Verschickte Rechnung aufbewahren

[Chatamo]

Hi!

Ausgangspunkt:
Laut Wikipedia muss man Duplikate verschickter Rechnungen mindestens zehn Jahre lang unverändert aufbewahren.

Frage:
Muss der Unternehmer die Rechnung an sich, oder nur die nötigen Daten zur Erstellung der Rechnung aufbewahren?
Denn angenommen eine PDF-Rechnung ist ca. 1 MB groß, dann hätte man mit 1000 Rechnungen schon 1 GB voll. Es wäre für einen Unternehmer wesentlich effizienter die reinen Daten aufzubewahren, die ja bestimmt nicht mehr als 1000 Zeichen pro Rechnung sind, und in dem Falle, dass der Kunde die Rechnung sehen will, sie schnell aus den Daten zu generieren. So würde man nur noch ein Tausendstel des Speicherplatzes verbrauchen.

Daraus resultiert gleich die zweite Frage:
Muss die Rechnung selbst unverändert sein, oder müssen nur die Daten darauf übereinstimmen?
Würde ein Unternehmen nämlich die Rechnungen wie oben beschrieben immer neu generieren, dann würde sich das Design ja vielleicht manchmal ändern, angenommen die Generierungsprozedur ändert sich.

Freue mich auf Antworten,

mit freundlichen Grüßen,

Chatamo

[mknf]

Zitat von Chatamo

[...]
Denn angenommen eine PDF-Rechnung ist ca. 1 MB groß, dann hätte man mit 1000 Rechnungen schon 1 GB voll.
[...]
Muss die Rechnung selbst unverändert sein, oder müssen nur die Daten darauf übereinstimmen?
[...]

1 MB für eine PDF-Rechnung? Dann würde ich mal die Methode der PDF-Erzeugung überdenken.
Selbst wenn ich umfangreiche Rechnungen als PDF erzeuge (ich nutze die OpenSource Software "PDF-Creator"), sind die Dokumente nie über 300 KB.

Wenn elektronische Archivierung, dann in einem Format, welches die gesamte Rechnung nicht verändert. Am besten PDF/A (A für Archiv). Außerdem muss sichergestellt sein, dass im Rahmen einer Buchprüfung auch nach mehreren Jahren die Authentizität des Dokumentes sichergestellt ist, also die Dokumente digital signieren und die Signatur ebenfalls aufbewahren.

[Chatamo]

1 MB für eine PDF-Rechnung? Dann würde ich mal die Methode der PDF-Erzeugung überdenken.
Selbst wenn ich umfangreiche Rechnungen als PDF erzeuge (ich nutze die OpenSource Software "PDF-Creator"), sind die Dokumente nie über 300 KB.

Stimmt, 1 MB ist vermutlich ein wenig überdimensioniert, aber es geht ja auch nur um die Theorie. Um die Überlegung ob es erlaubt ist und nicht, ob es Sinn macht.

Wenn elektronische Archivierung, dann in einem Format, welches die gesamte Rechnung nicht verändert. Am besten PDF/A (A für Archiv).

Gut, ich denke auch dass das in den meisten Fällen Sinn macht, aber muss es sein? Oder nur um auf der sicheren Schiene zu fahren?

Außerdem muss sichergestellt sein, dass im Rahmen einer Buchprüfung auch nach mehreren Jahren die Authentizität des Dokumentes sichergestellt ist, also die Dokumente digital signieren und die Signatur ebenfalls aufbewahren.

Man könnte die Authentizität der Daten sicherstellen. Sicher, dass das nicht auch möglich ist?

Entschuldige bitte, dass ich so misstrauisch bin, aber das Ganze erscheint mir noch nicht ganz logisch begründet... Daten sind schließlich Daten. In welchem Design auch immer. Deshalb denke ich, das Aufbewahren der Daten müsste doch reichen.

Froh wäre ich vor allem über Paragraphennennung, wenn jemand die betroffene(n) Stelle(n) zufällig weiß. Über Google finde ich nur für Privatpersonen relevante Abschnitte.

Freue mich auf Antworten,

mit freundlichen Grüßen,

Chatamo

[TomRohwer]

Zitat von Chatamo

Gut, ich denke auch dass das in den meisten Fällen Sinn macht, aber muss es sein? Oder nur um auf der sicheren Schiene zu fahren?

Es muß, weil eben die Rechnung aufbewahrt werden muß.

Das ist auch logisch - denn wie sollte eine Buchprüfung sonst überprüfen können, ob Rechnungen und Buchführung übereinstimmen, wenn nur die Buchführung aufbewahrt wird...

Man könnte die Authentizität der Daten sicherstellen. Sicher, dass das nicht auch möglich ist?

Die Rechnungen dienen bei der Buchprüfung dazu, die Daten zu prüfen.

Entschuldige bitte, dass ich so misstrauisch bin, aber das Ganze erscheint mir noch nicht ganz logisch begründet... Daten sind schließlich Daten. In welchem Design auch immer. Deshalb denke ich, das Aufbewahren der Daten müsste doch reichen.

Es geht nicht allein um die Daten, sondern auch um die Dokumentation derselben.

Froh wäre ich vor allem über Paragraphennennung, wenn jemand die betroffene(n) Stelle(n) zufällig weiß.

Steuergesetze und dazugehörige Durchführungsverordnungen, Vorschriften über die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Archiviert werden müssen Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine und sämtliche Geschäftskorrespondenz. (Letztere soweit aus ihr geschäftliche Vorgänge ableitbar sind.)

[Lichtboxer]

Zitat von Chatamo

Froh wäre ich vor allem über Paragraphennennung, wenn jemand die betroffene(n) Stelle(n) zufällig weiß.

http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html

http://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html

[Chatamo]

Vielen Dank euch allen, ihr habt mir sehr geholfen!
Auch wenn das Ergebnis absolut sch***e ist.

Mit freundlichen Grüßen,

Chatamo

[Lichtboxer]

Wieso *******? Man könnte die Rechnungen auch ausdrucken und in Papierform aufbewahren.

Bzgl. der Signatur wird das auch heißer gekocht, gegessen wird. Beim Rechnungsversand per PDF könnte der Kunde Probleme beim Vorsteuerabzug kriegen - wenn der Prüfer einen Hinweis auf den Dateiversand hat, was bei ausgedruckter Rechnung regelmäßig nicht auffällt.

Das sollte eigentlich ab Juli geändert werden. Dieses Gesetz ging aber nicht durch. Möglich, dass das daran liegt, dass sich die Bundesregierung verpflichtet hat, Anwendungen für diesen Signaturquatsch zu schaffen.