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JuraForum.deFür AnwälteKanzleiorganisationBesprechungen - Rechtsanwalt 

Besprechungen - Rechtsanwalt

Kanzleiorganisation

Vor der Besprechung

Vor jedem Besprechungstermin mit Mandanten sollten Sie sich als Anwalt in die Sachlage des Falls einarbeiten. Nur so werden Sie einen souveränen Eindruck hinterlassen. Arbeiten Sie aktuelle Gesetze und Kommentare durch, um optimal für die bevorstehende Besprechung gerüstet zu sein. Zudem sollten Sie unbedingt vor jedem Termin Ihren Schreibtisch aufräumen, Visitenkarten, Stempel und Notizzettel bereithalten. Sorgen Sie außerdem dafür, dass Ihre Angestellten die Sanitären-Anlagen auf Sauberkeit überprüfen. Außerdem muss sichergestellt sein, dass zum Termin heiße und kalte Getränke zur Verfügung stehen und rechtzeitig an die Mandanten ausgegeben werden können. Diese Aufgaben können Sie an Ihre Angestellten delegieren.

Der Empfang des Mandanten

BesprechungenJeder Mandant, der zum ersten Mal in Ihre Kanzlei kommt, wird in den ersten paar Minuten einen Qualitätseindruck gewinnen, der auch auf Ihre Dienstleistung abfärbt. Wer gleich zu Beginn in eine unaufgeräumte und schmutzige Kanzlei kommt, der wird bestimmt auch Bedenken hinsichtlich Ihrer Qualität als Rechtsanwalt hegen. Deshalb sorgen Sie von vornherein dafür, dass die Kanzlei beim Empfang des Mandanten immer ordentlich und sauber ist. Sobald der Mandant erscheint, sollten Ihre Angestellten dafür sorgen, dass Jacken und Mäntel abgelegt werden können (Mäntel abnehmen oder auf die Garderobe verweisen). Zudem sollte schon beim Empfang nach dem Getränkewunsch des Mandanten gefragt werden und dieser dann ins Wartezimmer geleitet werden. Im Wartezimmer angekommen,  sollte dann der Mandantenfragebogen ausgefüllt werden. Wenn der Mandant bei Ihnen im Rechtsanwaltsbüro erscheint, sollten nach Möglichkeit keine Telefonate angenommen werden. Dies würde sehr unhöflich wirken. Stellen Sie unter Umständen Ihren Anrufbeantworter ein oder weisen Sie Ihre Angestellten zur Übernahme von Telefonaten während der Besprechung an. Sie können bei der Begrüßung auch gleich eine Visitenkarte überreichen. Damit erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, von Ihrem Mandanten weiterempfohlen zu werden. Vor dem eigentlichen Gespräch sollten Sie eine außergerichtliche Vollmacht und eine gesonderte Prozessvollmacht bereitlegen. Beide Schreiben müssen dann in dreifacher Ausfertigung von Ihrem Mandanten unterschrieben werden (Streitgegner, eigene Akte und Kopie). Außerdem sollte eine Mandats- und Vergütungsvereinbarung getroffen werden, diese sollten Sie sich auch jeweils zweifach im Original unterschreiben lassen (Mandant, Anwalt).  Die RVG-Tabelle und Notizzettel sollte immer bereit liegen.

Die Besprechung

Die eigentliche Besprechung sollte mit der Überprüfung des Mandantenfragebogens beginnen.  Offene Fragen an den Mandanten sollten in dieser Phase geklärt werden. Vor allem, wenn bestimmte Felder nicht ausgefüllt wurden. Besonders bei beschränkt Geschäftsfähigen, Verheirateten und Minderjährigen empfiehlt es sich die Identität genau zu überprüfen. Komplexe Sachverhalte sollten Sie am besten während der Besprechung mit Ihrem Mandanten in eine zeitliche Reihenfolge bringen und aufschreiben.


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