Kassenbuch

[Pelzgesicht]

Hallo,

Man stelle sich folgenden Fall vor:

Der 1. Vors. eines Vereins, der gemeinnützige Zwecke verfolgt, führt in Absprache mit dem Kassenwart parallel zur eigentlichen Führung der Geldgeschäfte durch den Kassenwart ein Kassenbuch, da er einen großen Teil der Einnahmen des Vereins in Bar erhält. Nach mehreren Monaten erst wird das Kassenbuch dem Kassenwart vorgelegt und dieser wird von Ausgaben im vierstelligen Bereich überrascht. Es handelt sich teilweise um Ausgaben, die der Kassenwart zum einen wegen fehlender Notwendigkeit und zum anderen wegen anderweitiger Verbindlichkeiten nicht hätte auszahlen bzw. im Vorfeld genehmigen können. Weiterhin enthält das Kassenbuch Barentnahmen für Fahrtkosten, die zwar durch Tankquittungen und stichwortartiger Begründung belegt sind, jedoch in einem Umfang, dessen Ausmaß weder dem Kassenwart noch dem Restvorstand bekannt war. Eine Aufwandsentschädigung sieht die Satzung nicht explizit vor

Es ergeben sich für mich bei dieser Fallgestaltung folgende Fragen:

1. Kann der 1. Vorsitzende die Absprache bezüglich des Kassenbuches als grundsätzliche Genehmigung seiner getätigten Ausgaben ansehen oder hätte er die Ausgaben im Einzelnen mit dem Kassenwart besprechen müssen?

2. Hätte das Kassenbuch nicht schon zu einem früheren Zeitpunkt vorgelegt werden müssen, damit der Kassenwart den Überblick über die Finanzen des Vereins behält?

3. Muss aufgrund der umfangreichen Vereinsfahrten zur Vorlage beim Finanzamt ein Fahrtenbuch geführt werden?

4. Trägt der Kassenwart aufgrund seines Einverständnisses auch die Verantwortung für das nicht von ihm geführte Kassenbuch, insbesondere in Bezug auf seinen Kassenbericht bei der MV oder was seine eigene Entlastung angeht?

Liebe Grüße

[Spezi-3]

Hallo,

ich denke die Schilderung:

Der 1. Vors. eines Vereins, der gemeinnützige Zwecke verfolgt, führt in Absprache mit dem Kassenwart parallel zur eigentlichen Führung der Geldgeschäfte durch den Kassenwart ein Kassenbuch, da er einen großen Teil der Einnahmen des Vereins in Bar erhält.

"führt ein Kassenbuch" ist wohl unzutreffend.
Wieso hat der Vorsitzende dann auch Zugriff auf das Vereinsvermögen ?

Also was regelt die Satzung über die Zuständigkeiten der Vorstandsmitglieder oder gibt es einen Beschluss des Vorstandes der die Zuständigkeiten der Vorstandsmitglieder regelt ? Wie sieht der aus ?

[Pelzgesicht]

Hallo Spezi,
der 1. Vors. hat deshalb Zugriff auf das Vereinsvermögen, weil er es zum Teil bar kassiert. Allerdings hat er durch seine aktive Arbeit auch Ausgaben. Nur über die tatsächliche Höhe der Ausgaben war weder Kassenwart noch Restvorstand informiert. Das vorgelegte Schriftstück über die Ein- und Ausgaben enthält in der Tat den Begriff "Kassenbuch".

Die Satzung regelt lediglich die Funktion des 1. und 2. Vors. Einen Beschluss gibt es nicht. Ergibt sich nicht aus dem Vorstandsmitglied "Kassenwart" automatisch dessen Funktion?

[Spezi-3]

Also zunächst mal.
Es kommt darauf an, ob ein Vorstandsmitglied lt. Satzung durch die Wahl von der Mitgliederversammlung einen ausdrücklichen Geschäftsführungsauftrag für ein bestimmtes Gebiet bekommt. Allein der "Amtsname" Kassenwart langt dafür nicht. Meistens steht nur in der Satzung wofür der Vorsitzenden ausschließlich zuständig ist.
Wenn die Satzung keine ausdrücklichen Zuständigkeiten für die einzelnen Vorstandsmitglieder bestimmt, sind zunächst alle für alles zuständig.

Meistens ist es nun so, dass der Vorstand nach der Wahl in einer Vorstandssitzung die Zuständigkeiten selbst verteilt. Er kann auch einen solchen Beschluss eines früheren Vorstandes einfach (auch stillschweigend) übernehmen. Erst daraus ergibt sich eine Zuständigkeit innerhalb des Vorstandes.
Eine solche Regelung ändert außerhalb des Vorstandes, also gegenüber den Mitgliedern aber nichts daran, dass weiterhin alle für alles zuständig und auch verantwortlich sind.
Daraus ergibt sich auch die Pflicht aller Vorstandsmitglieder darauf zu achten und zu überprüfen, dass und ob die Vorstandskollegen ihre Aufgaben auch korrekt erledigen. Und dieses geht nur, wenn alle Vorstandsmitglieder auch Zugriff auf alle Vereinsunterlagen haben.

Der Vorstand kann sich also von dem jeweils für das Rechnungs-/Kassenwesen zuständigen Vorstandsmitglied in seinen Sitzungen auch Berichte über den Finanzstand und auch den Stand der Buchhaltung verlangen, ja sich sogar Halb/oder Vierteljahresabschlüsse vorlegen lassen um zu sehen, ob die Buchhaltung auf dem Laufenden ist oder eine Änderung in der Besetzung erfolgen muß.

[Pelzgesicht]

In diesem besagten Fall hat der Verein weder in der Satzung ausdrückliche Zuständigkeiten geregelt noch gibt es einen entsprechenden Beschluss darüber. Einen früheren Vorstand gibt es nicht, da es sich um einen jungen Verein handelt.

Heißt es im Klartext, der 1. Vors. konnte machen, was er will, weil die anderen Vorstandsmitglieder im blinden Vertrauen darauf, dass er seine Aufgaben korrekt wahrnimmt, ihrer Pflicht, dieses zu überprüfen nicht nachgekommen ist?

Heißt es auch im Klartext, dass der Kassenwart - da ja seine Aufgaben weder satzungsmäßig noch per Beschluss geregelt wurden - ebensowenig die Pflicht hat, einen Kassenbericht bei der MV vorzulegen?

Nochmal zu einer Frage in meinem Eingangstext: Ist zum Nachweis für die gefahrenen Kilometer gegenüber dem Finanzamt ein Fahrtenbuch zu führen? Gehen wir davon aus, es handelt sich um 3.300 km in einem Zeitraum von sechs Monaten.

Kann der Restvorstand, der nun im Nachhinein Zweifel an der Notwendigkeit der gefahrenen km ein Fahrtenbuch - auch für die Vergangenheit - verlangen?

[ugoetze]

Kann der Restvorstand, der nun im Nachhinein Zweifel an der Notwendigkeit der gefahrenen km ein Fahrtenbuch - auch für die Vergangenheit - verlangen?

Jedes Vorstandsmitglied muss über seine getätigten Einnahmen und Ausgaben abrechnen, also prüffähige und stimmige Belege vorlegen.
1. Der Vorstand kann die Abrechnung per Beschluss akzeptieren oder ablehnen
2. Die Kassenprüfer können die Abrechnung für richtig oder falsch befinden
3. Die Mitgliederversammlung kann die Abrechnung genehmigen (Entlastung erteilen) oder ablehnen.

Bei jedem Punkt 1 - 3 können rechtliche Maßnahmen folgen:
Beispiele:
Der Vorsitzende wird auf Zahlung der vereinnahmten Beträge abzgl der anerkannten Aufwendungen verklagt
Der Vorstand insgesamt wird auf Schadenersatz verklagt
Der nicht handelnde Vorstand wird auf Schadenersatz verklagt

Im Recht gibt es viele Wege - meistens werden sie wegen des ungewissen Ausgangs eines Rechtsstreits nicht begangen.