Frage zur unentgeltlichen Personenbeförderung

[Da1205]

Hallo,

ich habe eine, vielleicht nicht ganz einfache, weil recht spezielle Frage:
Ein Jugendverband (anerkannter Träger der freien Jugendhilfe) organisiert eine Ferienfreizeitmaßnahme für Kinder und Jugendliche. Die Veranstaltung wird von ehrenamtlichen Gruppenleitern geleitet und erwirtschaftet keinen Gewinn, sondern arbeitet grade kostendeckend.
Einer der Gruppenleiter verfügt über einen Busführerschein und möchte den Reisebus der Gruppe selbst zum Urlaubsort und auf Tagesausflügen fahren. Auch hierfür verlangt er natürlich kein Geld. Die Erlaubnis zum gewerblichen Fahren hat er.
Der Bus wird von einem Unternehmen angemietet, bei dem der Fahrer nicht angestellt ist.

Welche Genehmigungen/Dokumente würde die Gruppe benötigen, wenn sie eine solche Reise durchführen wollte? Insbesondere, wenn die Reise ins europäische Inland führen würde?

Vielen Dank für Ihre Hilfe
Da1205