Rechnungsstellung und Belege

[Maskenbildner]

Fallschilderung:

Student und Freiberufler A hat für einen Tag bei einer Filmproduktion ausgeholfen. Ein schriftlicher Vertrag wurde nicht ausgehändigt. Eine mündliche Absprache und Anstellung mit dem Leiter eines Ausstattungsbereiches der Filmproduktion (in dem A gearbeitet hat) hat stattgefunden. Informationen über Arbeitsmaterialien, Höhe der Vergütung von Arbeitsstunden und Reisekostenerstattung wurden gegeben. A muss an die Produktionsfirma eine Rechnung schreiben. Dies hat A auch getan. Rechnungsnummer, Steuernummer, Produktionsname, - zeit, -ort, -dauer, Arbeitszeit, Materialverschleiß und Reisekosten (mit Kopie des Tickets) wurden ordnungsgemäß angegeben und aufgelistet.
A erhebt keine Umsatzsteuern hat eine Zahlungsfrist von 14 Werktagen gestellt und Kontaktdaten sowie Bankdaten angegeben.

Einige Zeit später bekommt A von B (Vertreter der Produktionsfirma) einen Anruf mit der Information, dass die Rechnung nicht gezahlt werden kann, da zur Reisekostenerstattung eine Kopie des Reisetickets nicht genüge. B brauche das Originalticket, das man sonst das Ganze doppelt abrechnen könne.

Fragen:

1. Darf B eine Zahlung der Rechnung (Arbeitszeit und Materialverschleiß sind offiziell richtig berechnet) verweigern?
2. Muss bei einer Reisekostenerstattung das Originalticket beigelegt werden? Sollte die Kopie nicht reichen?
3. Wenn B im Recht ist, darf A dann die vorläufige Zahlung der Rechnung ohne Reisekosten verlangen und anbieten die Reisekosten nach Versendung der Originalbelege nach gezahlt zu bekommen?

Eine Hilfestellung wo im Gewerberecht/Rechnungswesen man rechtliche Grundlagen für diesen Fall findet wäre wünschenswert.

Besten Dank

[TomRohwer]

Zitat von Maskenbildner

Fallschilderung:
Einige Zeit später bekommt A von B (Vertreter der Produktionsfirma) einen Anruf mit der Information, dass die Rechnung nicht gezahlt werden kann, da zur Reisekostenerstattung eine Kopie des Reisetickets nicht genüge. B brauche das Originalticket, das man sonst das Ganze doppelt abrechnen könne.

Abstrus. Und ggf. ein Zeichen für eine schlechte Buchführung...

1. Darf B eine Zahlung der Rechnung (Arbeitszeit und Materialverschleiß sind offiziell richtig berechnet) verweigern?

Offensichtlich ist A selbständig tätig, ob gewerblich oder freiberuflich sei mal dahingestellt, denn das ist hier nicht von Belang.

Wenn A die Rechnung formal korrekt stellt (also mit den erforderlichen Angaben wie Rechnungssteller, Zweck, Betrag, Zahlungsziel usw.), dann ist diese Rechnung von B zu bezahlen.

Sofern B nicht Einwände hat, daß die Rechnung überhöht sei oder ähnliches - dann streitet man sich über die Rechnungshöhe.

Nachweise für Spesen kann B im Prinzip überhaupt nicht verlangen. Man kann das absprechen, aber grundsätzlich reicht es formal völlig, wenn A in Rechnung stellt: "Reisekosten 500,00 Euro".

Diese Reisespesen sind ja einfach Teil der Rechnung und nicht die Spesenabrechnung eines Angestellten. A und B hätten genausogut ja auch vereinbaren können: "Honorar pauschal 1000 Euro inklusive aller Spesen, Reisekosten und Auslagen".

Dem Finanzamt ist das auf Seiten von B auch völlig egal, das prüft höchstens, ob A den Rechnungsbetrag seinerseits korrekt versteuert.

Wenn der Selbständige A die Reisespesen seinem Auftraggeber in Rechnung stellt, muß er sie ja auch zunächst als Einkommen versteuern, und sie sind sogar ggg. umsatzsteuerpflichtig. Im nächsten Schritt kann A sie dann seinerseits als Geschäftskosten wieder von der Steuer absetzen.

Schwieriger (und formal lästiger) wird das, wenn der Auftraggeber nur die Arbeitsleistung seines selbständigen Mitarbeiters bezahlt, und ihm das Ticket direkt gibt. Dann läuft es nicht durch die Buchführung des selbständigen Auftragnehmers. Dann hat aber der Auftraggeber eh die Originalrechnung, weil er das Ticket ja selber gekauft und dem Auftragnehmer übergeben hat...

2. Muss bei einer Reisekostenerstattung das Originalticket beigelegt werden? Sollte die Kopie nicht reichen?

Beim Angestellten: Originalticket bzw. Rechnung. Bei der Rechnung des Selbständigen: überhaupt nichts. Der muß seine Rechnung nicht "begründen" oder "belegen", jedenfalls nicht formal.

[quote93] Wenn B im Recht ist, darf A dann die vorläufige Zahlung der Rechnung ohne Reisekosten verlangen und anbieten die Reisekosten nach Versendung der Originalbelege nach gezahlt zu bekommen?[/quote]
A hat B eine Rechnung gestellt und hat Anspruch darauf, daß diese Rechnung fristgemäß bezahlt wird.

Wenn B gegen die Rechnung Einwände hat, dann muß er die A gegenüber geltend machen.

Es kommt nicht zuletzt darauf an, was zwischen A und B bei "Auftragserteilung" vereinbart wurde. Wurde vereinbart: "Honorar X Euro plus 150 Euro Fahrtkosten Bahn 2.Klasse", dann braucht's gar keine Belege. Wurde vereinbart: "Honorar X Euro, zuzüglich Reisespesen", dann fordert B verständlicherweise die Information, wie hoch diese Reisespeisen denn gewesen sind.

Beispiel: man vereinbarte Anreise mit PKW und Zahlung von 0,60 Euro pro km. Dann schreibt A auf seine Rechnung "189km à 0,60 Euro = 108,00 Euro".

Punkt.

Im Regelfall wird die Buchhaltung bzw. der, der die Rechnung als "sachlich richtig" abzuzeichnen hat, das so akzeptieren.

Weiß er zufällig, daß der Betreffende von Berlin nach Potsdam und zurück gefahren ist und weiß er zufällig auch, daß das maximal 80km sind, dann wird nachfragen. Weil er sonst das Vermögen seines Arbeitgebers vergeudet.

Es gibt Buchhaltungen, die nutzen Routenplaner dafür. Es lässt sich ja auch mit solchem km-Abrechnungen wunderbar schummeln. Andererseits: wenn der Routenplaner sagt "128 km", und auf der Abrechnung steht "135 km", dann kann das auch schlicht daran liegen, daß der Rechnungsteller wegen Feierabendverkehrs einen kleinen Umweg gefahren ist, um schneller ans Ziel zu kommen.

Letztenendes läuft das im Streitfall zwischen Auftraggeber und selbständigem Auftragnehmer immer auf einen Streit um die sachliche Richtigkeit und Angemessenheit der Rechnung hinaus. Formal kann man da (rechtlich) nichts falsch machen. Ich kann als Selbständiger meinem Kunden auch auf die Rechnung schreiben: "Für die Anfahrt von Hamburg-Stellingen nach Hamburg-Blankenese berechne ich Ihnen 1250 Euro zuzüglich Umsatzsteuer."

Punkt. Wenn ich mit meinem Auftraggeber vereinbare, daß meine Genialität zu viel wert ist, daß allein der Umstand, daß ich mich ins Auto setze und zu ihm fahre 1250 Euro wert ist, dann ist das so.

Eine Hilfestellung wo im Gewerberecht/Rechnungswesen man rechtliche Grundlagen für diesen Fall findet wäre wünschenswert.

Die Vorschriften für die formalen Anforderungen an die Rechnungstellung zwischen Selbständigen finden sich im Einkommenssteuergesetz, im Umsatzsteuergesetz und den einschlägigen Durchführungsverordnungen dazu.

Vorschriften über die Vorlage von Original- oder kopierten Belegen von Fremdrechnungen durch den Rechnungssteller finden sich darin überhaupt nicht.

Beispiel: wenn ich einen Fliesenleger beauftrage, mein Wohnzimmer zu fliesen, dann bespreche ich mit dem vor Auftragserteilung:

1. Arbeitszeit kostet 500 Euro
2. Fliesen bringt der Fliesenleger mit, kosten 1000 Euro
3. Fliesenkleber, Kleinmaterial kosten 100 Euro

Rechnungsbetrag zusammen 1600 Euro, plus Umsatzsteuer.

Mein Fliesenleger kann mir selbstverständlich eine Rechnungskopie von seinem Fliesenlieferanten beilegen. Muß er aber nicht. Original geht übrigens natürlich nicht, denn das braucht er ja für seine Buchführung.

Wichtig ist höchstens unter Umständen, daß seine Rechnung ausreichend aufgeschlüsselt ist, denn wenn ich z.B. Handwerkerarbeitszeit steuerlich geltend machen kann, aber nicht die Kosten für die Fliesen, dann muß das auf der Rechnung aufgeschlüsselt sein, damit ich sie für mein Finanzamt gebrauchen kann. Sinnvollerweise sind Rechnungen immer möglichst präzise aufgeschlüsselt, das gibt im Falle der steuerlichen Geltendmachung seitens des Empfängers weniger Probleme. Und wenn ich mein Büro fliesen lasse, dann wird mein Finanzamt bei einer Fliesenlegerrechnung "Fußboden neu machen 1600 Euro plus USt" eher nachhaken als bei einer Rechnung "Fußboden Büro XZ geliest, Arbeitszeit, Material, Anfahrt, USt" ... Die Rechnung ist schlicht besser nachvollziehbar.

[berniebär]

1. Darf B eine Zahlung der Rechnung (Arbeitszeit und Materialverschleiß sind offiziell richtig berechnet) verweigern?

B hat keinen Anspruch auf eine Rechnung.

2. Muss bei einer Reisekostenerstattung das Originalticket beigelegt werden? Sollte die Kopie nicht reichen?

Kopie sollte reichen.
B kann höchstens die Angemessenheit der Fahrtkosten bestreiten.

Eine Hilfestellung wo im Gewerberecht/Rechnungswesen man rechtliche Grundlagen für diesen Fall findet wäre wünschenswert

Das ist m.E. reines Privatrecht.

[berniebär]

A muss an die Produktionsfirma eine Rechnung schreiben

B hat schuldrechtlich und steuerrechtlich keinen Anspruch
auf eine Rechnung;
wenn eine Rechnung mündlich vereinbart worden wäre,
so hätte B vertragsmäßig Anspruch auf eine Rechnung.

B brauche das Originalticket, das man sonst das Ganze doppelt abrechnen könne.

Mit pauschalen Unterstellungen, die die Zuverlässigkeit
des vertragspartners anzweifeln,
kann sich B nicht der Zahlungspflicht entziehen.

[TomRohwer]

Zitat von berniebär

B hat keinen Anspruch auf eine Rechnung.

Wenn A selbständig tätig ist, hat B selbstverständlich Anspruch auf eine Rechnung entsprechend den Anforderungen der AO. Anderenfalls könnte B nämlich die Kosten nicht steuerlich geltend machen...

Wenn A nicht selbständig ist, sondern angestellt, dann kann er selbstverständlich das Original fordern.

Man sollte also schon als erstes mal klären, was A eigentlich ist.

Sonst kann man überhaupt keine sinnvolle Aussage dazu machen.

[berniebär]

Wenn A selbständig tätig ist, hat B selbstverständlich Anspruch auf eine Rechnung entsprechend den Anforderungen der AO. Anderenfalls könnte B nämlich die Kosten nicht steuerlich geltend machen...

Da A keine Umsatzsteuer erhebt, hat B steuerrechtlich keinen
Anspruch auf eine Rechnung.