeführt werden. Instruieren Sie Ihre Mitarbeiter, dass Gespräche immer höflich geführt werden, auch bei schwierigen Mandanten. Zettel, Stift und Terminkalender sollten immer bereit liegen. Es empfiehlt im Rahmen der Büroorganisation telefonische Notizzettel bereitzustellen, auf den schnell alle Gesprächsdaten und der Grund des Anrufs festgehalten werden können.

Telefonnotizen kostenlos herunterladen

Büroorganisation - Faxgerät

Das Faxgerät nimmt in der Büroorganisation von Rechtsanwaltskanzleien fast einen ebenso hohen Stellenwert ein wie das Telefon. Dokumente können mithilfe des Faxgeräts umgehend zugestellt werden. Dies ist ein erheblicher Vorteil gegenüber dem postalischen Schriftverkehr. Allerdings müssen im Rahmen der Büroorganisation auch einige Dinge berücksichtigt werden. Die Aussendung eines Faxes genügt nicht, um den Eingang des Schriftstücks sicher belegen zu können. Deshalb sollte nach Versendung immer der Sendebericht archiviert werden.  Als zusätzliche Absicherung sollte der Absender sein Zeichen auf dem Schriftstück vermerken. So kann im Zweifelsfall unter Eid versichert werden, dass die Absendung erfolgt ist. Um jegliche Unwägbarkeit aus dem Weg zu räumen, kann zusätzlich zur Fax-Versendung ein Rückruf zum Empfänger erfolgen, ob der Zugang erfolgt ist. Dies sollte dann mit Datum, Uhrzeit und Namen des Gesprächspartners festgehalten und archiviert werden. So sind Sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite.

Büroorganisation - E-Mail

Auch auf die Kommunikation im Internet über E-Mail kann heutzutage keine Kanzlei mehr verzichten. Verwenden Sie nach Möglichkeit keine kostenlosen E-Mail-Adressen, sondern die offiziellen E-Mails Ihrer Kanzleiseite. Dies wirkt professioneller. Auf jeden Fall sollten Sie jedem E-Mail-Account eine automatische Signatur zuweisen. Dies kann über Outlook ganz einfach eingerichtet werden. So müssen Sie im Rahmen Ihrer Büroorganisation nicht immer wieder Ihre Kontaktdaten in jede E-Mail einfügen. Eine E-Mail-Signatur könnte folgendermaßen aussehen:

Dr. Michael Gruber
Rechtsanwalt
Berliner Str. 5
D - 30167 Hannover
Tel.: ++40 /511/890 01 90
Fax.: ++40/511/900 02 80

E-Mail: RA-Gruber@Kanzlei-Gruber.de

Weitere Informationen über die anwaltliche Kommunikation können Sie u.a. im Internet herunterladen. Das Schriftstück wurde von Frau Dr. Auer-Reinsdorff zum EDV-Gerichtstag 2004 erstellt und enthält zahlreiche Informationen über die adäquate Kommunikation via Internet.

Anwaltliche E-Mail-Kommunikation - Grundregeln und Praxisbericht (Dr. Auer-Reinsdorff, 2004)


zurück



Sven Bähren — Fotolia.com

Experten-Branchenbuch.de - Neu Dabei

Frank M. Peter
Rechtsanwalt, Frankfurt am Main
Caemmerer Lenz
Kanzlei, Karlsruhe
Ostheim & Klaus Rechtsanwälte Partnerschaft
Kanzlei, Frankfurt am Main

Büroorganisation - Kommunikationsmittel - Rechtsanwalt © JuraForum.de — 2003-2014

Kanzleinews einstellen | Sitemap | RSS | Kontakt | Team | Jobs | Werbung | Presse | Datenschutz | AGB | Impressum