Mitgliedsdaten speichern nach Vereinsaustritt

[772]

Darf ich an die Frage erinnern?

Zitat von matze_st

Welche Daten (Anschrift etc.) muss/darf ein Verein von austretenden Mitgliedern speichern?

MMn sollten 10 Jahre lang die Grunddaten der Mitgliedschaft gespeichert bleiben:
- Name und Adresse, Geburtsdatum (zur besseren Identifizierung von Lieschen Müller),
- Beginn und Ende der Mitgliedschaft,
- Beitragszahlungen

Um Missbrauch (Lastschrift) zu verhindern, könnten mMn die Kontodaten gelöscht werden.

[TomRohwer]

Zitat von matze_st

Hallo,
also der Verein ist schon gemeinnützig. Daher müssen die relevanten Mitgliedsdaten ja schon gespeichert werden. Die Frage ist nur, welche sind das?

Wenn man es von steuerrechtlichen Seite her betrachtet alles, das für ein späteres Nachvollziehen des Geschäftsvorgangs relevant ist.

[TomRohwer]

Zitat von 772

Darf ich an die Frage erinnern?
MMn sollten 10 Jahre lang die Grunddaten der Mitgliedschaft gespeichert bleiben:
- Name und Adresse, Geburtsdatum (zur besseren Identifizierung von Lieschen Müller),
- Beginn und Ende der Mitgliedschaft,
- Beitragszahlungen

Um Missbrauch (Lastschrift) zu verhindern, könnten mMn die Kontodaten gelöscht werden.

Die Kontodaten sind unverzichtbar, um ggf. bei einer Buchprüfung durch das Finanzamt die Buchungen überprüfen zu können. Sie gehören m.E. zu den steuerrelevanten Daten.

[TomRohwer]

Zitat von Spezi-3

Die Frage liegt wohl auf der Betonung der Mitglieder die ausgetreten sind.

Auch deren Daten müssen aufbewahrt werden, denn auch die sind natürlich steuerrelevant. Buchprüfungen durch das Finanzamt laufen mehrere Jahre rückwirkend.

(Daß Meier & Co vor fünf Jahren in Konkurs gegangen ist und gar nicht mehr existiert, enthebt den Steuerpflichtigen ja auch nicht der Pflicht, die Rechnung von Meier & Co oder den Beleg über die Zahlung von Meier & Co zehn Jahre lang aufzubewahren.)

[TomRohwer]

Zitat von matze_st

Hallo,
ja es ginge nur um ehemalige Mitglieder, nicht um aktuelle.
Leider bin ich aus den Links nicht schlau geworden und der Letzte hat nicht funktioniert.

Welche Daten wären denn nun relevant?

Alles, was für das Nachvollziehen des Zahlungvorgangs und der Gründe für den Zahlungsvorgang relevant ist.

Beispiel aus der gewerblichen Wirtschaft:

Meier & Co produziert Tresenanlagen. Schule & Cie kauft bei Meier & Co eine Tresenanlage.

Was muß nach AO etc. bei Meier aufbewahrt werden?

1. Für Geschäftsvorgänge relevante Geschäftskorrespondenz. Also hier z.B.: Schreiben mit der Anfrage von Schulze bei Meier.

2. Angebot von Meier an Schulze.

3. Bestellung von Schulze bei Meier

4. Kopie Lieferschein von Meier, daß Tresen bei Schulze abgeliefert wurde.

5. Rechnung von Meier an Schulze.

6. Buchung und Buchungsbeleg des Zahlungseingangs von Schulze auf dem Konto von Meier. (Wobei der Beleg heutzutage üblicherweise papierlos ist.)

Nicht aufgehoben werden muß eine Kopie der Weihnachtsgrußkarte, die Meier an seinen neuen Kunden Schulze schickt. Auch Schulze muß die nicht aufheben, die gilt nicht als relevante Geschäftskorrespondenz ("Handels- und Geschäftsbriefe" nennt sich das formal). Auch Werbemittel zählen nicht dazu, wohl aber konkrete Angebote auf konkrete Anfragen.

Steuerlich ist der Verein ggf. in zweierlei Hinsicht relevant:

1) wenn er als gemeinnütziger Verein steuerlich relevante Spendenquittungen ausstellen kann. Dann unterliegt er ohnehin einer gewissen Kontrolle des Finanzamtes, das ja auch die Gemeinnützigkeit anerkennen muß.

2) wenn ihm eines schönen Tages vom Finanzamt unterstellt wird, er habe eine wirtschaftliche Tätigkeit ausgeübt, die steuerlich relevant ist. Denn dann möchte das Finanzamt ggf. Steuern vom Verein kassieren.

Hat der Verein dann keine vernünftige Buchführung und Dokumentation seiner Geschäftsvorgänge vorzuweisen, hat er ein Problem. Und um dieses Problem zu vermeiden, darf er selbstverständlich alle nach AO usw. relevanten Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufbewahren. 10 Jahre lang aufzubewahren ist vereinfacht gesagt das vom obigen, was mit der Buchführung zu tun hat. "Handels- und Geschäftsbriefe" und "sonstige Unterlagen" sind 6 Jahre aufzubewahren.

Insofern müssen von ausgetretenen Vereinsmitgliedern mindestens folgende Daten gespeichert werden:

1. Name, Anschrift
2. Mitgliedschaft im Verein, Austritt am X.X.
3. Daten zur Beitragszahlung

Zu letzterem gehört m.E. auch die Bankverbindung des Mitglieds, sofern bekannt (vielleicht ist es ja auch Barzahler). Auf jeden Fall gehört aber dazu die Kopie der Einzugsermächtigung, wenn es eine solche gab, denn die gehört zu den buchführungsrelevanten Daten. Und da steht die Bankverbindung ja zwangsläufig drauf.

In der gewerblichen Wirtschaft zumindest werden bei Buchprüfungen manchmal durchaus die konkreten Zahlungsflüsse nachvollzogen, also: von welchem Konto welches Kontoinhabers ging wieviel Geld mit welcher Begründung an welches Konto welches Kontoinhabers. Selten, kommt aber vor. (Spätestens dann nämlich, wenn es Diskrepanzen zwischen der Dokumentation bei Absender und Empfänger gibt.)