Abrechnung von Auslagen

[ciuman2000]

Hallo,

angenommen, in einem Kindergarten, der als Verein organisiert ist, ist seit 6 Jahren Köchin K beschäftigt. Zu ihren Tätigkeiten gehört auch der Lebensmitteleinkauf. Damit sie nicht in Vorkasse treten muss, wurde ihr vor einigen Jahren ein Vorschuss in Höhe von 200 € ausgezahlt. Jeden Monat reicht sie die Belege ein und erhält die tatsächlich entstandenen Kosten (immer knapp unter 200 €) bar ausgezahlt.

Um die Buchhaltung zu vereinfachen und die Auslagenkasse so gering wie möglich zu halten, möchte der Arbeitgeber künftig diesen Vorgang unbar abwicklen.

Köchin K weigert sich aber, die neue Abrechnungsmethode zu akzeptieren und besteht auf die bare Abwicklung. Sie begründet dies hiermit, dass sie aus steuerrechtlichen Gründen (sie führt ein Gemeinschaftskonto mit ihrem Mann, einem Freiberufler) die Zahlungen nicht über ihr Konto abwickeln könne.

Kann Köchin K auf Barauszahlung bestehen oder muss sie sich den Wünschen des Arbeitgebers beugen.

Schon jetzt vielen Dank für Ihre/Eure Meinungen.

Ursula

[Ed van Schleck]

Mir ist der geplante Abrechnungsvorgang noch nicht ganz klar.

Soll die Köchin jetzt in Vorleistung treten und die Ausgaben sollen 1x pro Monat auf ihr Konto überwiesen werden?

Oder bleiben diese 200 € quasi als Spesenvorschuss erhalten und nur die Abrechnung soll demnächst unbar erfolgen?

[ciuman2000]

Der Vorschuss bleibt wie gehabt erhalten - nur die Abrechnung erfolgt unbar. Die Köchin muss zu keinem Zeitpunkt in Vorkasse gehen.

Viele Grüße,
Ursula

[Russel42]

Und wie soll das mit den Belegen laufen.
Soll die Köchen hübsch ihren kompletten Kontoauszug mitbringen, und somit den Arbeitgeber nebenbei über alle ihre privaten Ausgaben informieren?

[ciuman2000]

Nein, der Arbeitgeber interessiert sich ganz bestimmt nicht für das Privatkonto der Köchin (-;

Die Köchin hat vom Arbeitgeber 200 € Vorschuss erhalten und kauft Lebensmittel ein. Gegen Ende des Monats reicht sie ihre Supermarktbelege beim Arbeitgeber ein und dieser überweist das entsprechende Geld auf ihr Konto (bzw. zahlt es aktuell bar aus).

[ciuman2000]

hmmm.... aber ist das nicht ähnlich wie bei Reisekosten? Auch hier ist es doch üblich, dass diese auf das Konto überwiesen werden, oder?

[Bourne]

Zitat von ciuman2000

...Sie begründet dies hiermit, dass sie aus steuerrechtlichen Gründen (sie führt ein Gemeinschaftskonto mit ihrem Mann, einem Freiberufler) die Zahlungen nicht über ihr Konto abwickeln könne.

Bei einer steuerfreien Auslagenerstattung durch den AG (hier Verein) könnte man das auch so auf dem Überweisungsträger vermerken, z. B. " Frau XY, steuerfreie Rückerstattung Auslagen Monat Dezember" oder so ähnlich. Das Gleiche würde dann auch auf dem Kontoauszug zu sehen sein und wäre damit eindeutig der Ehefrau zuzuordnen.

Aber wenn ich mir das so durchlese kommt in mir der leise Verdacht hoch dass die Köchin ihr Gehalt nicht über ihr Gemeinschaftskonto bekommt sondern in Bar. Vielleicht evtl. sogar an der Steuer vorbei?
Sollte es aber doch steuerrechtlich unbedenklich über das gemeinsame Konto laufen (tut es auch ja auch bestimmt)dann kann auch die monatliche Auslagenerstattung überwiesen werden.

@ ciuman2000: Reisekosten werden, so wie ich das kenne, separat überwiesen oder mit der nächsten Gehaltsabrechnung erstattet. Kommt auf's Unternehmen an, hatte beides schon.