Kanzleiorganisation - Rechtsanwalt

Übersicht

Das Herzstück einer jeden Kanzlei ist eine vernünftige Kanzleiorganisation. Dazu gehört nicht nur eine akkurate Aktenführung mit Fristenkontrolle.Kanzleiorganisation Auch der geschulte Umgang des Personals mit dem Telefon und Faxgerät oder die Erfassung eines Mandantenfragebogens gehören dazu. Nur systematisch geschulte Mitarbeiter sind in der Lage, eine Kanzlei auf hohem Niveau zu führen. Dazu gehört auch die gesetzlich vorgeschriebene Führung von fortlaufenden Prozessregisternummern. Neben grundlegenden administrativen Kompetenzen der Büromitarbeiter, müssen Rechtsanwälte auch organisatorische Grundlagen der Kanzleiorganisation beherrschen.

Die richtige Kanzleiorganisation ist in der Tat sehr umfangreich. Was also sind die Basiselemente einer optimalen Kanzleiorganisation, die zu einem reibungslosen Ablauf führen?

Basis für einen reibungslosen Ablauf des Kanzleibetriebs ist sicherlich der Einsatz einer guten Kanzleiorganisations-Software. Grundsätzlich sollte die Kanzleiorganisations-Software dafür sorgen, dass sämtliche anfallende Arbeiten zeitsparend und effizient erledigt werden können. So soll das Kanzleiverwaltungsprogramm nicht nur bei der digitalen Übermittlung der Lohnsteuerdaten und der digitalen Voranmeldung der Umsatzsteuer helfen, sondern u.a. auch eine optimale Mandantenverwaltung erlauben.

Heute steht auf dem Markt verschiedene Kanzleiorganisations-Software zur Wahl, die in verschiedenen Preissegmenten angesiedelt ist. Gerade bei einer Kanzleineugründung, bei der die finanziellen Mittel gering sind, bedeutet die Anschaffung eine Kanzleiorganisations-Software eine durchaus beträchtlichen Kostennote. Jedoch gibt es auch Kanzleisoftware Freeware. Diese Programme sind sicherlich keine dauerhafte Lösung, doch sind auch hier Produkte zu finden, die in Situationen, in denen gespart werden muss, durchaus gute Dienste leisten.

Ebenfalls zwingend erforderlich ist die Anschaffung von sogenannten sachlichen Organisationsmitteln. Hierzu zählen u.a. Akten- und Prozessregister, Termin- und Fristenkalender, Geldeingangs und Geldausgangsbuch, Postausgangsbuch sowie Formulare, Verfügungsstempel etc.

Wichtig ist es außerdem genau zu klären und festzulegen wie die grundsätzlichen Prozesse innerhalb der Kanzlei ablaufen sollen und die Kompetenzen innerhalb der Kanzlei exakt festzulegen. Höchste Relevanz hat außerdem auch der Mandatsablauf. Hier muss die Stammdatenerfassung geklärt sein als auch die Kollisionskontrolle.

Dies sind nur ein paar der wichtigsten Punkte, die für eine optimale Kanzleiorganisation von Nöten sind. Stets bedenken sollte man, dass die Kanzleiorganisation zweifellos ein entscheidender Faktor ist, der über den Erfolg oder Misserfolg einer Kanzlei entscheidet. Denn eine durchdachte und optimal strukturierte Organisation macht ein effizientes Arbeiten erst möglich und entscheidet auch darüber, wie viele Mandanten optimal betreut werden können.

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