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Büroorganisation - Akten - Rechtsanwalt

Kanzleiorganisation

Büroorganisation - Akten

Die richtige Büroorganisation ist der wichtigste Punkt, um ein effizientes und professionelles Bearbeiten der Mandate und Akten zu gewährleisten. Besonders ehemalige Referendare, die während des Studiums eher im kreativen Chaos versunken sind,  sollten sich als Anwalt  unbedingt mit dem Thema Büroorganisation näher auseinandersetzen. Schließlich kann das Versäumen von Fristen eine anwaltliche Haftung zur Folge haben. Außerdem können Sie als Rechtsanwalt sehr viel Zeit und Nerven sparen, wenn die Büroorganisation ordentlich abläuft. Schließlich wollen Sie nicht erst eine halbe Stunde nach den Akten Ihrer Mandanten suchen, bevor die Arbeit beginnt. Zeit ist daher das kostbarste Gut im Arbeitsleben eines Anwalts, denn Zeit kann nicht vermehrt werden. Sparen Sie Ihre kostbare Zeit durch eine perfekte Organisation ein. Doch was gehört eigentlich zu einer akkuraten Büroorganisation? Zunächst einmal müssen alle Aufgaben bearbeitet werden, die mit den Mandaten zusammenhängen. Man spricht in diesem Fall von mandatsbezogener Organisation. Dazu gehört die Aufnahme der Mandantendaten, die Bearbeitung der Akten und deren Archivierung. Es empfiehlt sich, diese Arbeiten an eine Bürokraft zu delegieren, um für wichtigere Aufgaben den Rücken frei zu haben.  Aber auch die mandatsunabhängigen Organisationsaufgaben sollten nicht außer Acht gelassen werden. Dazu gehören beispielsweise Bürorechner (mit Anwaltssoftware), Einkauf und Personaleinsatz.

Büroorganisation - Mandantenfragebogen

Im Mittelpunkt Ihrer Arbeit als Rechtsanwalt steht immer die Akte des jeweiligen Falles. Die Akte stellt das grundlegende Arbeitsmittel des Rechtsanwalts dar. Deshalb muss bei Zustandekommen eines neuen Mandates immer eine neue Akte über den Fall angelegt werden. Dies geschieht normalerweise durch direkte Eingabe der Mandantendaten in ein Kanzleiprogramm oder indem der neue Mandant einen Mandantenfragebogen ausfüllt, der später dann mit der EDV-Software bearbeitet werden kann. Hier finden Sie ein Beispiel für einen Mandantenfragebogen, den Sie an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können:

Mandantenfragebogen (Muster) als PDF
Mandantenfragebogen (Muster) als Word-Dokument (*.doc)

Akten - Gliederung

Jede Akte sollte in bestimmter Weise gegliedert sein, damit eine schnelle Informationsentnahme möglich ist. Sie können das Ordnungssystem der Akten natürlich an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Ohne eine Systematik werden Sie allerdings unnötig viel Zeit mit dem Suchen von Akten verbringen oder im schlimmsten Fall sogar Fristen versäumen. Eine Akte könnte folgendermaßen gegliedert sein:

1. Akten - Deckblatt (Handaktenbogen): Hier sind alle wichtigen Daten des Mandanten und Streitgegners aufgeführt. Außerdem sollten hier kurze Informationen über den Fall hinterlegt werden.
2. Akten - Fristenblatt: Alle wichtigen Fristen und Gerichtstermine sollten hier vermerkt werden.
3. Kostenblatt oder Zeiterfassungsbogen: Falls mit Ihrem Mandanten ein Honorar vereinbart worden ist, können Sie in einem Zeiterfassungsbogen Ihre Arbeitszeit festhalten. Im Kostenblatt können Sie gesonderte Auslagen (z.B. für Fahrtkosten) erfassen, die nach Nrn. 7000 ff Vergütungsverzeichnis zum RVG zusätzlich erhoben werden können.
4. Kostenerfassung: Dieser Teil der Akte dient den Abrechnungsbelangen. Hier werden auch Kostenfestsetzungsanträge an gegnerische Parteien festgehalten.
5. Briefverkehr: Hier wird der gesamte Briefverkehr inklusive Akten- und Gesprächsvermerken in zeitlicher Abfolge hinterlegt. Bei umfangreicheren Mandaten empfiehlt sich das Anlegen einer gesonderten Akte. Wichtige Unterlagen, die nach Ende der Lagerfrist nicht vernichtet werden dürfen, sollten in Klarsichthüllen gelagert werden. So sind diese leichter auffindbar und ein langwieriges Durchsuchen der Akten entfällt.

Zu einer ordentlichen Büroorganisation gehört auch, dass die Akten an einem zentralen Ort gelagert werden. Schaffen Sie sich dazu unbedingt einen Aktenschrank oder ein ähnliches Möbelstück an. Jede Akte sollte nach der Bearbeitung immer direkt wieder im Aktenschrank gelagert werden und nicht in irgendwelchen Schubladen Ihrer Mitarbeiter verschwinden. Wenn Sie in einer Sozietät arbeiten, sollten Sie unbedingt auf die Separation Ihrer Akten von denen Ihrer Kollegen achten. Auch eine farbliche Markierung kann die Zuordnung erheblich erleichtern. Nachdem das Mandat beendet ist, muss die Akte im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen gelagert werden. Es empfiehlt sich, die Akten für zehn Jahre einzulagern, da nach dieser Zeit alle gesetzlichen Archivierungsbestimmungen erfüllt worden sind.

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